Planprosesser - veileder for gjennomføring planprosess v. 1.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å gi veileding til hvordan gjennomføre effektive og godt forankrede planprosesser.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ledere og saksbehandlere som er involvert i planprosesser; både temaplaner, strategier, kommunedelplaner og kommuneplanens samfunnsdel. 

 

Ansvar for gjennomføring

Direktører, kommunalsjefer og planansvarlige i områdene har ansvar for at veilederen gjøres kjent ved igangsettelse av planprosesser. 

Prosjektleder og prosjekteier har ansvar for at veilederen tas i bruk i gjennomføring av planprosesser. 

 

Beskrivelse

Prosjektorganisering og forankring

Alle planprosesser skal prosjektorganiseres, ihtt policy for Helheltig virksomhetsstyring og prosedyre for valg av plantype.

Prosjektveiviserens mal for prosjektforslag brukes som mal for planlegging av planprosessen. 

Planrådgiver i avdeling Strategi (Samhandling og innovasjon) kan kontaktes for veiledning i utfylling av prosjektforslaget. 

Planer som gjelder flere områder må forankres i kommunedirektørens ledergruppe, og forankres gjennom at prosjektforslaget fremmes som egen sak i kommunedirektørens ledergruppe. 

Planens innhold

Det er utarbeidet mal for utarbeidelse av planer Link her. De fleste plantyper bør inneholde følgende elementer:

  • Planens bakgrunn, forutsetninger og forankring i gjeldende dokumenter, politiske vedtak, regionale og nasjonale føringer.
  • Tydeliggjøring av kobling til kommuneplanens samfunnsdel, med beskrivelse av hvordan denne planen skal bidra til å oppfylle mål og strategier satt i kommuneplanens samfunnsdel.
  • Avgrensninger og avhengighet til øvrige lokale og regionale planer.
  • Beskrivelse av kunnskapsgrunnlag og de utfordringer som er relevant, og som mål og strategier i planen skal møte. Avklare om det allerede foreligger utfordringsbeskrivelser som er relevante, feks kommunens årlige utfordringsbilde.
  • Forslag til satsingsområder, mål, strategier/veier til målene, evt tiltak (Tiltak gjelder for temaplan og handlingsplaner.)
  • Forutsetninger for å lykkes.
  • Oppfølging av planen.

Medvirkning og kommunikasjon

Det bør utarbeides interessentanalyse og kommunikasjonsstrategi. Tips til innhold og aktuelle interessenter: 

  • Plan for politisk forankring - skal det orienteres underveis? Hvilke hovedutvalg skal involveres?
  • Medvirkningsprosess - hvem vil planen berøre og hvem har noe å tilføre? Sjekk gjerne om det finnes medvirkningsinnspill fra andre nylig, gjennomførte medvirkningsprosesser som du kan bruke i din plan. I planstrategien fra 2019, fremkommer medvirkningstrategi for planarbeid (se kapittel 3.3). Planteam har det overordnede ansvaret for å informere om medvirkningsprosesser og bidra til gjenbruk av tidligere medvirkning.
  • Vurdere når og hvordan medvirkningsrådene skal være involvert. Kommunen har seniorråd, råd for funksjonshemmede, ungdommens bystyre og studentråd.
  • Vurdere om det skal informeres eksternt om prosjektet, kanalvalg og når i prosessen. Ta eventuelt kontakt med områdets kontaktperson i kommunikasjonstjenesten. 
  • Hvordan sikre intern forankring og informasjon om prosjektet?  Vurdere kanalvalg og hvordan det er mest hensiktsmessig å kommunisere og involvere.
  • Vurder om og eventuelt ansattes representant (HTV) og vernetjenesten skal delta i prosessen.
  • Vurder behov for ekstern høring og eventuell plan for gjennomføring av denne, inkludert utsendingsform, kommunikasjonskanal og arkivering.

Kommuneplan og tematiske kommunedelplaner må i tillegg følge prosesskrav som står nedfelt i plan og bygningsloven, som feks krav til planprogram, offentlig høring etc.

Arkivering og dokumentasjon

Prosjektleder skal sikre arkivering og dokumentasjon av prosessen i P360. Aktuelle dokumenter å arkivere:

  • Referat fra styringsgruppa - kan arkiveres som internt arbeidsdokument. Vurdere tidspunkt for "offentliggjøring".
  • Referat prosjektgruppe - som internt arbeidsdokument, som regel unntatt offenttlighet.
  • Kontakt med eksterne interessenter - dialog  med eksterne interessenter som er arkivverdig.
  • Medvirkningsmøter og referat fra dialogmøter etc - kan i noen tilfeller arkiveres som internt notat.
  • Høringsbrev og høringsinnspill - journalføres alltid som inn- og utgående post. (NB: Bruk gjeldende prosedyrer for utsending av planer - se lenke nederst i dokumentet.)

Avslutning og oppfølging

Saksbehandling

  • Lage behandlingsplan for politisk behandling. Det innebærer å avklare hvilke politiske utvalg som skal behandle planen, inkludert høring/behandling i medvirkningsråd og partssammensatt utvalg
  • Skrive saksframlegg som skal følge planen.

Publisering og formidling av planen

  • Publisere planen på internett - eventuell offentlig kunngjøring.
  • Avklare hvem som skal gjøre planen kjent i organisasjonen, samt gjennomføre dette. 
  • Vurdere om det skal lages kortversjon, power-point versjon, engelsk versjon, trykt versjon. 

Iverksettelse og oppfølging av planen:

  • Beslutte hvordan planen skal følges opp, inkl aktuelle konsekvenser for eksempel økonomiske, juridiske, endringer i organisering, nye prosjekt og handlingsplaner. Dette kan eventuelt fremmes i et eget saksframlegg med egne vedtakspunkt.
  • Husk rapportering i styringsportalen - inkludert hvem som skal være ansvarlig for rapporteringen.

 

Definisjoner

Ulike plantyper er definert i prosedyrer for valg av plantype

Vedlegg og referanser

Eksempler på gjeldende planer  her kan det være gode eksempler på hvordan planer kan skrives

Storbyprosjekt om kommunens plansystemer kan gi nyttig informasjon om kommunalt planarbeid og eksempler på ulike plantyper. Link til nyttige bakgrunnsstoff om storbyenes samfunnsplanlegging samt eksempler på  gode planer - link til nettside om storbyforskningsprosjektet.

Kommunens planstrategi inneholder strategi for medvirkning i overordnede planer, se pkt 3.3 i planstrategien.

Planer som er forankret i plan og bygningsloven har egne juridiske rammer. Det gjelder kommuneplanen, kommunedelplaner,  og reguleringsplaner. 

Medvirkningstrategi, se kap 3.3. i planstrategien fra 2019.