Dokumentet inngår i kommunens samlede økonomireglement og skal bidra til at:
Dette dokumentet gjelder kun for resultatenhetene i Kristiansand kommune uten kommunale foretak.
Bystyret 18. desember 2019, sak nr. 118.
Eksterne rammebetingelser
Kommunens rutiner knyttet til over- og underskudd må til enhver tid tilpasses eksterne rammebetingelser gitt i "Forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommune og fylkeskommuner mv." av 07.06.2019 nr. 714, samt kommunelovens generelle økonomibestemmelse i kapittel 14. Dette innebærer blant annet at det ikke kan avsettes overskudd i enheter til bruk senere år, når kommunen samlet sett har underskudd etter at alle tilgjengelige reserver er oppbrukt.
Det generelle disposisjonsfondet
Mål for kommunens generelle disposisjonsfond fastsettes i egen sak om finansielle måltall og handlingsregler. I henhold til §§ 4-2 og 4-3 i budsjettforskriften skal samlede disposisjonsfond administrativt benyttes til å dekke eventuelt merforbruk og eventuelt mindreforbruk skal avsettes til disposisjonsfond. Dette innebærer at det aldri vil fremkomme et regnskapsmessig mindreforbruk som bystyret skal vedta anvendelsen av.
I tillegg til det generelle disposisjonsfondet, bør områdene ha egne sentrale disposisjonsfond som en del av områdenes samlede disposisjonsfond for å kunne håndtere svingninger i økonomien mellom år.
Overskudd ved regnskapsavslutningen
Enheter med overskudd kan uten administrativt eller politisk vedtak avsette 85 % av dette til disposisjonsfond ved årsavslutning. 15 % av enheters overskudd avsettes til det generelle disposisjonsfondet. Denne regelen gjelder for alle områder. Det er ikke anledning til å samle fondsavsetninger på et høyere organisatorisk nivå for å begrense antall fond. Kommunedirektøren skal i forbindelse med 1. teritalrapport året etter foreslå å trekke inn avsatte disposisjonsfond på områdene når det ikke er levert tjenester ihht. budsjettforutsetningene. Midlene skal overføres til det generelle disposisjonsfondet.
Når det gjelder spesielle prosjekter på tjenesteområdene, kan ubrukte midler på disse prosjektene i sin helhet avsettes til disposisjonsfond for senere bruk.
Generelle vilkår for avsetning til disposisjonsfond er:
Merforbruk ved regnskapsavslutningen
Når en enhet ligger an til underskudd skal enhetens disposisjonsfond brukes for å forhindre at dette oppstår. Hele disposisjonsfondet skal om nødvendig benyttes. Det kreves ikke særskilt samtykke eller vedtak for å bruke fondet. Når en enhets samlede disposisjonsfond viser underskudd (vises som negativt fond), skal som hovedregel midlene være tilbakeført innen 2 år etter at underskuddet oppstod. Alle disposisjonsfond ses under ett. Summen av disse fondene kan ikke bli under null i henhold til gjeldene forskrifter. Inndekning av merforbruket skal beskrives i årsavtalen.
I de tilfeller kommunen opererer med et samlet merforbruk etter at det generelle disposisjonsfond er oppbrukt, skal avsetning av overskudd i områdene avkortes forholdsmessig, for å begrense merforbruket. Slik redusert avsetning av overskudd registreres i en egen oversikt i balansen under memoriakonti. Beløpet tilbakeføres områdene ved rullering av økonomiplanen.
Negative disposisjonsfond der tilbakebetaling på to år er urealistisk
Forlenget tilbakebetaling
Når det foreligger grunner for å ikke bruke to-årsregelen for inndekning av negative fond, kan kommunedirektøren åpne for å fastsette en mer langsiktig nedbetalingsplan. Direktørene er ansvarlige for at en nedbetalingsplan utarbeides innen 1. mai. Kravet om tilbakebetaling skal innarbeides i enhetsleders årsavtale med direktøren. Det skal rapporteres økonomisk status til direktøren i henhold til prosedyre for styringsdialog og resultatoppfølging mellom ledelsesnivå.
Omfordeling og endring av enheters disposisjonsfond
Dersom helt spesielle grunner tilsier det kan direktøren foreta en omfordeling mellom egne enheters disposisjonsfond. Berørte enhetsledere skal i så fall involveres i denne prosessen.
Bruk av disposisjonsfond utenom regnskapsavslutningen
Enheter kan benytte disposisjonsfond i løpet av året så lenge det sannsynliggjøres at enhetens fond vil være positivt eller i balanse ved årets slutt. Bruk av disposisjonsfond utover dette kan kun gjøres i forbindelse med regnskapsavslutningen, tertialrapporter og økonomiplanen. Bruk av disposisjonsfond utenom regnskapsavslutningen skal alltid budsjettjusteres.
Spesialregler for overgangen fra tre til en kommune i 2020
Det første året i ny kommune vil være preget av at enheter og områder vil være annerledes enn de var i de tre kommunene. Det vil derfor ikke være mulig å videreføre f.eks dagens avsetninger i gamle Kristiansand til nye enheter uendret. Først fra budsjettåret 2021 vil derfor regelverket i dette dokumentet i sin helhet være i bruk i den nye kommunen.
Enheter fra tidligere Søgne og Songdalen starter overgangsåret 2020 med kr 0 i disposisjonsfond. I forbindelse med 1. tertialrapport 2020 vurderes disse enhetene særskilt. Det skal legges avgjørende vekt på at enheter lokalisert i disse delene av kommunen skal ha samme forutsigbarhet (beholde 85 % og dekke underskudd 100 %), i forhold til å beholde eventuelt miste midler, som enheter lokalisert i gamle Kristiansand.
Budsjettforskriften.
Dette reglementet er arkivert under sak 201917243 i kommunens arkivsystem.
Enheter
Benevnelsen enheter brukes som en fellesbetegnelse for kommunale virksomheter med selvstendig budsjett- og resultatansvar. Enhetsbegrepet er bygget som 4-sifret rapporteringsnivå i kontoplanen.
Netto resultat
Enheter med et positivt netto resultat har et overskudd i forhold til vedtatt budsjettramme.
Enheten har med dette et overskudd ved regnskapsavslutningen.
Enheter med et negativt netto resultat har et merforbruk i forhold til vedtatt budsjettramme.
Enheten har med dette et underskudd ved regnskapsavslutningen.
I beregningene skal driftsutgifter, driftsinntekter, bruk og avsetning til både bundne fond og disposisjonsfond være med. Eventuelle finansposter som føres på enhetene skal også tas med i begrepet netto resultat, f.eks sosiale lån i driften.