Hensikt
Hensikten er å sikre åpenhet og innsyn ved at dokumenter blir ekspedert og journalført og dermed tilgjengelig for innbyggere i kommunens offentlige journal.
Ansatte ved Dokumentsenteret.
Leder Dokumentsenteret.
Søke frem saksdokumenter med status R (reservert) som er eldre enn 3 uker og be saksbehandler ekspedere dem. Dokumenter med status R som ikke er aktuelle kan slettes av saksbehandler. Saksbehandler redigere tittel på saksdokumentet til f.eks Utgår - feil ført, og kan slette filen. Dokumentsenteret kan bistå med å sette saksdokumentet til status Utgår.
MERK! Dokumenter med status R skal ikke journalføres uten etter avtale med saksbehandler eller saksbehandlers leder.
Dokumentsenteret gir beskjed til leder ved enheten med informasjon om hvordan de kan få en slik oversikt over egen enhet. Se mer informasjon under P360 Hjelp Rapporter og statistikker.
Teamlederne er ansvarlig for at denne kontrollfunksjonen utføres 4 ganger pr år av ansatte med rollen Arkivar. Teamlederne er også ansvarlig for at det hver høst, iht Dokumentsenterets årshjul, sendes ut til alle P360-bruker påminnelse om hva som bør kontrolleres av hver saksbehandler:
Public360 online, P360: Kommunens fagsystem sak- og arkivsystem for alle saksfelt som ikke inngår i rene klientarkivsystemer.
Dokument: En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring.
Reservert: Dokumenter som er under arbeid hos ansvarlig saksbehandler.
Journalføring: En fortløpende og systematisk registrering av opplysninger om inngående/utgående/interne dokumenter i sak- og arkivsystemet. Journalopplysningene kan tas ut i ulike standardrapporter som postliste og løpende journal. Rapporten Offentlig journal er en skjermet versjon av løpende journal. Offentlig journal publiseres til kommuneportalen for å sikre innsyn- og åpenhet.
Journalføringsplikt: Kommunen har plikt til å føre journal både til søk og gjenfinning av saksdokumenter og for å sikre innsynsretten.