Hensikten med prosedyren er å sikre forsvarlig dokumentasjon i tråd med lovverket.
Prosedyren gjelder for alle ansatte i tjenesten.
Alle ansatte med ansvar for oppfølging av barn i barneverntjenesten
Kontaktperson har ansvar for at all arkivverdig kommunikasjon via mail og sms dokumenteres i aktiviteter. Innholdet kan klippes ut og limes inn i Modulus, eller importeres som dokument på aktivitet . I de tilfeller der dettte ikke lar seg gjøre, kan de sendes via e-dialog.
Et internt diskusjonsnotat er å betrakte som interne arbeidsdokumenter, og kan etter nærmere regler unndras partsinnsyn i henhold til fvl. Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig).
Filmopptak/video-opptak:
Dokumentasjon:
Dokumentasjonskravet kommer ikke direkte frem av barnevernsloven, men fremkommer blant annet av forsvarlighetskravet i Barnevernloven § 1-7.
Tjenester etter barnevernloven skal være forsvarlige og forsvarlighetskravet innebærer blant annet at barnevernet skal dokumentere sine vurderinger og grunnlaget for disse.
Dokumentasjonen er først og fremst et viktig hjelpemiddel for de ansatte i barneverntjenesten, men det er også viktig for barnet og foreldrene å vite hva barneverntjenesten bygger sine vurderinger og handlinger på. Barneverntjenesten plikter å tilby rett tjeneste, til rett tid, med rett innhold og av tilstrekkelig omfang, basert på hva som er vurdert å være barnets beste.
For å sikre at barnevernet yter forsvarlige tjenester, må barneverntjenesten til en hver tid dokumentere alle opplysninger som kan være relevante for undersøkelser, vedtak og tiltak etter barnevernloven. Barneverntjenesten må gjøre løpende vurderinger underveis i alle faser i en barnevernssak, og det må også foretas oppsummerende og samlede vurderinger av alle relevant forhold som har kommet frem, f.eks ved avslutning av undersøkelse, avslutning av hjelpetiltak osv. Vurderinger underveis skal til enhver tid dokumenteres, slik at man kan gjøre rede for hva som er skjedd i saken og begrunnelsen for dette. Barneverntjenesten må, på alle stadier i saken, vektlegge barnets synspunkt om egen situasjon og behov for hjelp, i tråd med hensynet til barnets beste.
Det er ikke krav om kronologisk journal, men kravet til god forvaltningsskikk innebærer at det skal være mulig å se i saksdokumentene hvilke faglige vurderinger som ligger til grunn for de avgjørelsene som barnevernet har tatt.
Når barneverntjenesten for eksempel behandler bekymringsmeldinger jf. Barnevernloven § 2-1 vil det gjøres barnevernfaglige vurderinger som må dokumenteres for å sikre forsvarlig saksbehandling. Dette er særlig viktig når barneverntjenesten henlegger en melding uten tiltak.
Er det fattet vedtak om tiltak, er det viktig at barneverntjenesten kan dokumentere mål og planer for tiltakene og for den videre oppfølgingen av barnet og familien.
Den som er part i en barnevernsak har rett til innsyn i saksdokumentene både før og etter at barneverntjenesten har truffet et vedtak. Se egne rutiner for innsyn og unntak ift. innsynsretten.
Dokumentasjonsplikten er viktig for rettsikkerheten til partene samt at det bidrar til at partene kan ivareta sine rettigheter og fremme sine synspunkter i saken, for eksempel ved å klage på barneverntjenestens saksbehandling til Statsforvalteren eller behandling av en sak om tvang i Barneverns- og helsenemnda.
Dokumentasjon er også nødvendig for kommunens og Statsforvalteren kontroll med virksomheten, og sikrer nødvendig etterrettelighet. Hvis dokumentasjonen i tjenesten er mangelfull, er det i ettertid vanskelig å finne ut hva som er gjort og eventuelt ikke gjort, og ikke minst om arbeidet som er gjort er forsvarlig ut i fra sakens opplysninger.
Barnets medvirkning skal komme klart frem i dokumentasjonen i alle fasene.
Det skal ikke lagres opplysninger i søskens sak, dersom det ikke er relevant for saksforholdet som skal avklares.
All dokumentasjon skal tilstrebes journalført fortløpende, og innen en uke etter aktuell hendelse/ vedtak mv.
Veileder for håndtering av dokumentasjon i barnevernet - KS