Dokumentflyt i PPT - prosedyre v. 1.2

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at tjenesten har en forsvarlig og enhetlig forståelse av dokumentflyt i tjenesten.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte.

 

Ansvar for gjennomføring

Alle som jobber i tjenesten har ansvar for å følge prosedyren.

 

Beskrivelse

Skanning:
Alle dokumenter skal skannes inn i lesbart format.

Arkivverdig inngående klientpost:
Skannes på klient/systemsak og oppbevares i 6 mnd dersom posten kommer i papirformat.

Henvisninger:

  • Registreres i HK.  Etterspørsel av manglende opplysninger før inntaksvurdering gjøres av merkantil.  Rapportuttak for oppfølging av disse henvisninger gjøres i begynnelsen av hver måned.
  • Henvisningen formidles til leder og fagleder via HK-melding (opplysninger om tidligere henvist, info som kommer i tillegg til henvisningen påføres.)
  • Status etter inntaksmøte, påført opplysninger som skal registreres i HK, meldes tilbake via svar på meldingen.
  • Henvisninger til fordeling formidles via HK-melding til respektiv teamkoordinator. 
    Teamkoordinator returnerer meldingen tilbake til merkantil om navn på saksbehandler for registrering i HK og opprettelse av Vårt Arbeid.  Saksbehandler for melding i HK om tildelt sak.

 

Testdokumentasjon utført internt i PPT:
Testdokumentasjon skannes inn i HK-oppvekst på klienten.  Dokumentasjon som er arkivverdig skannes separat og lagres i Documaster (elektronisk arkiv, se egen prosedyre).

Arkiv-uverdig materiale som følger henvisningen og annet arkiv-uverdig post (f.eks. IOP, møteinnkallinger som ikke omhandler saksinformasjon), påføres datostempel og skannes inn til klienten/systemsaken, men blir ikke overført til Documaster.

Kartlegginger og tester utført på barnehage/skole (innkommet post)
Ref. rutine for kartleggingspraksis i Kristiansand kommune.  I rutinen er det kartlegginger/tester som spes.ped.koordinator på skolen er ansvarlig for.  Disse er arkivverdig og blir skannet og lagret. Se rutinebeskrivelse for Bevaring av testmateriale.

Innsyn
Aktive saker; forespørsel går direkte til saksbehandler.
Avslutta saker: forespørsel går til merkantil som saksbehandler og godkjennes av leder før utsendelse.
Avslutta saker siste år: forespørsel går til siste saksbehandler, evt fagleder.