Månedsavstemmingsprosedyre Pilen v. 1.3

Bruksområde

Rutinebeskrivelsen gjelder avstemming av bankkonto, omkostninger, kundefordringer, refusjoner og kontantinnbetalinger knyttet til fagsystemet Pilen.

 

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at alle innbetalingene/kostnadene/fordringene er ført i Pilen/Visma og at alt kan dokumenteres. 

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder saksbehandlere i Kristiansand kommune, parkering.

 

Ansvar for gjennomføring

Saksbehandlere i Kristiansand kommune, parkering har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Kontroll kontoutskrift 

  • Skriv ut kontoutskrift fra bankkonto «Parkering Cowi Pilen», konto 3210.70.49835 
  • Kontoutskriften kontrolleres mot bankbilagene/rapporter (oversiktsfil i permene for «Innbetalinger Pilen»)  
  • Type innbetalinger som må kontrolleres: 
  • Manuelle innbetalinger (bilag fra banken) 
  • Innbetalinger utenland (bilag fra banken) 
  • Innbetalinger via terminalen 
  • Kontantinnbetalinger (nattsafe) 
  • Innbetaling via kredittkort kommer per OCR fil i Pilen, men settes inn på foliokonto i bank fra Teller/Nets. Rapporten ligger på sharepoint til kontroll. 

 

Omkostninger 

Pilen – 21020087, Parka – 21020088 

  • Lag E-bilag 
  • Sharepoint 
  • Avstemming Pilen 
  • Bank-avstemming Pilen 
  • Omkostninger Pilen og Parka 
  • E-Bilag 20XX
  • Filnavnet: Omkostninger kto 21020087 Pilen og 21020088 Parka 
  • E-bilaget føres på Visma 
  • Lag vedlegg ved å markere omkostninger på kontoutskriftene og skanne de inn som dokumentasjon 
  • Avstemming Pilen 
  • Bank-avstemming Pilen 
  • Omkostninger Pilen og Parka 
  • Vedlegg 20XX
  • Filnavnet: Omkostninger Pilen og Parka + år/dato 
  • E-bilag føres på Visma og vedlegget legges inn som dokumentasjon 

 

Overføre regnskapsfil Pilen til Visma 

  • Logg inn på Pilen 
  • Velg betaling/refusjon 
  • Bokføring 
  • Bokfør ny periode 
  • Start overføring 
  • Velg «Datafil for overføring til regnssystem» 
  • Lagre som 
  • U: Parka og Pilen 
  • Overføringsfiler fra Pilen til Visma 
  • Rediger filnavnet. Legg til år,mnd,dato først og måned sist (eks. 20200331 VismaUQ_202004011110 Mars.txt) 
  • Logg på Visma 
  • Import av regnskapsbilag 
  • Overfør datafilen 
  • Lagre Bokføringsrapporten på Pilen på U:Visma - _Visma midlertidig mellomlagring - Teknisk sektor - Navn saksbehandler - Bokføringsrapporter - Filnavn: Bokføringsrapport-Pilen + år/måned  
  • Vedlegget registreres inn i Visma etter oppdateringen 

  

Avstemming bankkonto 

  • Sharepoint – arbeidsrom regnskap kripark 
  • Avstemming Pilen 
  • Bank-avstemming-Pilen 
  • 20xx - Avstemming Bank Pilen 3201.70.49835-21020087 
  • Velg fane for gjeldende måned 
  • Kopier inn excel-versjon av kontoutskrift og kopier inn «Avstemming bank» delen fra måned før 
  • Evt. før inn Kredittkort innbetalinger fra folio 

 

Avstemming balansekonti 

Avstemming av:     21370001 – Kundefordringer 

                               23275101 – Refusjoner 

                               23275102 – Kontantinnbetalinger 

  • Sharepoint 
  • Avstemming Pilen 
  • Avstemming kundef-nattsafe-refusjoner 
  • 20XX-avstemming Pilen – balansekonti 
  • Lag rapporter for hver kontoart i Pilen 
  • Lag rapporter for hver kontoart i Visma 
  • Beløpene føres inn i riktig fane i sharepoint for kontroll