KS svar UT- utg. post fra HK-Oppvekst og elektronisk signatur v. 1.2

 

 

Hensikt

 

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at at utgående dokumenter produsert i fagssystemet HK-Oppvekst er elektronisk signert og ekspederes via KS SVAR UT.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte.

 

Ansvar for gjennomføring

Fagansvarlig for HK-Oppvekst har ansvar for at fagprogrammet er satt opp slik KS Svar UT kan benyttes.
Alle saksbehandlere skal være kjent med prosedyren og følge denne.

Beskrivelse

  • Alle dokumenter (maler i HK-Oppvekst) har følgende tekst etter saksbehandlers navn og tittel:
    Dokumentet er godkjent elektronisk og gyldig uten signatur.
    Dette er tilstrekkelig og saksbehandler skal ikke skrive ut eller fysisk signere!
    Det er kun saksbehandler som står oppført med navn i dokumentet.  Dette i tråd med Delegasjonsprosjektet i Kristiansand kommune.
  • Når saksbehandler har ferdigstilt et dokument og det skal sendes ut:
    Signer brevet i HK

 

  • Merkantile henter opp signerte dokumenter fra HK-oppvekst via postjournal og ekspederer digitalt forløpende.
    Det er fødselsnummer på private og organisasjonsnummer på enheter som er førende for hvilken adresse som blir oppført og grunnlag for ekspedering.
  • NB: utgående dokumenter som skal ha med vedlegg, må IKKE signeres.
    Send HK-melding
    Emne: vedlegg til følgebrev
    Gjelder sak: koble til klient eller systemsak
    Koble til usignert dokument (f.eks følgebrev)
    Påfør journalnummer og brevnummer på vedlegget skal følge med i fritekstfeltet.
  • Dokumenter som oversendes til f.eks. ABUP, HABU, fastleger ol, ekspederes ikke med kopi til foresatte/elever.  Dette er ikke til hinder for at foresatte/elever har innsyn på hva som er ekspedert ut.
  • Brev til foresatte sendes ut kun til en av foresatte, men begge skal oppføres som adressat i selve dokumentet.
    Brev hvor klienten er over 15 år, ekspederes separat.  Foresatte vil også være adressat og få egen forsendelse.
  • Mottakere (innbyggere og enheter) får melding via sikker digitale postkasse.  De som ikke har valgt postkasse og ikke reservert seg mottar forsendelse i Altinn