Bruksområde

Rutinebeskrivelsen gjelder behandling og oppfølging av søknader om leieplasser.

 

Hensikt

• Sikre at søknader om leieplasser blir arkivert, behandlet og besvart iht. ønsket standard.
• Sikre at kunder ikke har ubetalte faktura eller trekk etter at avtalen er avsluttet.
• Sikre at kunder som har penger til gode får disse utbetalt i forbindelse med opphør av avtalen.
• Sikre at vi har systemer for brikkeutlevering for kommunale elbil-leietakere samt oversikt over disse.

 

Gjelder for

• Dette dokumentet gjelder konsulenter i stab, Kristiansand kommune, parkering.
• For de deler av dokumentet som gjelder brikkeutlevering i forbindelse med kommunale elbil-leietakere gjelder dokumentet også for teknikere/leder i drift og vedlikehold, Kristiansand kommune, parkering.

 

Ansvar for gjennomføring

Konsulenter i stab og leder av drift og vedlikehold har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Veiledning av kunde

• Fremtidig kunde finner informasjon på kommunens hjemmeside, hvor vedkommende kan søke/bestille direkte fra vår kundeportal.
• Fremtidig kunde kan henvende seg på et av innbyggertorgene.
• Veileder på innbyggertorget henter gjerne informasjon fra hjemmesiden for å bistå med søknadsprosessen. Dersom veileder på innbyggertorget trenger ytterligere informasjon, kan aktuelt personell i Parkeringsenheten bidra.

 
Mottak av søknad

• Digital søknad mottas via kundeportalen, og ligger som en oppgave i saksbehandlingsprogrammet Parka.
• Gjelder søknaden varer vi ikke har, arkiveres den ikke i sak-/arkivsystemet.
• Søknaden registreres i kommunens sak-/arkivsystem.
• Dersom søker allerede er registrert i saksbehandlingsprogrammet oppdateres kunden mot folkeregisteret.
• Mottatt søknad kontrolleres. Ved manglende opplysninger innhentes det som mangler.

 

Behandling av søknad

• Konsulent vurderer søknaden opp mot tilgjengelige plasser.
• Eventuelt plassnummer tildeles.
• Riktig fakturaperiode legges inn.

 

Ønsket leieplass er ikke tilgjengelig

• Søknaden legges på venteliste i saksbehandlingsprogrammet Parka.
• Kunden tilskrives og informeres. 
• Svaret registreres i sak-/arkivsystemet.

 

Ønsket leieplass er tilgjengelig, ordinær leieplass for fossil og elbil

• Konsulent svarer kunden og vedlegger følgende informasjon:

1. Leietid.
2. Plassnummer.
3. Oppsigelsestid.
4. Endring av bilnummer.
5. Lading. 
6. Adgangskort.

• Svaret arkiveres i sak-/arkivsystemet. 
• Fakturere via saksbehandlingsprogrammet Parka.
• Konsulent innhenter bekreftelse fra drift og vedlikehold om aktivering av ladetjeneste på aktuell plass.
• Kunden må selv skaffe ladebrikke.

 

Tilleggsoppgaver i forbindelse med leieavtale for kommunal elbilplass

• Drift og vedlikehold gis informasjon om hvilken kunde som skal ha ladebrikke, og hvor dette gjelder.
• Drift og vedlikehold kontakter kunden for utlevering av ladebrikke. 
• Sender faktura to ganger i året for lading i samarbeid med rådgiver og teknisk leder. 

 

Avslutning av avtalen

• Oppsigelse skal skje skriftlig. Denne arkiveres i sak-/arkivsystemet sammen med vår bekreftelse.
• Vår bekreftelse til kunden må inneholde informasjon om når avtalen utgår, informasjon om eventuell tilbakebetaling og at eventuelle oblat eller inngangsbrikke(r) må innleveres snarest etter at avtalen er utløpt.
• Når kunden selv sier opp avtalen, gis det beskjed til drift og vedlikehold.
• Avtalen i Parka avsluttes.
• Husk å rette eventuell telling på Skidata hvis dette er opprettet. 

Utbetaling

Hvis tilbakebetaling skal skje i ettertid, settes det inn en oppfølgingsdato i Parka.