Parka - Utleieplasser og bosone, prosedyre for månedlig fakturering v. 1.1

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at alle kundene får faktura på parkeringsplassen de leier.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder konsulenter i stab, Parkering.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Vi fakturerer bosone og leieplasser samtidig ved månedlig fakturering. 

Før fakturering: 

  • Ta inn dagens bankfiler. 
  • Sjekk mail og ta oppsigelser, som ikke skal ha ny faktura. 
  • De som har fått 2. purring skal ikke ha ny faktura før den første er betalt. Dette vil kun gjelde for de som vi fakturerer hver 3. mnd. (se loggfil i bankfilboksen).
  • Ta dem  ut av faktureringen. Dvs. ta bort dato for ny faktura. Den vil bli fulgt opp via loggfilen om den blir betalt eller ikke. Blir den betalt så må vi rette avtalen og sende ny faktura. 
  • Følg med på kunder med til gode på forsiden. Vi huker av i ruten for automatisk godskriving av tilgode når vi fakturerer, men det er ikke alltid det virker. Da kan du gjøre det i etterkant, helst før faktura er sendt.  
  • Sjekk om det skal skrives notat til kundene på faktura. 
  • Den vanlige teksten er slik: Beløpet må være registrert på avtalen hos oss innen… for å være gyldig fra… skriv inn datoer.(dette fordi bosone ikke har noen betalingsfrist), eller «betalingsfrist dato » 
  • Se over avtalene om noe ser feil ut. Husk at alle med bosoneavtale skal ha reg.nummer. Også en del utleie skal ha det.
  • Bosoner skal ha utløpsdato 31.12. 

 

Månedlig fast fakturering av bosone og leieplasser i hus og tomt 

  • Vi fakturerer hver måned den 27. eller den dato som passer hvis dette er helg. Det er flere som bare får faktura hver 3. måned, dvs. 1.1., 1.4., 1.7. og 1.10. 
  • Gå til forsiden i Parka, her ligger det klart på forsiden, Du kan fakturere en av gangen for å prøve først. Virker det greit så ta resten i en omgang. 
  • Trykk på avtaler klar for generering av varesalg, søk. Deretter hvis du har sett over at alt er ok, start varesalg alle evt endre prisbestemmende dato, hvis det er ny pris på dato faktura skal gjelde for. 
  • Se på forsiden, finn varesalg klar for fakturering, søk, legg inn forfallsdato (27. for vanlig faktura og 20. for payex) i måned før avtalen gjelder), hukk på automatisk godskriving av tilgode og skriv inn fakturatekst. 
  • Forsiden, fakturaene deler seg: Ikke send noe før du har sjekket at de er korrekte. 
  • Epost, send alle. Husk å følge opp feilmelding som kommer etter sending på kunder med feil i mailadressen. 
  • EHF send alle. Hvis det er noe feil med sendingen er Anne Marit kontaktperson og vil gi oss beskjed. Vil vi selv sjekke er det Evry som har med dette (leveranse@evry.com).  
  • Brev send alle,skriver MX4070, skuff 2, Sideeskalering ingen, Tosidig utskrift INGEN. Actual size. Sjekk at det er papir i skriver. Skriv ut.  
  • Avtalegiro: Fyll ut bankkonto og søk 
  • Send alle (gå tilbake ved å trykke på tre prikker) Skriv ut loggfil, lagre datafil i U/visma/visma okonomi//avtalegiro filer til sending/avtalegiro parkeringsselskapet, år.  Vi har bare lagret det med  dagensdato som navn. Sjekk navn på de som ligger fra før og gjør likt. Da er fila lagret. 
  • Vi sender fila selv: Logg inn i SR bank, gå til filer, send filer, krav parkeringsselskapet- velg fila du lagde, åpne. SJEKK at det er den rette, send. 
  • VÆR FORSIKTIG. VI ER PÅ ET OMRÅDE HVOR ANDRE OGSÅ HAR SINE FILER.
  • Hvis du får ok, skriv ut en skjermdump og sett i permen sammen med loggfil. Når kvittering kommer fra nets, sett denne samme plass. I perm på Trines kontor. 
  • Når vi fakturerer kunder som har payex vil ikke kunden få noe fra oss. Den vil legge seg på forsiden til vi skal trekke beløpet fra kontoen. Det er likevel greit at vi har skrevet en fakturatekst med betalingsfrist fordi det kommer fram på faktura og det kan være saker der vi skriver ut fakturaen. 

 

Etter fakturering 

  • Sjekk at de med penger til gode er borte fra forsiden og ta dem bort fra permen de står i. 
  • Etter ca 1 uke i ny måned, ta ut rapport over ubetalte faktura. Bosone som ikke er betalt avslutter vi.
  • Pass på at kunden har fått god info og rett opp hvis det ligger ubetalte som kan være en feil fra vår side.