Parka - purre- og inkassoprosedyre v. 1.1

Bruksområde

Rutinebeskrivelsen gjelder fremgangsmåte ved purring og øvrig betalingsoppfølging av leieavtaler knyttet til parkering.

Hensikt

Sikre at leieavtaler blir purret og at uoppgjorte saker blir avskrevet og overført til inkasso på korrekt måte.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder konsulenter i stab, Kristiansand kommune, parkering.

 

Ansvar for gjennomføring

Konsulenter i stab, Kristiansand kommune, parkering har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Purring på faktura og inkasso, samt oppheving av leieavtale. 

  • Hvis faktura ikke er betalt på tiden vil den dukke opp på forsiden som en oppgave i Parka.
  • Sjekk at vi har ca 5 bankdager fra betalingsfristen og send purring.
  • Parka velger at purringer skal sendes kun på brev. Mange kunder har valgt å få faktura på epost og derfor sender vi purringen også som epost hvis vi har mulighet (dvs ikke for mange).
  • PS noter på faktura at faktura er også sendt på epost. 
  • Hvis 1. purring ikke blir betalt på tiden vil den komme på forsiden i Parka som oppgave.
  • Gjør samme prosedyre her pluss skriv ut loggfilen når du purrer for 2. gang. 
  • Vi følger daglig opp loggfilen når vi tar inn fila fra banken. Finn også fram kontrakten til kunden og sjekk at alt er som det skal være. 
  • Dagen etter betalingsfristen er utgått kan vi sjekke loggfil og lukke inngangskort for kundene som fremdeles ikke har betalt.
  • Ring kunden og oppklar ev. misforståelser. 
  • Hvis 2. purring ikke blir betalt vil den komme som en oppgave på forsiden i Parka, klar til inkasso (ca 10 dager etter). 

 

Inkasso 

  • Oppgaven ligger klar på forsiden og alt er sjekket ferdig. Ha klar kontrakten, original faktura og 2. purring 
  • Trykk på saker klar til inkasso, vi pleier å ta alle samtidig.
  • Søk, egendefinert, marker saken eller ta alle.
  • Start inkasso alle? 
  • Skriv ut loggfil pluss lagre den i sharepoint- inkassofiler-parka 
  • Lagre datafil samme sted, men vi har ikke brukt denne til noe 
  • Gå til fakturering, ubetalte faktura, søk, tapsfør inntekt 
  • Saksbehandling, finn kunde en og en, trykk oppdater. Sjekk at reskontro er i balanse 
  • Skriv inn i saksfelt på kunden: fakturanummer.. kr… er avskrevet som redusert inntekt i Parka. Kravet er vidersendt til inkasso. 
  • Sjekk at det står en tildato på avtalen. (Sett til dagen du sender den til inkasso) og at dato for neste faktura er tatt bort. 
  • Fyll ut eget skjema som ligger under div skjema- maler. Husk beløp minus purregebyr og minus moms. (Skriv ut originalfaktura og inkassofaktura) 
  • Husk at kontostreng er forskjellig fra hus til hus og plasser. 
  • Send utfylt skjema til Post.regnskap sammen med fakturaene og loggfila 
  • Send brev til kunden bruk mal: Oppheve avtale fra dagens dato, arkiver i P360 
  • Husk å oppdatere excel og andre plasser avtalen er registrert. 
  • Skal Drift, Parkering ha beskjed?
  • Sjekk om bilen må fjernes 
  • Hvis kunden ønsker å leie plass videre må de betale på forskudd i Innbyggertorget. Skriv dette i saksfelt på kunden. 

 

Kunden betaler etter at saken er sendt til inkasso

  • Hvis kunden betaler via ocr etter saken er sendt til inkasso, vil beløpet bli liggende til gode på forsiden i Parka.
  • Ikke returner disse til kunde.
  • Send mail til post.regnskap og spør hvor saken er i systemet.
  • Hvis de ikke har sendt den videre til kemner er det en mulighet for gjøre noe. Vi får da kanskje beskjed om at vi kan inntektsføre den.

Inntektsføring

  • Finn beløpet under til gode på forsiden i parka, marker, trykk detaljer, marker nede (da aktiveres knapper) inntektsfør.
  • Lag notat på kunden om hva og hvem du har avtalt med.
  • Scann gjerne mailkorrespondansen og knytt til avtalen.
  • Ev. åpne avtalen ut perioden det er betalt for. 
  • Hvis saken er vidersendt fra regnskap til kemner vil vi kunne lage en utbetaling.
  • Marker tilgodebeløpet og trykk utbetal.
  • Noter på arket/refusjonen: Dette skal ikke utbetales til kunden, men overføres til dekning av krav/inkasso i Procasso. Kontostreng: 23570013. referanseperson på regnskap og underskrift av deg og leder 
  • Kunde som kommer til Innbygertorget for å betale: Ta kontakt med regnskap. Hvis det er greit at kunden betaler hos oss må vi lage et nytt varesalg likt det gamle og regnskap må slette sitt krav. Det er lurt å få dette bekreftet på mail. 
  • Husk at du må åpne avtalen for perioden det er betalt for.