Informasjon til leverandører
Visma ehandel – EHF – avropsmetoder
Ordliste:
EHF – Elektronisk handelsformat. Basert på EU-standarder og tilpasset norsk lovverk og gjeldende praksis for de ulike aktuelle forretningsprosesser slik disse praktiseres i det norske markedet. EHF forvaltes og vedlikeholdes av Difi.
Anskaffelser.no – https://www.anskaffelser.no/
Difis fagsider om offentlige anskaffelser
Aksesspunkt –Elektronisk postkontor (meldingsformidler) som sender dokumenter mellom hverandre i PEPPOL-nettverket. Difi administrerer godkjenning av nye aksesspunkt i Norge.
PEPPOL – EU-styrt organisasjon og nettverk som tilrettelegger standarder for elektroniske meldinger. Knytter alle meldingsformidlere sammen, slik at man kan sende elektroniske meldinger mellom aksesspunktene.
ELMA-register - Elektronisk mottakeradresseregister. Register i Norge hvor mottaker kan legge inn sine elektroniske adresser (organisasjonsnummer) for å motta EHF-dokumenter. Innmelding via aksesspunkt.
Avropsmetoder
Katalog
Kataloger skal sendes i EHF-format.
Leverandører som skal lage og sende EHF katalog kan enten få sitt eget system til å konvertere vare eller tjenesteinformasjon til en EHF katalog xml fil, eller benytte en tjenesteleverandør til å lage EHF katalog xml filen og sende denne til sine kunder. Hvis du ønsker å benytte ditt eget system for konvertering finner du teknisk spesifikasjon for EHF katalog ved å klikke på lenken: EHF katalog. Ønsker du å benytte en tjenesteleverandør for å lage og sende EHF katalog kan du følge lenken til de tjenesteleverandører som kan utføre dette: Lenke til tjenesteleverandøroversikt. I begge tilfeller benyttes PEPPOL eMeldingsnettverk for forsendelsen. Her finner du oversikt over de tjenesteleverandørene som opererer et aksesspunkt: Aksesspunktleverandører.
Formularbestilling/fritekstbestilling
Brukes mot leverandører som ikke leverer katalog eller for å bestille tilleggsvarer/tjenester som ikke er tatt med i leverandøren sin katalog.
Bestiller beskriver selv produkt/tjeneste de skal kjøpe og må legge inn informasjon om pris og evt. artikkelnummer.
Krever mer av den som bestiller.
Ekstern nettbutikk (punch-out)
Ekstern nettbutikk bygger på en standard integrasjon (EHF/OCI/CXML) mellom vårt innkjøpssystem (Visma ehandel) og leverandøren sin nettbutikk.
Leverandøren eller leverandørens ERP-leverandør må sende URL og parametere for den eksterne nettbutikken som skal legges inn i Visma.
Bestillerne sendes via Visma ehandel over i leverandørens bestillingsløsning og utfører bestillingen der. Når de er ferdige sendes de tilbake til Visma hvor ordren godkjennes og sendes.
Utsending av ordre
Ordrene kan sendes på to ulike måter fra Visma ehandel.
EHF-ordre
Ordrene sendes i EHF-format fra Visma ehandel via Visma aksesspunkt til leverandøren sitt aksesspunkt. Leverandøren må være tilknyttet et aksesspunkt som kan motta EHF-ordre.
PDF-ordre vedlagt epost
Dersom leverandøren ikke kan motta EHF-ordre (via et aksesspunkt) vil ordrene sendes som PDF-vedlegg i epost. Leverandøren må oppgi en epostadresse for mottak av ordrer.
Ordrebekreftelse
Vi har mulighet til å motta ordrebekreftelse i EHF-format via vårt aksesspunkt.
Fakturering – ordrematch/automatch
Leverandøren må sende EHF-faktura.
Leverandøren må merke faktura med innkjøpsordrenummeret fra vårt ehandelssystem for at vi skal få match mellom ordre og faktura.
Ordrenummeret må påføres i felt for ordrenummer eller Deres ref. på EHF-fakturaen.
Det må faktureres pr. artikkelnummer slik det er bestilt.
Det må bare faktureres en ordre pr. faktura.