INVESTERINGSINSTRUKSEN
Godkjent av Bystyret: 18.12.2019
Innholdsfortegnelse
1.3 Styringsmodell for investeringer i Behovsutredningsfasen
1.3.1 Retningslinjer for hasteprosjekter
1.4 Gjennomføring av investeringsprosjekter
1.5 Krav til administrative leveranser
2.1 Overordnet styringsmodell for gjennomføring av investeringer i bygg
4.3 Avtaler om overføring av justeringsrett
5.3 Utomhus investeringer som del av byggeprosjekt
6 Inventar, biler, maskiner og utstyr
6.3 Inventar og utstyr som del av byggeprosjekt
8.2 Mal behovsutredning for bygg
8.5 Mal for prosjektregnskap for byggeprosjekter
8.6 Mal for sluttregnskap for investeringer
8.7 Dokumentasjon for prosjekter i Public 360
8.8 Eksempel på fremdriftsplan
8.9 Sjekkliste for behovsutredning for bygg
1 Fellesbestemmelser
1.1 Formål og virkeområde
Investeringsinstruksen gjelder for Kristiansand kommune. Alle kommunalområder skal legge instruksen til grunn uavhengig av politisk og administrativ organisering for å håndtere investeringen.
Finansielle investeringer som blant annet aksjer, andeler og utlån reguleres i eget finansreglement og omfattes derfor ikke av denne instruksen. Instruksen gjelder ikke for investeringstilskudd til Kirkelig Fellesråd, interkommunale sammenslutninger, interkommunale selskaper, kommunale aksjeselskaper og kommunale foretak.
Instruksen gir retningslinjer for enhetlig behandling og styring av investeringer i Kristiansand kommune. Instruksen regulerer de ulike aktørenes roller, myndighet og ansvar. Instruksen skal sikre innsyn og åpenhet i kommunens investeringer ved at saksdokumentene fortløpende journalføres iht kravene i arkivlov, lov om offentlige anskaffelser og offentleglov med forskrifter.
Kommunedirektørens instruksjonsmyndighet gjelder, i tråd med delsreglementet, uavhengig av om denne instruks peker ut enkelt-/virksomhetsansvarlig i administrasjonen.
Instruksen dekker også avhendelse av eiendommer
1.2 Investeringer
Definisjoner:
Investeringer er anskaffelse av varige driftsmidler og finansielle anleggsmidler over kr. 100.000[1], med en forventet økonomisk levetid på minst 3 år. I beløpsgrensen på kr. 100.000 inngår alle utgifter som samlet sett er en del av investeringen, herunder bruk av egne ansatte for å opparbeide investeringen, konsulent bistand og enkelt kjøp under kr. 100.000 (som en del i en større sammenheng, dvs. må sammen med andre anskaffelser/tjenester utgjøre en helhet som samlet sett utgjør mer enn kr. 100.000).
Kjøp av tomt er en investering uavhengig av beløp.
Frittstående anskaffelser av investeringsmessig karakter må imidlertid være over kr. 100.000 for at investeringsinstruksen skal komme til anvendelse. Vedlikeholdsutgifter skal føres i driftsregnskapet, mens påkostninger i henhold til definisjoner i Norsk Standard (NS 3454) skal føres i investeringsregnskapet jf. også Kommunal Regnskapsstandard (KRS) nr 4. Ved større skader, havari o.l. av/på en investering innenfor normal levetid, vil reparasjon/ erstatning opp til dagens standard være vedlikehold som skal finansieres over driftsbudsjettet. Gjenanskaffelse av investeringer som på vanlig vis er utslitt, blir å regne som investering såfremt fastsatte kriterier er oppfylt.
Når det gjelder arbeidsplaner og samleprosjekter så må hvert delprosjekt/underprosjekt hver for seg utgjøre minst kr 100.000 for å kunne tas med i investeringsregnskapet/budsjettet. Dersom et delprosjekt/underprosjekt har nær tilknytning til et annet delprosjekt/underprosjekt i samme prosjektserie, så kan disse ses i sammenheng.
Henvisninger til regler og veiledere:
-Lov av 22.06.2018 nr. 83 om kommuner og fylkeskommuner (gjelder fra 2020)
https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-22-83
-Forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2019-06-07-714
-Veileder om «budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap» utgitt av KDR oktober 2011.
-Kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 4. Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet.
1.3 Styringsmodell for investeringer i Behovsutredningsfasen
Alle forslag om nye investeringer skal som hovedregel følge styringsmodellen.
Med styringsmodell menes det rammeverket investeringer i Kristiansand kommune er underlagt. Dette avsnittet omhandler fellesbestemmelser for de faser eller trinn, som et initiativ fra de ulike direktørområdene må gå igjennom før en investering kan virkeliggjøres, heretter kalt Behovsutredningsfasen.
De som er ansvarlige for et investeringsområde skal av eget initiativ fremme saker med sikte på å redusere års kostnadene innen de rammer for kvalitet for formålet som er trukket opp i kommunens planer.
Med unntak av Hasteprosjekter, se pkt. 1.3.1, skal forslag til investeringer følge saksgangen som illustrert og beskrevet her.
Figur 1: Styringsmodell for investeringsprosjekter i Behovsutredningsfasen
Ved oppstart utarbeider bestiller en kortfattet presentasjon av prosjekt/behov med beskrivelse av relevant bakgrunnsdata, brukers krav, eventuelle driftskonsekvenser, samt prosjektmål. (Se mal oppstartsdokument og -behovsutredningsmaler).
Før arbeidet med selve behovsutredningen igangsettes foretas en prioritering av innmeldte prosjekter. Mottaker av bestilling må i samarbeid med bestiller samordne alle behovs-presentasjonene for direktørområdene og fremlegge disse for Kommunedirektørens ledergruppe, som foretar en prioritering av ressursinnsatsen.
Tabell 1: Ansvarsfordeling i Behovsutredningsfasen
Alle investeringsbeslutninger skal bygge på en vurdering av behovet og en økonomisk vurdering av investeringen. Den økonomiske vurderingen skal ta for seg kapital- og driftselementet. Eventuelle alternative konseptforslag skal beskrives.
Beslutningspkt. 1 Ansvarlig direktør fremmer forslag til investeringsbehov
Utarbeide prosjektramme for hele prosjektet basert på et realistisk kostnadsoverslag og vurdering av nødvendig reserve for uspesifiserte og uforutsette forhold i prosjektet. Netto bevilgning aksepteres ikke - dvs. at eventuelle tilskudd, verdien av dugnad og gaver også skal innarbeides.
Forslag til bevilgninger skal inneholde merverdiavgift. (Unntak for kommunaltekniske anlegg, se kapittel 4). Uforutsette tilskudd og gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten bystyrets godkjennelse.
I bevilgningssaken skal det skilles mellom utgifter til bygninger og anlegg, og utgifter til tomt, inventar og utstyr, transportmidler, maskiner etc., jfr. utgifts artene for investeringer. Summen av disse postene utgjør investeringens totalbevilgning.
Beslutningspkt. 2 Kommunedirektøren vurderer å fremme investeringsbehov og bevilgningsforslag i handlingsprogrammet.
Beslutningspkt. 3 Bevilge ressurser til Skisse- / forprosjekt, samt foreta en avsetning for hele prosjektet.
Alle investeringer må vedtas av bystyret med unntak av mindre investeringsprosjekter finansiert av driftsmidler, jfr. delegert myndighet i budsjettsaker. Når bystyret har vedtatt handlingsprogram/ årsbudsjett kan arbeidet settes i gang for de investeringer som har fått bevilgning til prosjektering.
Progresjonen i prosjektet skal følge utviklingen i handlingsprogrammet. Bevilgning til planlegging/forberedende arbeider skal være inntatt i årsbudsjett før planlegging igangsettes. Alle investeringer budsjetteres og registreres i investeringsregnskapet/budsjettet.
Arbeidet med selve behovsutredningen belastes driften i de ulike direktørområdene.
1.3.1 Retningslinjer for hasteprosjekter
Dersom det viser seg nødvendig å fremme forslag om investeringer utenom den vanlige planleggingsprosess, skal behovsutredningen fremmes gjennom Kommunedirektøren til formannskapet som avgjør om saken skal fremmes for bystyret. Ved positiv avgjørelse i formannskapet kan arbeidet igangsettes straks. For bygg vil reglene i kapittel 2 uansett komme til anvendelse. For øvrig vises det til Delegeringsreglementet.
I de tilfeller utgifter påløper før de nødvendige bevilgninger foreligger, skal utgiften likevel føres i investeringsregnskapet. Det opprettes eget prosjektnummer med tekst som klart forteller at bevilgning ikke er gitt. Når bevilgningen er vedtatt endres prosjekttekst.
1.4 Gjennomføring av investeringsprosjekter
Ansvarlig for gjennomføring av investeringer skal sørge for at dokumentasjonen i anskaffelsesprosessen og prosjektet for øvrig er i henhold til interne rutiner, kommunens gjeldende kvalitetssystem, gjeldende lovverk og har ansvaret for at den økonomiske styring og finansiering er i orden. I den grad det er nødvendig innhentes faglig bistand. Eier har det fulle ansvaret for gjennomføringen og at den skjer i samsvar med alle retningslinjer, lover og regler, og at den nødvendige kvalitetssikring gjennomføres. Under dette punktet inngår også ansvaret for at prosessen skal være gjennomsiktig og åpen. All korrespondanse skal fortløpende produseres i, eller overføres til kommunens sak/arkivsystem med påfølgende publisering i offentlig journal.
Eier er ansvarlig for fremdrift, rapportering og utarbeidelse av sluttregnskap.
Eier har det tekniske, fremdriftsmessige og økonomiske ansvar for gjennomføring av et prosjekt, og har eksklusiv anvisningsmyndighet.
Et investeringsprosjekt er overlevert bestiller når man har gjennomført overtakelsesforretning. Prosjektleder må likevel delta ved behov i forbindelse med oppfølging i garantitiden.
1.5 Krav til administrative leveranser
For å tilrettelegge for en effektiv avvikshåndtering er det satt krav til et minimum av administrative leveranser under selve gjennomføringen av investeringsprosjekter. Disse er gjengitt i punktene under.
Henviser også til Lov om offentlige anskaffelser og de interne innkjøpsrutinene som gjelder for Kristiansand kommune.
|
Administrativ leveranse |
Krav til innhold |
|
Arkiv |
Handlingsprogrammet blir behandlet politisk og dokumenteres fortløpende i sak/arkivsystemet. Prosjekter kan også i noen tilfeller være forankret i tertial-rapport eller egen bystyresak. |
|
I enkle prosjekter opprettes én sak i sak/arkivsystemet. Prosjektnummer fra økonomisystemet registreres i felt for prosjekt. Eier er ansvarlig for fortløpende registrering av korrespondanse og at eventuelle taushetsbelagte opplysninger er korrekt skjermet. Dokumentsenteret er ansvarlig for daglig publisering via offentlig journal. |
|
|
I større byggeprosjekter vises det til egen arkiveringsmal (Se vedlegg Dokumentasjonskrav for prosjekter i Public 360) |
|
|
Alle anbudsprosesser skal alltid utføres i gjeldende elektronisk anskaffelsessystem. Dokumentasjonen overføres automatisk sak/arkivsystemet i tråd med predefinerte verdier. Det opprettes egen sak og eventuelle taushetspliktige opplysninger skjermes automatisk iht. gjeldende lovverk. Journalinformasjonen publiseres via offentlig journal. |
|
|
|
Når prosjektet er avsluttet endrer eier status til avsluttet i sak/arkivsystemet. Dokumentsenteret endrer status endelig slik at ikke nye dokumenter kan registreres i saken. Byggeprosjekter avsluttes ikke endelig før garantitiden er ute- altså etter 5 år, men de enkelte sakene under prosjektet som ikke gjelder garantiperioden kan avsluttes etter 2 år. |
|
Prosjekt- regnskap |
Det skal benyttes prosjektregnskap for alle investeringer. Bevilgning som skal dekke flere investeringer med eget prosjektnummer bør budsjetteres på det enkelte prosjekt, slik at samsvar mellom budsjett og regnskap oppnås. Alle investeringsprosjekter skal gjennomgås i forbindelse med den løpende rapporteringen jf. kravene i budsjett og regnskapsforskriftene. |
|
|
For fullførte investeringer skal det foretas en regnskapsmessig avslutning - se sluttregnskap. |
|
Søknad om tilleggs-bevilgning |
Utvidelse av kostnadsrammen må forelegges Bystyret før totalbevilgningen overskrider vedtatt kostnadsramme. Dersom overskridelse av vedtatt kostnadsramme kan forventes, utarbeider eier av investeringen sak om dette, med finansieringsforlag, til politisk behandling. Kommunedirektøren kan stoppe investeringen inntil politisk behandling er sluttført. |
|
Sluttregnskap |
Eier er ansvarlig for å avslutte investeringen på forsvarlig måte. Eier er videre ansvarlig for godkjenningen av alle leveranser.
|
|
Når investeringen er fullført/overlevert i bruksferdig stand, skal eier av investeringen utarbeide sluttregnskap som skal forelegges Bystyret. Melding om ferdig sluttregnskap skal sendes kommunerevisjonen. Revisjon foretas etter risiko- og vesentlighetsvurdering. |
|
|
Spesielt for bygg: |
|
|
Sluttregnskapet utarbeides senest etter 2. garantiår. |
|
|
Sluttregnskapet skal være utarbeidet i samsvar med mal for sluttregnskap investeringer og det skal inneholde forslag til vedtak om dekning av overskridelse eller disponering av besparelse. Generelt skal kapitalfondet tilføres eventuelle besparelser. I sluttregnskapet gjøres en økonomisk disposisjon hvor en gjør en vurdert avsetning til et garantiprosjekt med det formål å håndtere garantikostnader som oppstår i garantiperioden.
Garantiprosjekter regnskapsavsluttes når garantiperioden utløper. |
|
|
Garantiprosjekter uten overskridelser med sluttregnskap lavere enn kr 500.000 avsluttes administrativt av ansvarlig investeringseier. |
|
|
|
Besparelser på disse prosjektene skal alltid tilføres kapitalfondet, mens eventuelle overskridelser må behandles i tertialrapporter. |
1.6 Tilskudd
Prosjektleder har ansvaret for å avklare med aktuelle fagenheter hvilke tilskuddsmuligheter som finnes. Det er i utgangspunktet fagenhet som er ansvarlig for å søke om, og anmode utbetalingen av disse midlene, dersom ikke annet er avtalt.
Dersom det i et prosjekt budsjetteres med delvis eksterne midler (spillemidler, tilskudd fra Husbanken osv) som en del av finansieringen må dette fremgå tydelig av finansieringsplanen.
Prosjekter som mottar spillemidler kan avsluttes før spillemidlene er mottatt. Eventuelle avvik fra budsjett når spillemidlene er mottatt må behandles i forbindelse med tertialrapportering.
Det er viktig at berørte kommunale instanser følger med på spillemiddelprosjektene og arbeider for å få ut midlene. Spillemidler må anmodes utbetalt innen 2 år etter dato for tildelingsbrev.
2 Bygg
By- og stedsutvikling v/Eiendom eller Prosjekt byutvikling er ansvarlig for kommunens byggeprosjekter. Unntatt er investeringer i bygning og eiendom foretatt av kommunale foretak, investeringer i parkanlegg (parkvesen), investeringer i kommunaltekniske anlegg (ingeniørvesen) og investeringer i utendørs idrettsanlegg (Kultur og idrett). Eier har ansvaret for at finansiering er i orden og at de nødvendige planer for å styre prosjektet er utarbeidet.
Kommunalsjefområdet Eiendom skal av eget initiativ fremme forslag om investeringer som kan bidra til effektivisering av bygg og eiendom som innsatsfaktor i den primære tjenesteyting. Slike forslag fremmes i samråd med vedkommende bruker/leietaker.
2.1 Overordnet styringsmodell for gjennomføring av investeringer i bygg
Ansvaret for gjennomføringen av investeringer i bygg skal være i overenstemmelse med denne instruks. Benyttet metodikk for gjennomføring skal på best mulig måte understøtte denne instruks, herunder sikre utarbeidelse av underlagsmateriale for beslutninger. Utover dette er det prosjektgjennomfører sitt ansvar å sikre at en god metodikk for styring av investeringsprosjekter foreligger og benyttes av involverte aktører.
Figur 2: Overordnet styringsmodell for investeringsprosjekter
By- og stedsutvikling v/ Prosjekt byutvikling eller Eiendom vil under behovsutredningsfasen fungere som rådgiver for direktørområdet der utarbeidelse av Behovsutredning står sentralt. Vedlegg 1A Mal for Behovsutredning – bygg skal benyttes i forbindelse med bygningsmessige behov, og fremlegges for bevilgninger til investering.
Når grunnlaget for behovsutredningen foreligger skal By- og stedsutvikling v/ Prosjekt byutvikling legge frem et forslag til løsning som enten er ekstern leie eller nybygg/ ombygging.
Behovsutredningen inngår i beslutningsunderlaget for beslutning 1, 2 og 3. Relatert til byggeprosjekter er det viktig å understreke at alternativs vurderinger skal gjøres i behovsutredningen. Frem til og med beslutningspunkt 3 fungerer By- og stedsutvikling v/ Prosjekt byutvikling eller Eiendom som rådgiver for det aktuelle kommunalområdet. Etter beslutningspunkt 3 overtar de ansvaret for selve prosjektgjennomføringen. Dette omfatter blant annet ansvar for å ivareta samarbeidet med fremtidig bruker av lokalet.
Beslutningspkt. 3 Bevilge ressurser til Skisse- / forprosjekt, samt foreta en avsetning for hele prosjektet.
Prosjektgjennomfører overtar ansvaret for gjennomføringen av prosjektet fra direktørområdet. Anskaffelse av arkitekt og rådgivere kan igangsettes, samt prosjekteringsfasen. Det utarbeides et styringsdokument (se Mal Styringsdokument).
Det er viktig at brukermedvirkningsprosesser etableres. Brukerrepresentantens mandat er å sikre at investeringen løser det behovet som bevilgningen er gitt for og at de nasjonale og kommunale målsettinger ivaretas.
Prosjektene skal gjennomføres i henhold til Kristiansand kommunes til enhver tid gjeldende kvalitetssystem og beskrevne prosess for prosjektgjennomføring. Det skal gjennomføres årskostnadsanalyser - LCC, prosjektgranskning, risikoanalyser (i forbindelse med kostnad og fremdrift) og dokumentert valg av kontrakts strategi og entrepriseform.
Beslutningspkt. 4 Beslutning om videreføring og endelig prosjektramme.
Såfremt prosjektet oppfyller de forutsatte behov og kan gjennomføres innenfor vedtatte prosjektrammer videreføres prosjektet. Ved behov for endrede prosjektrammer og tilleggsbevilgninger, oversendes saken til Kommunedirektøren som fremmer dette ovenfor Bystyret.
Investeringsprosjekter med endelig prosjektramme skal gjennomføres i henhold til kommunens gjeldende kvalitetssystem.
Beslutningspkt. 5 Godkjenning av hoved leveranse
Formålet med beslutningspunkt 5 er å kontrollere at prosjektet er levert innenfor fastsatt kvalitet, fremdrift og økonomiske rammer.
Det er eier som har det tekniske, fremdriftsmessige og økonomiske ansvaret for gjennomføringen av et byggeprosjekt (gjelder også garantiprosjekt jf.1.5 Krav til administrative leveranser). Under- / overskridelser på prosjektet tilbakeføres/ belastes kapitalfondet.
Se pkt. 1.5 Krav til administrative leveranser for utarbeidelse av sluttregnskap.
2.2 Midlertidige løsninger
Midlertidige løsninger medtas i investering. Vi viser her til utdrag fra Regnskapsstandard KRS nr. 2 «Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter». Her fremkommer det i:
Pkt. 3.1.3
«Anskaffelseskost ved tilvirkning (produksjon og bygging av driftsmidler til eget bruk) omfatter samtlige tilvirkningsutgifter som kan henføres til anskaffelsen. Med tilvirkningsutgifter forstås direkte, indirekte, variable og faste utgifter, f.eks. lønnsutgifter til arbeidsstokk, byggeledelse, prosjektmedarbeidere, materialer, o.l.), som er påløpt frem til ferdigstillelsestidspunktet. Administrative støttefunksjoner omfattes også dersom det er direkte sammenheng mellom utgiftene til disse støttefunksjonene og anskaffelsen.»
og pkt. 3.1.5:
«Utgifter til klargjøring for investering, vil være en del av anskaffelseskost for påkostningen. Utgifter i byggeperioden som er knyttet til å produsere tjenesten anleggsmidlet skal anvendes til, er driftsutgifter.»
I veiledningen til standarden er det gitt følgende:
«Eksempler på omkostninger som inngår i anskaffelseskost kan være:
• Direkte henførbare utgifter til å bringe eiendelen til stedet og sette den i den stand som er nødvendig for at den skal kunne virke slik den var tiltenkt, herunder
o utgifter til opparbeiding av tomt
o riving av eksisterende bygg
o bygging av avlastingsvei
o innledende leverings- og håndteringsutgifter
o installasjons- og monteringsutgifter o utgifter til funksjonstesting
o Utgifter som påløper i forbindelse med klargjøring for en investering, vil være en del av anskaffelseskost. Dette vil for eksempel kunne gjelde påkrevd flytting av pasienter, utstyr mv. i forbindelse med ombygging eller rehabilitering av sykehjem/skole for i det hele tatt å kunne gjennomføre ombyggingen eller rehabiliteringen eller gjennomføre prosjektet mer effektivt. Det kan også være bygging av avlastningsvei for å kunne gjennomføre prosjektet trafikksikkert eller hensiktsmessig for anleggstrafikk m.v.»
3 Kjøp og salg av eiendom
3.1 Definisjon
Med unntak av kommunale foretak er det kommunalsjefområdet Klima – og arealutvikling som forestår kjøp og salg av eiendom på vegne av Kristiansand kommune. De ulike behov meldes fortløpende til kommunalsjefområdet.
3.2 Utvikling av eiendommer
Kommunalsjefområdet Klima – og arealutvikling skal på selvstendig grunnlag, innenfor fastlagte budsjettrammer, ta initiativ til -og fremme tiltak for å øke verdien/ avkastningen på den eiendomskapitalen kommunen besitter gjennom utvikling og salg. Tiltak som bidrar til realisering av kommunens byplaner skal prioriteres.
Investeringsramme for denne type utvikling (utbyggingsområdene) fremgår av vedtatt handlingsprogram, og blir oppfylt gjennom utarbeidelse av kommunens utbyggingsprogram med tilhørende budsjetter for de respektive utbyggingsområder. Belastning på utbyggingsprosjekter skal klart fremgå.
Utviklingskostnaden skal dekkes inn gjennom salgsinntekten (selvfinansierende).
3.3 Strategiske eiendomskjøp
Kommunalsjefområdet Klima – og arealutvikling skal på selvstendig grunnlag innenfor fastlagte budsjettrammer foreta strategiske eiendomskjøp for å sikre Kristiansand kommune gode rammevilkår for realisering av fremtidig utbyggingspolitikk.
Større kjøp skal ha egne prosjektnummer slik at aktivering er identifiserbar ved eventuell senere avhending.
Rammen for strategiske eiendomskjøp vedtas i de løpende handlings – og økonomiplanene.
3.4 Salg av eiendom.
Kommunalsjefområdet Klima – og arealutvikling skal på selvstendig grunnlag legge frem forslag for salg av eiendommer basert på eiendomsfaglige vurderinger.
Rammer for salg av eiendommer fastsettes ved godkjenning av de løpende handlingsprogrammene for virksomheten.
3.5 Fullmakter
Beløpsgrensen for kjøp og salg fastsettes i reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker.
4 Kommunaltekniske anlegg
4.1 Definisjon
Kommunalsjefområdet Ingeniør står som eier av spesialanlegg for kommunaltekniske anlegg innen vei, vann og avløp.
Med kommunaltekniske anlegg menes samfunnsmessige investeringer i infrastruktur innen samferdsel- og forsyningssektoren.
4.2 Investering
Investeringer i kommunaltekniske anlegg må begrunnes i allmennyttige forhold. Års kostnader skal beregnes og eventuell ekstern finansiering skal vises. Investeringer innenfor vannforsyning og avløp (VA-anlegg) skal ledsages av en analyse av de langsiktige gebyrmessige konsekvensene.
Ved salg av gebyrfinansierte anleggsmidler fra VA-tjenestene skal gjeldende statlige retningslinjer for disponering av salgssummen følges.
4.3 Avtaler om overføring av justeringsrett
Kommunen overtar vederlagsfritt felles infrastrukturanlegg i forbindelse med utbygging av boligområder. Dette gjelder vei, vann, avløp, lekeplasser mv. Momsreglene gir mulighet for at private utbyggere av boligområder kan inngå avtale med kommunen om overføring av justeringsrett for den merverdiavgiften som utbygger ikke har fradragsrett på ved utbyggingen. Kommunen har egne maler for denne type arbeider. Kommunen kan overta merverdiavgiften og ta 1/10 med på momsoppgaven på 6. termin hvert år i 10 år. Det forutsettes at det er inngått utbyggingsavtale mellom utbygger og kommunen og at prosjektet er prioritert i boligprogrammet. Avtalene og dokumentasjonen sjekkes og må godkjennes av kommunerevisjonen før utbetaling kan finne sted. Utbygger skal hvert år få utbetalt en avtalt prosentsats av momsbeløpet.
Budsjettet justeres i regnskapsåret administrativt av regnskap for å unngå utilsiktede budsjettavvik, da det er bystyrets vedtatte regler for ordningen (BY 45/14) som er førende for hva som skal posteres.
5 Park - og idrettsanlegg
5.1 Definisjon
Med park – og idrettsanlegg menes arealer og utendørsanlegg for idrett, friluftsliv og rekreasjon.
5.2 Investering
Investeringer i parker og friområder må begrunnes i allmennyttige forhold.
5.3 Utomhus investeringer som del av byggeprosjekt
Byggeier har ansvar for alt av utvendig vedlikehold av rørsystemer (herunder kummer og sluker), gjerder, belegning og dekker på veier og gårdsplasser.
Drift av øvrige utomhusarbeider ligger under kommunalsjefområdet Parkvesenet.
6 Inventar, biler, maskiner og utstyr
6.1 Definisjon
Inventar og utstyr er løst utstyr som ikke inngår (er festet) i bygningsmassen, samt biler og maskiner som er nødvendig for drift av virksomheten.
6.2 Retningslinjer
• Inventar og utstyr (løst utstyr) anskaffes i sin helhet av direktørområdene.
• Biler og maskiner anskaffes av ingeniørvesenet på vegne av brukerne og deres innmeldte behov.
• Spesialinnredning og bygginstallasjoner installert for eller av bruker. Utstyret inkluderes vanligvis i et byggeprosjekt, men virksomhetsansvarlig har ansvar for drift, service, vedlikehold og fornyelse.
6.3 Inventar og utstyr som del av byggeprosjekt
I byggeprosjekter skal kostnadene til bygginstallasjoner og inventar/ utstyr inngå i prosjektets godkjente investeringsramme. Ved behovsutredningen brukes en avsetning på 10% av huskostnad inntil endelig kalkyle ved forprosjekt/ skisseprosjekt foreligger.
Ansvar direktørområde:
• Utarbeider en fullstendig oversikt over inventar og utstyr.
Ansvar Byggherre:
• Avklare endelig inventarbudsjett ved bruk av rammeavtale eller ved egen konkurranse. Det er byggherres ansvar å gjennomføre konkurranse.
• Rammen for inventar og utstyr overføres deretter til kommunalområdet/ virksomhetsansvarlig for videre oppfølging.
Fremleggelse av sluttregnskap skal gjøres samlet pr. prosjekt (byggeprosjekt og inventar/utstyr) og koordineres mellom berørte direktørområde(r) og byggherre. Virksomhetsansvarlig i direktørområdet er ansvarlig for tilhørende «prosadel» til sluttregnskap samt eventuelle regnskapsmessige avvik. Byggherre er ansvarlig for avslutning av byggeprosjekter og koordinerer dette arbeidet..
7 Sentrale begreper
|
Begrep |
Forklaring |
|
Alternativsvurderinger |
Evaluering av ulike løsningsalternativer for prosjektet inkludert valg av anbefalt alternativ. |
|
|
|
|
Eier av investering i bygg |
Den enhet i kommunen som har det bygningsmessige drifts - og forvaltningsansvaret for investeringen er eier av investeringen (i praksis kommunalsjefområdet Eiendom eller Prosjekt byutvikling). Unntak er bygg tilhørende kommunale foretak, investeringer i parkanlegg (Parkvesenet), investeringer i kommunaltekniske anlegg (Ingeniørvesenet) og investeringer i utendørs idrettsanlegg (Kultur og idrett). |
|
|
|
|
Eier av øvrige investeringer |
Det kommunalområdet i kommunen som har drifts - og forvaltningsansvaret for investeringen er eier av investeringen. |
|
|
|
|
Entrepriseform |
Varianter av entrepriser som beskriver byggherrens ansvarsforhold, spesielt når det kommer til prosjektering og koordinering. |
|
|
|
|
Infrastruktur |
Infrastruktur er samlebegrepet for alle investeringer (anlegg) utenfor en definert tomt/ grense, som er nødvendige for at hovedformålet med prosjektet skal kunne oppnås. Som eksempler nevnes: utbedring av adkomstvei, gang/ sykkelvei, vannforsyning, omlegging av høyspentkabler, støyskjerming (mot riksvei). |
|
|
|
|
Kontraktsstrategi |
Retningslinjer for hvordan arbeidsomfanget skal inndeles i kontrakter, hva kontraktene skal inneholde, hvilke kontraktstyper som skal brukes, hvordan kontraktene skal inngås og hvordan de skal administreres. |
|
|
|
|
Prosjekt |
Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og et avgrenset omfang, som skal gjennomføres innenfor en tids - og kostnadsramme. |
|
|
|
|
Prosjektgranskning |
Uavhengig gjennomgang av prosjekteringsunderlaget i et byggeprosjekt. |
|
|
|
|
Risikoanalyse |
Gjennomgang av usikkerheter og risikofaktorer som kan være aktuelle i det enkelte byggeprosjekt. |
|
|
|
|
Utomhusanlegg |
Utomhusanlegg er et samlebegrep for alt som er utenfor bygget, men innenfor en definert tomt, herunder: grøntanlegg, lekeutstyr, aktivitetsområder for idrett og rekreasjon, veier, plasser, parkering. |
|
|
|
|
Virksomhetsansvarlig |
Enhver fysisk eller juridisk person som i arbeidsgivers sted leder en virksomhet og har tilsatt arbeidstaker for å utføre arbeid i sin tjeneste. |
|
|
|
|
Årskostnadsanalyse - LCC |
Sammenstilling av kapitalkostnader og årlige forvaltning, drifts, vedlikeholds - og utviklingskostnader (FDVU) på felles form som til sammen danner de totale årlige kostnadene for bygningen. |
|
|
Det beregnes LCC ved behovsutredningen, ved ferdig bygg og etter 2 års drift. |
8 Maler og vedlegg
8.1 Mal oppstartsdokument
Ved oppstart av behovsutredningsfasen skal bestillersektor utarbeider en kortfattet presentasjon av prosjekt/behov. Startdokumentet skal inneholde en beskrivelse av relevant bakgrunnsdata, brukers krav, samt prosjektmål (ref. Kristiansand Eiendoms prosjektrutiner)
|
Bestillersektor |
|
|
Sektors prosjektansvarlig (navn) |
|
|
Sektors behov; |
|
|
Kort beskrivelse av behov
|
|
|
Kort beskrivelse av grunnlaget for sektors behov Eks; - pålegg fra sentrale myndigheter - kommunale vedtak - prognoser - spesielle rammebetingelser - evt. konsekvenser |
|
|
Brukers krav til prosjektet Eks; - lokalisering - spesielle kvaliteter/funksjoner |
|
|
Ferdigstillelse |
|
|
Samarbeid/sambruk med andre sektorer/ enheter |
|
8.2 Mal behovsutredning for bygg
|
|
|
|
SEKTOR: |
|
|
INVESTERINGSPROSJEKT: |
|
|
PROSJEKTNUMMER: |
|
A. BEHOVSANALYSE / STATISTISK MATERIALE:
|
|
B. FUNKSJONSBESKRIVELSE/ROMPROGRAM:
Arealer settes opp i henhold til «Veiledning for arealberegning i forbindelse med romprogrammering”, jfr. vedlegg.
|
Funksjonsbeskrivelse: |
Netto arealbehov: |
Brutto arealbehov: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Behov for ekstern ekspertise: |
|
|
Økonomi: |
|
C. FORSLAG TIL LOKALISERING/TOMT:
|
|
8.3 Mal for behovsutredning
SEKTOR:
INVESTERINGSPROSJEKT:
PROSJEKTNUMMER:
A. BEHOVSANALYSE/ STATISTISK MATERIALE:
|
|
B. KOSTNADSRAMME:
(Alle tall i hele 1000 kr.)
|
HOVEDPOSTER: |
KOSTNADSOVERSLAG: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prosjektkostnad: |
|
FORUTSETNINGER:
Prisnivå: __.__.__
Investeringsstart: __.__.__
Ferdigstillelse: __.__.__
C. PERIODISERT BEVILGNINGSBEHOV:
(Alle tall i hele 1000 kr.) NB! Løpende priser.
|
PERIODISERT BEVILGNINGSBEHOV: Prosjekt nr.: ................................. Prosjektnavn: ........................................... Sektor: ................................... |
|||||
|
Kontostreng: |
Behov 20xx: |
Behov 20xx: |
Behov 20xx: |
Behov 20xx: |
Samlet behov: |
|
|
|
|
|
|
|
D. DRIFTSMESSIGE KONSEKVENSER:
(Alle tall i hele 1000 kr.) NB! Faste priser.
|
DRIFT Prosjekt nr.: ....................... Prosjektnavn: ...................................……....... Sektor: ................................... |
||||||
|
Prosjekt kontostreng: |
Drift med-tatt i godkj. budsjett: |
Økte utgifter i handlingsprogramperioden: |
Driftskons. Etterfølgende år: |
|||
|
|
20xx |
20xx |
20xx |
20xx |
20xx |
20xx |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
E. EVENTUELLE ANDRE RAMMEBETINGELSER:
(Alle tall i hele 1000 kr.)
|
(Vurdering av alternative løsningsforslag)
|
F. UNDERSKRIFTER:
Kristiansand, den __.__.____
____________________
Direktør
____________________
Prosjektansvarlig i sektor
8.4 Mal for styringsdokument
|
|
|
Dato / Signatur |
|
Utarbeidet av: (dokumentansvarlig) |
Prosjekteier, Kristiansand Eiendom (KE)
|
|
|
Utarbeidet av: |
Prosjektleder, KE - |
|
|
Utarbeidet av: |
Sektor-/Brukeransvarlig - |
|
|
Godkjent av: |
Eiendomssjef , KE
|
|
* kommentarer til endring av siste revisjon
|
Eks. - endring i forutsetninger eller andre styringsparametre - bytte av dokumentansvarlige
|
|
1. Prosjektopplysninger |
||
|
Prosjektnr |
Prosjektnavn: |
|
|
|
|
|
|
Oppdragsgiver/Sektor: |
||
|
|
||
|
Prosjekteier (navn): |
Prosjektleder (navn): |
Brukeransvarlig (navn): |
|
|
|
|
|
2. Historikk, bakgrunn og hensikt |
|
|
Historikk / dagens situasjon
|
|
|
Behovsutredning
|
|
|
Evt. andre utredninger * lokaliseringsvedtak * alternativsvurderinger * tilstandsvurderinger
|
|
|
Planstatus
|
|
|
3. Rammebetingelser og krav |
|
|
Politiske krav
|
|
|
Eierkrav
|
|
|
Brukerkrav
|
|
|
Prosjektforhold * tomteforhold / adkomst * eiendomsforhold
|
|
|
4. Prosjektbeskrivelse |
|
|
Konseptvurdering
|
|
|
Arkitektoniske grep (estetikk)
|
|
|
Omfang (ref BU)
|
|
|
Avgrensninger / Grensesnitt * grense rehab / eksist.bygg * infrastrukturbehov (utenfor tomt) * evt midlertidige løsninger * brukerrelaterte kostnader (flytting, husleie, etc.) |
|
|
5. Styringsmål |
|
|||
|
Budsjett: (ref: vedlegg A ) |
Kostnadsramme: (oppstart) |
|
|
|
|
Tidsramme: (ref: vedlegg B) |
Byggestart: |
|
Ferdigstillelse: |
|
|
Miljø: * beskrives * referanseprosjekt
|
|
|||
|
Kvalitet: * beskrives * referanseprosjekt
|
|
|||
|
HMS:
|
|
|||
|
6. Prosjektorganisasjon |
||
|
Prosjektgruppe : (ref: Vedlegg C) |
|
|
|
Bruker / brukergruppe:
|
|
|
|
7. Kontraktstrategi |
|
|
Evt. krav fra bestiller: * Entrepriseform * Entrepriseinndeling * Markedsmessige forhold * Intern kapasitet / kompetanse
|
|
|
8. Rapportering |
|
|
Krav til rapportering: (evt. krav utover standard) |
|
|
9. Avstemming / Prosjektgranskning |
|||
|
|
8.4.1.1.1 Prosjekt |
Eier |
Bruker |
|
Skisseprosjekt |
|
|
|
|
Forprosjekt |
|
|
|
|
Detaljprosjekt / Anbudsdok |
|
|
|
|
Budsjettkontroll etter Kontrahering |
|
|
|
|
10. Andre viktige opplysninger |
|
Beskrives: |
|
|
|
11. Vedlegg |
|||
|
Vedlegg |
Beskrivelse |
Dokumentnavn/-ID |
Dato |
|
A |
Behovsutredning med budsjett |
|
|
|
B |
Fremdriftsplan |
|
|
|
|
|
|
|
8.5 Mal for prosjektregnskap for byggeprosjekter
8.6 Mal for sluttregnskap for investeringer
8.7 Dokumentasjon for prosjekter i Public 360
Ved større prosjekter opprettes 10 saker pr prosjekt i sak/arkivsystemet. Eier er ansvarlig for opprettelse av sakene i samarbeid med Dokumentsenteret. De enkelte saksdokumentene vil i hovedsak importeres til sakene i prosjektet av ulike saksbehandlere. Eier er ansvarlig for fortløpende kvalitetssikring av at dokumentene ut fra innhold registreres i korrekt sak – se oversikten.
I tillegg til sikring av opplysninger om prosjektene, så skal registreringen sørge for åpenhet og innsyn via publisering i offentlig journal. Titler på dokumenter skal være dekkende for dokumentets innhold, dato skal være korrekt og avsender/mottaker skal registreres med firmanavn når det er korrespondanse med næringslivet.
Saksdokumenter med taushetspliktige opplysninger skal unntas fra offentlighet i sak/arkivsystemet. Dokumenter med opplysninger som kan unntas kan registreres som unntatt fra offentlighet i systemet, men meroffentlighet skal alltid vurderes dersom det kommer innsynsforespørsler.
Ved avslutning av prosjektet skal eier avslutte sakene i sak/arkivsystemet. Oversikten kan brukes i forhold til alle typer investeringsprosjekter selv om eksempler på dokumenttyper er tatt fra teknisk sektor.
|
Dokumentasjonskrav for prosjekter i Public 360 |
||||
|
Nr |
Kategori |
Dokument type/beskrivelser |
Kun Share Point |
|
|
0 |
Overordnet |
Organisasjonsplaner, prosjektorganisasjon |
|
|
|
Prosjektadministrative rutiner |
|
|||
|
Adresselister |
x |
|||
|
Kommunale politiske organer |
|
|||
|
Statlige organer |
|
|||
|
Behovsutredninger |
|
|||
|
Styringsdokumenter |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
1 |
Korrespondanse |
Kommunale organer - administrativt |
|
|
|
Andre offentlige organer |
|
|||
|
Byggherre/styre og brukere |
|
|||
|
Prosjektadministrasjon |
|
|||
|
Prosjekterende |
|
|||
|
Entreprenører |
|
|||
|
Leverandører |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
2 |
Møter |
Kommunale organer - administrativt |
|
|
|
Andre offentlige organer |
|
|||
|
Byggherre/styre og brukere |
|
|||
|
Prosjektmøter |
|
|||
|
Prosjekteringsmøter |
|
|||
|
Byggemøter |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
3 |
Prosjektdokumenter |
Tegningslister ,Distribusjonslister |
X |
|
|
Tomt, Reguleringsplan, Infrastruktur |
x |
|||
|
Prosjektunderlag, Romprogram, Tilstandsrapport |
|
|||
|
Skisseprosjekt, Forprosjekt, Detaljprosjekt, |
|
|||
|
Revisjoner |
|
|||
|
FDV-dokumentasjon |
|
|||
|
Driftsavtaler, brukeravtaler |
|
|||
|
Tegninger (lagres i tillegg i tegningsarkiv) |
|
|||
|
Anbudsbeskrivelser |
|
|||
|
PropMan skjema |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
4 |
Offentlige godkjenninger |
Forhåndskonferanse. Rammetillatelse |
||
|
Arbeidstilsynet, Mattilsynet m.m |
|
|||
|
Igangsettingstillatelse |
|
|||
|
Ferdigattest |
|
|||
|
|
|
|||
|
Andre offentlige organer |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
5 |
Økonomi |
Budsjett, Kalkyle |
|
|
|
Årskostnader, LCC |
|
|||
|
Endringer/Tilleggsarbeider/Avviksmeldinger |
|
|||
|
Prosjektregnskap ISY |
X |
|||
|
Tilskudd og refusjoner |
|
|||
|
Sluttregnskap inklusiv inventar |
|
|||
|
Reklamasjoner |
||||
|
Garantiavsetning |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
6 |
Tid og ressurser |
Fremdriftsplaner - prosjektering, Dokumentplaner og utførelse |
|
|
|
Framdriftsrapporter |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
7 |
Anskaffelsen (kontrahering) – fra Mercell |
Anbud og kontrakter - prosjektering |
|
|
|
Anbud og kontrakter - utførelse |
|
|||
|
Anbud og kontrakter - leveranser |
|
|||
|
Konkurransegrunnlag / utlysing Doffin |
|
|||
|
Tilbud |
|
|||
|
Anskaffelsesprotokoll |
|
|||
|
Meddelelse om tildeling |
|
|||
|
Oversikt over tilbydere |
|
|||
|
Skatter, forsikringer, garantier |
|
|||
|
Overtagelser bygg |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
8 |
HMS |
HMS Organisering |
|
|
|
HMS-Plan |
|
|||
|
Saneringsplaner |
|
|||
|
HMS- Rapporter |
|
|||
|
HMS – avvik |
|
|||
|
Vernerunde |
|
|||
|
|
|
|||
|
9 |
Kvalitetssikring |
Kontrollplaner, sjekklister |
x |
|
|
Prosjektering - egenkontroll, fagkontroll, tverrfaglig kontroll |
|
|||
|
Prosjektering, korrigerende tiltak |
|
|||
|
Prosjektgranskning |
|
|||
|
Utførelse – egenkontroll |
|
|||
|
Utførelse - uavhengig kontroll |
|
|||
|
Kvalitetsrevisjoner |
|
|||
|
Evaluering entreprenøroppdrag, rådgiver og arkitekt |
||||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
8.8 Eksempel på fremdriftsplan
Microsoft Project
8.9 Sjekkliste for behovsutredning for bygg
• Sjekklisten er utarbeidet for å kvalitetssikre at viktige forhold rundt behovet er medtatt, og at kalkylen skal være så fullstendig som mulig. Kalkylen skal utarbeides på grunnlag av meldt behov, og vil også være grunnlag for usikkerhetsavsetninger.
• Spesielle interesser, ønsker og kvaliteter utover meldt behov (eks. forvaltning/drift), må noteres i egen rad nederst. Kostnadene til dette skal spesifiseres og synliggjøres utenfor hovedkalkyle i behovsutredningen.
Dersom punkt ikke er avklart, skal dette kommenteres i anmerkninger
|
Aktivitet/sjekkpunkt |
Ikke relevant |
Avklart |
Ansvar |
Anmerkninger / avvik / spesielle forhold |
|
Geotekniske utfordringer/ grunnforhold |
☐ |
☐ |
|
|
|
Uteareal og landskapsutforming |
☐ |
☐ |
|
|
|
Infrastruktur vann, avløp overvann |
☐ |
☐ |
|
|
|
Sanitær og vanninstallasjoner |
☐ |
☐ |
|
|
|
Varmeinstallasjoner |
☐ |
☐ |
|
|
|
Kuldeinstallasjoner |
☐ |
☐ |
|
|
|
Ventilasjon og klimainstallasjoner (fjernvarme) |
☐ |
☐ |
|
|
|
Belysning |
☐ |
☐ |
|
|
|
El-anlegg |
☐ |
☐ |
|
|
|
Infrastruktur tele, tv og internett |
☐ |
☐ |
|
|
|
Akustikk og lydforhold |
☐ |
☐ |
|
|
|
Historisk status – (sektor/ forvalter) |
☐ |
☐ |
|
|
|
Midlertidige løsninger |
☐ |
☐ |
|
|
|
Alternative løsninger |
☐ |
☐ |
|
|
|
Økt effektivisering for sektor |
☐ |
☐ |
|
|
|
Konstruksjon og bygningsfysikk |
☐ |
☐ |
|
|
|
Brannkonsept |
☐ |
☐ |
|
|
|
Universell utforming |
☐ |
☐ |
|
|
|
Miljøsaneringsrapport eksisterende bygg |
☐ |
☐ |
|
|
|
Kommunens miljøprofil |
☐ |
☐ |
|
|
|
Energieffektivitet |
☐ |
☐ |
|
|
|
Fremdriftsplan |
☐ |
☐ |
|
|
|
Status regulering |
☐ |
☐ |
|
|
|
Heftelser |
☐ |
☐ |
|
|
|
LCC analyse |
☐ |
☐ |
|
|
|
CO2 analyse |
☐ |
☐ |
|
|
|
Usikkerhetsanalyse |
☐ |
☐ |
|
|
|
Kalkyle gjennomgått av to personer |
☐ |
☐ |
|
|
|
Spesielle interesser, ønsker og kvaliteter utover meldt behov |
☐ |
☐ |
|
|
|
|
Dato |
|
Sign. |
|
Signatur kollegakontroll Kalkyle, LCC, usikkerhet: |
|
|
|
|
Signatur Prosjektleder: |
|
|
|
|
|
|
|
|
[1] Inkludert kompensasjonsberettiget mva.