Avdeling Miljørettet helsevern i Samfunnsmedisinsk enhet, Helse og mestring
Miljørettet helsevern er godkjennings- og tilsynsmyndighet overfor skoler etter forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger. Etter § 19 i forskriften skal kommunen føre tilsyn med at virksomhetene oppfyller kravene i forskriften, og i Kristiansand kommune er denne jobben tillagt Miljørettet helsevern.
Ved godkjenning av nye skoler samt rehabiliteringer, tilbygg/tilleggsarealer eller midlertidige lokaler vil godkjenningsprosessen gjennomføres i to trinn:
Trinn 1- søknad om vurdering av planer for virksomheten
I trinn 1-søknaden skal planer for lokaler og uteområder til skole sendes inn til Miljørettet helsevern. Søknaden skal inneholde dokumentasjon på hvordan virksomheten skal etableres og bygges i samsvar med forskriften. Denne fylles ut av tiltakshaver, ved prosjektansvarlig, gjerne i samråd med virksomhetsleder. Søknaden sendes til Miljørettet helsevern så tidlig som praktisk mulig, senest samtidig med innsending av rammesøknad i byggesaken. Miljørettet helsevern vil gi en tilbakemelding på søknaden, og gir eventuelt veiledning på forhold som må endres for at godkjenning kan gis før oppstart.
Trinn 2 - søknad om godkjenning av virksomheten
I trinn 2-søknaden skal det beskrives hvordan virksomheten skal drives i samsvar med forskriften. Skjemaet fylles ut av rektor og sendes til Miljørettet helsevern før oppstart. På bakgrunn av denne og en befaring vil Miljørettet helsevern kunne gi en godkjenning.
Forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger anses som elevenes «arbeidsmiljølov» sammen med opplæringsloven. Miljørettet helsevern er "verneombud" for elevene i skolen og utfører saksbehandling i enkeltsaker på bakgrunn av ulike bekymringsmeldinger eller henvendelser i tillegg til planlagte tilsyn og godkjenningsprosesser. Miljørettet helsevern bistår også skolene som diskusjonspartner og rådgiver.
Miljørettet helsevern/kommuneoverlegen får innkalling til tverretatlige samarbeidsgrupper der alle reguleringsplaner diskuteres. Vi er spesielt oppmerksomme på saker der tomter til barnehage eller skole planlegges.
Miljørettet helsevern skal prioritere sin tilsynsvirksomhet etter en vurdering av helserisiko. Se vurderinger for hver skole i tilsynsregisteret for skoler. Prioritering av hvilke skoler vi skal føre tilsyn med gjøres ut fra en individuell risikovurdering av skolene basert på våre erfaringer fra tilsyn, bygningsmessig kvalitet, informasjon eller bekymringsmeldinger fra Oppvekst eller andre, eller avviksmeldinger vi har blitt kjent med. I tillegg mottar vi innspill til prioritering av tilsyn fra Eiendom og Oppvekst på årlig møte om kommunale skole- og barnehagebygg. Én gang i halvåret skal Miljørettet helsevern og kommuneoverlegen gå gjennom risikovurderingene for de enkelte skolene og på bakgrunn av dette lage en plan for tilsyn for neste halvår.
Forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger
Forskrift om miljørettet helsevern (noen skoletyper som folkehøyskoler, leirskoler bibelskoler vgs. uten statsstøtte har meldeplikt (§ 14) men skal ikke godkjennes)
Veileder til forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger
For andre relevante rapporter, veiledere, rundskriv etc. se oversikt i: Overordnet dokument for kvalitets- og internkontrollsystem
Annet tilstøtende lovverk:
Opplæringsloven § 9a
Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr
Forskrift om tekniske krav til byggverk (byggteknisk forskrift)
Oversikt over alle skoler, godkjenningsstatus og risikovurderinger: Tilsynsregister skoler MHV
Tilsynsplan Miljørettet helsevern
Dokument for tilsynsgjennomføring
Søknadsskjemaer ved godkjenning av skoler (trinn 1 og 2): www.kristiansand.kommune.no/godkjenning
Maler for bruk ved tilsyn ved skoler (Sharepoint).
Vår nettside med informasjon til foreldre og skoleledere: Kristiansand kommune - Helse og miljø i barnehager og skoler
Dokument med oversikt over gode eksempler på tidligere rapporter og brev
Dokument for avklaringer, gode formuleringer og forvaltningspraksis i tilsynsrollen overfor skoler og barnehager (Arbeidsdokument sharepoint).
På nettsiden "Helse og miljø i barnehager og skoler" har vi informasjon om hvordan foreldre eller andre kan gå fram dersom de ønsker å klage på barnas eller elevenes fysiske miljø (§ 20). Dersom elever eller foreldre mener at forskriftens krav ikke oppfylles, skal de henvende seg til skolen. Har ikke skolen fulgt opp henvendelsen innen rimelig tid, kan eleven eller foreldrene henvende seg til Miljørettet helsevern som tilsynsmyndighet. Miljørettet helsevern skal vurdere å følge opp forholdet ved tilsyn. Henvendelser skal normalt lagres i P-360 og det må vurderes om dokumentet skal unntas offentligheten. En kortversjon av innholdet legges inn på den enkelte skole i tilsynsregisteret.
Ved henvendelser direkte fra skoler, FAU eller liknende blir forholdet saksbehandlet etter våre vanlige saksbehandlingsrutiner og arkivert i kommunens arkivsystem. Alle skolene, både private, kommunale og fylkeskommunale, har en sak i P-360 med tittel etter denne malen: NAVN skole - tilsyn, godkjenning m.m. - Miljørettet helsevern.
På nettsiden er det også informasjon om at barnehager og skoler på eget initiativ skal gi melding til Miljørettet helsevern (tilsynsmyndigheten) dersom det oppstår forhold som kan ha negativ innvirkning på barnas eller elevenes helse (§ 17 om informasjonsplikt). Vi oppfordrer virksomhetene til å lenke til denne siden fra sine nettsider. Det er lagd en løsning slik at ledere i kommunale skoler kan sende kopi av avviksmeldinger til Miljørettet helsevern ved fysiske forhold som kan påvirke barnas helse negativt. Dersom vi mottar kopi av en melding, blir denne tatt opp som tema på vårt ukentlige avdelingsmøte (ligger som eget punkt i møtemalen) for å vurdere en eventuell videre oppfølging.
Ved alvorlige mangler eller hendelser ved kommunale skoler, blir Miljørettet helsevern normalt kontaktet av byggeier (Eiendom) eller Oppvekst. Mye relevant informasjon om de kommunale skolene blir gitt i det årlige samhandlingsmøtet for Oppvekst, Eiendom og Miljørettet helsevern i begynnelsen av året. Det er også etablert ei samarbeidsgruppe for inneklimasaker i kommunale skole- og barnehagebygg, der Bedriftshelsetjenesten, Eiendom og Miljørettet helsevern deltar.
Under tilsynsbesøk informerer vi skolene om at én av hensiktene med tilsynene er å bli bedre kjent med virksomheten og senke terskelen for å ta kontakt dersom de har spørsmål eller bekymringer. I tilsynsrollen ligger også at vi skal veilede virksomhetene i oppfølgingen av lovverket. Miljørettet helsevern har som intensjon å delta årlig på møter for skoleledere, både for private og kommunale virksomheter. Vi har også fra høsten 2023 etablert et årlig møtepunkt med fylkeskommunen som skoleeier. Dette er viktige fora for å ta opp spesifikke tema og for å være i dialog med virksomhetene vi har tilsyn med.
Ved et tilsyn basert på en bekymringsmelding har vi laget en egen mal for varsel om tilsyn, der vi tilpasser tilsynet til den aktuelle saken. Det innebærer at vi f.eks. vurderer kortere frister, om tilsynet skal være uanmeldt, hvem som bør være med på tilsynet og om det bør være enkeltvise eller gruppevise samtaler/intervjuer.
Tilsyn kan gjennomføres som avgrensede tematilsyn eller mer omfattende tilsyn etter hele forskriften. Metoden kan være rene dokumenttilsyn eller med samtaler og/eller befaring.
Før tilsynet:
Hvilke objekter vi skal ha tilsyn med vurderes ut fra hvor lenge det er siden forrige tilsyn og risikovurderingen vi har gjort av hver skole. Denne er igjen basert på våre erfaringer fra tilsyn, informasjon eller bekymringsmeldinger fra Oppvekst eller andre, eller avviksmeldinger vi har blitt kjent med. Disse noteres og dateres fortløpende i tilsynsregisteret.
Et tilsyn skal normalt varsles minst seks uker før tilsynsdagen. Intervjuskjema eller egenmeldingsskjema sendes sammen med varselet, slik at skolen gis god tid til å forberede seg. I varselet skal det framgå: lovverk/hjemmel, hensikten med tilsynet, planlagt tilsynstidspunkt, hvem som skal delta, informasjon om gjennomføringen av tilsynet, eventuelle dokumenter vi ønsker tilsendt i forkant, informasjon om oppfølging etter tilsynet og kontaktinformasjon til Miljørettet helsevern. Ved tilsyn ved kommunale skoler settes byggforvalter i Eiendom og kommunalsjef for skoler i kopi. Dokumenter som mottas skal arkiveres i P-360 og vi må vurdere om det er behov for å unnta noen dokumenter offentligheten.
I alle skoletilsyn skal vi sikre oss at elevenes oppfatning av eget skolemiljø kommer fram. Hvordan dette skal gjøres, kan variere ut fra hvordan tilsynet legges opp. På noen tilsyn kan det være aktuelt å ha en samtale med elevrådsrepresentanter alene, alternativt kan de delta på fellesmøte eller vi kan be om at elevrådet fyller ut et spørreskjema i forkant. Et minimum er at vi ber skolens ledelse informere elevrådet eller leder for elevrådet om tilsynet vårt, for å høre om elevene har innspill til tema de ønsker at vi skal ta opp under tilsynet, eller områder av skolen de ønsker at vi skal befare med tanke på elevenes miljø ute eller inne.
Som hovedregel vil vi også be om at rektor orienterer øvrige ansatte og FAU om tilsynet, slik at FAU kan gi innspill til rektor eller Miljørettet helsevern (post.mhv@kristiansand.kommune.no) dersom det er spesielle forhold som de ønsker at vi vurderer under tilsynet.
For kommunale skoler, sender vi ut informasjon om dato til byggforvalter i Eiendom og ber om at tilstandsrapport for bygget fylles ut og sendes oss to uker før tilsynsdagen. Vi videresender dette til skolen før tilsynet. For private og fylkeskommunale skoler sendes skjema for tilstandsrapport til skolen sammen med varselet om tilsyn, og vi ber om at skjema sendes oss i utfylt stand sammen med øvrig dokumentasjon minst én uke før tilsynsdagen.
Vi må sjekke at vi har fått bekreftelse på at tidspunktet for tilsynet passer. Varselet skal sendes til skolen på e-post i tillegg til via P-360.
Framdriften i tilsynsprosessen noteres i dokumentet Tilsynsgjennomføring MHV halvårlig.
Under tilsynet:
To personer fra Miljørettet helsevern deltar på tilsynet.
I starten av tilsynet skal vi presentere oss, fortelle om tilsynsrollen og fortelle om hensikten med tilsynet. Videre skal vi informere om hvordan tilsynet vil forløpe og oppfølging fra vår side i etterkant. Dette inkluderer informasjon om oppfølging av eventuelle avvik.
Et tilsyn inneholder normalt både et felles møte for deltakerne og en befaring.
Vi går gjennom det utfylte tilstandsrapportskjemaet for bygget, for å undersøke om skolen er enige i det som er svart.
Dersom representanter fra Oppvekst eller Eiendom deltar under våre tilsyn, vil det være som informanter og ikke som del av tilsynsteamet.
Vi forsøker å oppsummere funnene våre i avslutningen av tilsynsbesøket. Vi prøver å allerede da beskrive hva vi anser for å være avvik og hva som vil være merknader. Vi må være tydelige på at dette kun er en foreløpig konklusjon.
Etter tilsynet
Rapporten skal normalt sendes innen seks uker etter tilsynet. Vi må vurdere om det er aktuelt å sette Arbeidstilsynet i kopi dersom det er forhold som dreier seg om ansattes arbeidsmiljø. Ved tilsyn på kommunale skoler sendes brevet til Oppvekst ved å bruke kontakten "Kristisansand kommune Oppvekst" på utgående brev i P-360. Brevet skal gå til rektor, og vi skriver "Til rektor" inne i selve brevet under adressefeltet. Byggforvalter i Eiendom og kommunalsjef for skoler settes i kopi. Vi setter normalt ikke andre personer i Oppvekst i kopi, men kan vurdere å sende dokumentet på e-post som PDF til dem det er viktig at mottar brevet. Navnet på skolen skal framgå av tittelen på brevet.
Alle tilsynsrapporter er offentlig tilgjengelige, uavhengig om det er private, kommunale eller fylkeskommunale virksomheter.
Normal sendes det ikke ut en foreløpig tilsynsrapport, men vi har anledning til å sende en foreløpig rapport som virksomheten får to uker til å gi tilbakemelding på. Dette er for å avdekke faktiske feil eller misforståelser. Vi ber om at den foreløpige rapporten også sendes til FAU-leder til gjennomlesing. Dersom virksomheten ikke har noen kommentarer til den foreløpige rapporten, sendes den endelige rapporten ut med samme ordlyd.
I tilsynsrapporten må avvik begrunnes ved henvisning til paragraf og eventuelt riktig ledd i bestemmelsen i forskriften. Vi opplyser alltid om klageadgang i tilsynsrapporten.
I tilsynsrapporten gir vi et varsel om pålegg om retting av eventuelle avvik med en frist for lukking av avviket (se vurdering av frister i eget punkt under). Vi gir virksomheten en frist på 4-6 uker på hvordan virksomheten planlegger å rette opp avviket/ene og på fristen(e) vi har gitt for dette. Vi ber også om en tilbakemelding på oppfølging av merknadene. Fristen for retting av avviket føres opp i dokument for tilsynsgjennomføring.
Når vi får tilbakemeldingen fra virksomheten på tilsynsrapporten, vurderer vi denne og endrer eventuelt fristen for retting av avviket. Dersom det kun var gitt merknader i tilsynsrapporten, vurderer vi på dette stadiet om tilsynet kan avsluttes.
Dersom virksomheten ikke gir tilbakemelding om at avviket er lukket innen fristen, gir vi et pålegg om retting med ny frist for å rette avviket. Avhengig av alvorlighetsgraden av avviket med tanke på helsemessig risiko, vil vi vurdere å sammen med pålegget om retting gi et varsel om tvangsmulkt med hjemmel i § 15 i folkehelseloven, dersom den nye rettingsfristen ikke overholdes. Vurderingen om å gi varsel om tvangsmulkt gjøres av kommuneoverlegen i samråd med direktør for Helse og mestring og Kommuneadvokaten. Tvangsmulktens størrelse må oppgis i varselet.
Dersom avviket ikke lukkes innen den nye rettingsfristen, gis da et nytt pålegg om retting kombinert med vedtak om tvangsmulkt.
Eventuelt inndriving av tvangsmulkt.
Det er saksbehandlers ansvar å påse at rutinen over følges, inkludert purre på manglende svar fra tilsynsobjektet.
Rutiner ved purring:
1. Noen få dager etter frist: E-post til leder av virksomheten, eller den vi forventer svar fra, der vi viser til vedlagt rapport/brev med svarfrist DATO. Vi kan ikke se at vi har mottatt svar innen fristen og vi ber derfor om tilbakemelding så snart som mulig. Ikke sette ny frist her. Vi viser kun til frist som er passert. Tittel: “Påminnelse om utløpt svarfrist”. E-post legges på sak i P-360.
2. Etter to uker skrives et formelt brev med kommuneoverlegens underskrift til virksomheten. Ved kommunale barnehager/skoler sendes dette til oppvekstdirektøren med kopi til kommunalsjef, leder av virksomheten og eventuelt byggforvalter. Tittel: “Purring på tilbakemelding på tilsynsrapport.” Tittel må tilpasses. Vi viser til rapport, frist, hva vi skal ha svar på innen fristen. Sette ny frist. Dersom det er snakk om at vi ikke har fått tilbakemelding om et avvik er rettet innen fristen, gir vi pålegg om retting med ny frist for å rette avviket, se punkt 4 over.
3. Dersom vi ikke får svar innen ny frist, vurderes varsel om tvangsmulkt.
Ved avdekking av risikofylte forhold, så setter vi en kort men gjennomførbar frist for lukking av avviket, avhengig av alvorlighetsgraden. Det kan være aktuelt å kreve avbøtende tiltak i påvente av en permanent løsning som lukker et avvik. Vi anser det som ok at f.eks. utskifting av slitte gulv utsettes til elevene har sommerferie. Ved vurdering av frister foretar vi en forholdsmessighetsvurdering der vi vurderer risikoen for helseskade opp mot kostnadene ved tiltaket og ulempene for skoledriften. Ved omfattende, men lite risikofylte avvik, kan vi vurdere å be om en helhetlig plan for å rette avviket. Vi setter da frist for lukking av avvik etter at vi har mottatt planen.
Frister for lukking av avvik legges inn i dokument for tilsynsgjennomføring og også i felleskalenderen (post.mhv) i outlook.
Normalt skal ikke en skoles godkjenning fornyes etter et tilsyn, men vi gjør dette dersom skolens godkjenningsdokument ikke er lagd etter dagens mal, for eksempel dersom den er formulert med vilkår for godkjenningen.Dersom skolen ikke har en godkjenning gitt etter kommunesammenslåingen 01.01.20, gis skolen normalt en ny godkjenning etter avsluttet tilsynsprosess. Forutsetningen for å gi en ny godkjenning må være at påpekte avvik er lukket.
Tilsynet avsluttes med et brev når vi har fått tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapporten vår og alle avvik er lukket. I dette brevet oppsummerer vi tilsynet med de påpekte avvikene og merknadene og hvordan skolen har fulgt opp disse. Kommuneoverlegen skal skrive under på brevet om avslutning av tilsynet.
Saksbehandler oppdaterer tilsynsregisteret og dokument for tilsynsgjennomføring når tilsynet er avsluttet.