• Hvilke objekter vi skal ha tilsyn med vurderes ut fra hvor lenge det er siden forrige tilsyn og risikovurderingen vi har gjort av hver barnehage. Denne er igjen basert på våre erfaringer fra tilsyn, informasjon eller bekymringsmeldinger fra Oppvekst eller andre, eller avviksmeldinger vi har blitt kjent med. Disse noteres og dateres fortløpende i tilsynsregisteret.

• Et tilsyn skal normalt varsles minst seks uker før tilsynsdagen. Intervjuskjema eller egenmeldingsskjema sendes sammen med varselet, slik at barnehagen gis god tid til å forberede seg. I varselet skal det framgå: lovverk/hjemmel, hensikten med tilsynet, planlagt tilsynstidspunkt, hvem som skal delta, informasjon om gjennomføringen av tilsynet, eventuelle dokumenter vi ønsker tilsendt i forkant, informasjon om oppfølging etter tilsynet og kontaktinformasjon til Miljørettet helsevern. Ved tilsyn ved kommunale barnehager settes byggforvalter i Eiendom og kommunalsjef for barnehager i kopi.  Dokumenter som mottas skal arkiveres i P-360 og vi må vurdere om det er behov for å unnta noen dokumenter offentligheten.

• Under planlagte tilsyn må daglig leder være til stede. Det er ønskelig at også en ansattrepresentant deltar, gjerne verneombud. Som hovedregel vil vi også be om at leder orienterer øvrige ansatte og SU/foreldrerepresentanter om tilsynet, slik at ansatte eller  foreldrerepresentanter kan gi innspill til styrer/daglig leder eller Miljørettet helsvern (post.mhv@kristiansand.kommune.no) dersom det er spesielle forhold som de ønsker at vi vurderer under tilsynet.  

• For kommunale barnehager, sender vi ut informasjon om tilsynsdato til byggforvalter i Eiendom og ber om at tilstandsrapport for bygget fylles ut og sendes oss to uker før tilsynet. Det kan også være aktuelt å sende tilstandsrapportskjema til utfylling til private barnehager dersom de har en egen eiendomsavdeling.

• Vi må sjekke at vi har fått bekreftelse på at tidspunktet for tilsynet passer. Varselet kan gjerne sendes til barnehagen på e-post i tillegg til via P-360.

• Framdriften i tilsynsprosessen noteres i dokumentet Tilsynsgjennomføring MHV halvårlig.

Under tilsynet:

• To personer fra Miljørettet helsevern deltar på tilsynet.

• I starten av tilsynet skal vi presentere oss, fortelle om tilsynsrollen og fortelle om hensikten med tilsynet. Videre skal vi informere om hvordan tilsynet vil forløpe og oppfølging fra vår side i etterkant. Dette inkluderer informasjon om oppfølging av eventuelle avvik.

• Et tilsyn inneholder normalt både befaring og et felles møte for deltakerne.

• For kommunale barnehager går vi gjennom det utfylte tilstandsrapportskjemaet for bygget utfylt av byggforvalter i Eiendom, for å undersøke om barnehagen er enige i det som er svart.

• Dersom representanter fra Oppvekst eller Eiendom deltar under våre tilsyn, vil det være som informanter og ikke som del av tilsynsteamet.

• Vi forsøker å oppsummere funnene våre i avslutningen av tilsynsbesøket. Vi prøver å allerede da å beskrive hva vi anser for å være avvik og hva som vil være merknader. Vi må være tydelige på at dette kun er en foreløpig konklusjon.

Etter tilsynet

• Rapporten skal normalt sendes innen seks uker etter tilsynet. Vi må vurdere om det er aktuelt å sette Arbeidstilsynet i kopi dersom det er forhold som dreier seg om ansattes arbeidsmiljø. Ved tilsyn på kommunale barnehager sendes brevet til Oppvekst ved å bruke kontakten "Kristisansand kommune Oppvekst" på utgående brev i P-360. Brevet skal gå til enhetsleder i barnehagen, og vi skriver "Til enhetsleder" inne i selve brevet under adressefeltet. Byggforvalter i Eiendom og kommunalsjef for barnehager settes i kopi. Vi setter normalt ikke andre personer i Oppvekst i kopi, men kan vurdere å sende dokumentet på e-post som PDF til dem det er viktig at mottar brevet. Navnet på barnehagen skal framgå av tittelen på brevet.

• Alle tilsynsrapporter er offentlig tilgjengelige, uavhengig om det er private eller kommunale virksomheter.

• Normal sendes det ikke ut en foreløpig tilsynsrapport, men vi har anledning til å sende en foreløpig rapport som virksomheten får to uker til å gi tilbakemelding på. Dette er for å avdekke faktiske feil eller misforståelser. Vi ber da om at den foreløpige rapporten også sendes til SU/foreldrerepresentanter til gjennomlesing. Dersom virksomheten ikke har noen kommentarer til den foreløpige rapporten, sendes den endelige rapporten ut med samme ordlyd. 

• Dersom vi finner avvik eller merknader under tilsynet, skal følgende rutine følges:

  1. I tilsynsrapporten må avvik begrunnes ved henvisning til paragraf og eventuelt riktig ledd i bestemmelsen i forskriften.  Vi opplyser alltid om klageadgang i tilsynsrapporten.

  2. I tilsynsrapporten gir vi et varsel om pålegg om retting av eventuelle avvik med en foreløpig frist for lukking av avviket (se vurdering av frister i eget punkt under). Vi gir virksomheten en frist på 4-6 uker på hvordan virksomheten planlegger å rette opp avviket/ene og på fristen(e) vi har gitt for dette. Vi ber også om en tilbakemelding på oppfølging av merknadene. Fristen for retting av avviket føres opp i dokument for tilsynsgjennomføring.

  3. Når vi får tilbakemeldingen fra virksomheten på tilsynsrapporten, vurderer vi denne og endrer eventuelt fristen for retting av avviket. Dersom det kun var gitt merknader i tilsynsrapporten, vurderer vi på dette stadiet om tilsynet kan avsluttes. 

  4. Dersom virksomheten ikke gir tilbakemelding om at avviket er lukket innen fristen, gir vi et pålegg om retting med ny frist for å rette avviket. Avhengig av alvorlighetsgraden av avviket med tanke på helsemessig risiko, vil vi vurdere å sammen med pålegget om retting gi et varsel om tvangsmulkt med hjemmel i § 15 i folkehelseloven, dersom den nye rettingsfristen ikke overholdes. Vurderingen om å gi varsel om tvangsmulkt gjøres av kommuneoverlegen i samråd med direktør for Helse og mestring og Kommuneadvokaten. Tvangsmulktens størrelse må oppgis i varselet.

  5. Dersom avviket ikke lukkes innen den nye rettingsfristen, gis da et nytt pålegg om retting kombinert med fastsettelse av tvangsmulkt.

  6. Eventuelt inndriving av tvangsmulkt.

• Det er saksbehandlers ansvar å påse at rutinen over følges, inkludert purre på manglende svar fra tilsynsobjektet.

• Rutiner ved purring:

  1. Noen få dager etter frist: E-post til leder av virksomheten, eller den vi forventer svar fra, der vi viser til vedlagt rapport/brev med svarfrist DATO. Vi kan ikke se at vi har mottatt svar innen fristen og vi ber derfor om tilbakemelding så snart som mulig.  Ikke sette ny frist her. Vi viser kun til frist som er passert. Tittel: “Påminnelse om utløpt svarfrist”. E-post legges på sak i P-360.  

  2. Etter to uker skrives et formelt brev med kommuneoverlegens underskrift til virksomheten. Ved kommunale barnehager/skoler sendes dette til Oppvekstdirektøren med kopi til kommunalsjef, leder av virksomheten og eventuelt byggforvalter. Tittel: “Purring på tilbakemelding på tilsynsrapport.” Tittel må tilpasses.  Vi viser til rapport, frist, hva vi skal ha svar på innen fristen. Sette ny frist. Dersom det er snakk om at vi ikke har fått tilbakemelding om et avvik er rettet innen fristen, gir vi pålegg om retting med ny frist for å rette avviket, se punkt 4 over.  

  3. Dersom vi ikke får svar innen ny frist, vurderes varsel om tvangsmulkt. 

• Ved avdekking av risikofylte forhold, så setter vi en kort men gjennomførbar frist for lukking av avviket, avhengig av alvorlighetsgraden. Det kan være aktuelt å kreve avbøtende tiltak i påvente av en permanent løsning som lukker et avvik. Vi anser det som ok at f.eks. utskifting av slitte gulv utsettes til barnehagen er sommerstengt. Ved vurdering av frister foretar vi en forholdsmessighetsvurdering der vi vurderer risikoen opp mot kostnadene ved tiltaket og ulempene for barnehagedriften. Ved omfattende, men lite risikofylte avvik, kan vi vurdere å be om en helhetlig plan for å rette avviket. Vi setter da frist for lukking av avvik etter at vi har mottatt planen.

• Frister for lukking av avvik legges inn i dokument for tilsynsgjennomføring og også i felleskalenderen (post.mhv) i outlook. 

• Normalt skal ikke en barnehages godkjenning fornyes etter et tilsyn, men vi gjør dette dersom barnehagens godkjenningsdokument ikke er lagd etter dagens mal, for eksempel dersom den er formulert med vilkår for godkjenningen. Dersom barnehagen ikke har en godkjenning gitt etter kommunesammenslåingen 01.01.20, gis skolen normalt en ny godkjenning etter avsluttet tilsynsprosess. Forutsetningen for å gi en ny godkjenning må være at påpekte avvik er lukket.  

• Tilsynet avsluttes med et brev til barnehagen når vi har fått tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapporten vår og alle avvik er lukket. I dette brevet oppsummerer vi tilsynet med de påpekte avvikene og merknadene og hvordan barnehagen har fulgt opp disse.  Kommuneoverlegen skal skrive under på brevet om avslutning av tilsynet.

• Saksbehandler oppdaterer tilsynsregisteret og dokument for tilsynsgjennomføring når tilsynet er avsluttet.

6. Samordning av godkjenningsprosess for barnehager med Byggesaksavelingen og Barnehagemyndigheten 

Avklaring etter møte 20.11.23 om koordinering av godkjenningsprosesser for barnehager mellom Byggesaksavdelingen, Barnehagemyndigheten og Miljørettet helsevern. 

I møtet ble det avtalt følgende rekkefølge på godkjenningsprosessene:

1. Det kan være aktuelt med et felles veiledningsmøte med utbygger/barnehageeier i en tidlig fase med Byggesak, Miljørettet helsevern og Barnehagemyndigheten. 

2.  Når det kommer inn en barnehagesak til Byggesak, sender Byggesak den til uttalelse til både Miljørettet helsevern og Barnehagemyndigheten før rammetillatelse gis.  Anmodning om uttalelse sendes til post.oppvekst@kristiansand.kommune.no og post.mhv@kristiansand.kommune.no. Barnehagemyndigheten og Miljørettet helsevern må sende uttalelsen på e-post til Byggesak, fordi Byggesak ikke bruker P-360. Byggesak kan gjerne minne om det i oversendelsen av saken. Barnehagemyndigheten og Miljørettet helsevern oppfordres til å gi svar raskt, og særlig dersom det ikke er behov for en uttalelse i saken. Dersom ikke Miljørettet helsevern har vurdert planene for barnehagen (trinn 1) når vi får anmodning om uttalelse fra Byggesaksavdelingen, tar vi kontakt med eier av barnehagen for å informere om søknadsprosessen og om at det må sendes inn trinn 1-søknad, slik at planene kan bli vurdert.

3.  Byggesak gir midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest.

4. Miljørettet helsevern mottar trinn 2 søknad og gir godkjenning etter forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger (erstattet forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler fra 01.07.23).

5. Barnehagemyndigheten gir godkjenning etter barnehageloven.