Hensikt
Sikre at informasjon blir lagret, at dokumentasjonsplikten blir overholdt, og at informasjonen er tilgjengelig for alle berørte parter. Oppfylle kravene i personvernlovgivningen og opplæringsloven.
Lærlingekontoret, faglige ledere, veiledere/instrukturer (heretter kalt veiledere), personalansvarlig/leder og lærling/lærekandidat (heretter kalt lærling).
a) VigoBedrift
Agder fylkeskommune sitt datasystem som også brukes av Lærlingekontoret til å opprette lærekontrakt/opplæringskontrakt, oppmelding til fagprøve, tilskuddsrapporter og statistikker.
b) OLKWEB
Forskrift til opplærlingslova stiller krav til dokumentasjon og halvårsvurdering. Veileder og lærlingen skal i OLKWeb dokumentere og vurdere lærlingen sitt arbeid. Veileder godkjenner lærlingens dokumentasjon, gir skriftlig tilbakemelding og vurderer kompetansemål, halvårsoppgave/minifagprøve og halvårsvurdering i OLKWeb.
Lærlingekontoret kontrollerer at læreplan blir fulgt, og bruker systemet som et arbeidsverktøy for oppfølging av lærlingen.
c) P360
Brukes til saker og dokumenter som vedrører lærlingsom er unntatt offentlighet og relevant for ansettelsesforholdet. Blant annet her opprettes personalmappe for lærlingen som "eies" av lærlingekontoret.