Beredskapsplan for avdelinger i Hjemmetjenester og rehabilitering v. 1.1

1. Hensikt:

Når en krisehendelse skjer, er det i noen tilfeller behov for å styrke innsats eller omprioritere. Planen skal sikre at tjenester opprettholdes under kriser og at skade hindres eller begrenses.

2. Ansvar

  • Kommunalsjef har ansvar for at beredskapsplanen er kjent og oppdateres minst årlig.
  • Enhetsledere utarbeider planer i enhetene ved behov, og sikrer at de er oppdatert og kjent.
  • Avdelingsleder skal sørge for at:
    • risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) er utarbeidet og at den holdes oppdatert årlig. Dette gjøres i samarbeid med verneombud, tillitsvalgte og teamkoordinatorer.
    • varslingsliste på avdeling er oppdatert og tilgjengelig for ansatte og ledere.
    • Sørge for at personell har fått nødvendig opplæring og øvelse i å håndtere aktuelle kriser.
  • Linje – Ved kriser følges samme beslutningslinje som ellers:
    • Avdelingsleder rapporterer til enhetsleder fortløpende evt stedfortreder.
    • Enhetsleder rapporterer fortløpende til kommunalsjef evt stedfortreder.

3. Varslingsliste

Telefonliste over ledere og eventuelle stedfortredere i kommunalsjefområdet, og aktuelle beredskapsressurser, finnes i kvalitetssystemet.

4. Planens omfang

Denne planen gjelder for alle tjenester og ansatte i kommunalsjefsområdets avdelinger.

Avdelingen skal sikre at brukerne får nødvendig helsehjelp etter følgende prioritering, når det er oppstått en krise eller ekstraordinær situasjon:

Må

Bør

Kan utelates midlertidig
  1. Mat
  2. Medisiner
  3. Toalett / bleieskift
  4. Medisinsk behandling
  1. Daglig personlig hygiene
  2. Opp av sengen
  1. Rengjøring
  2. Dusj
  3. Aktivisering

5. Hendelser med planlagt beredskap:

Avdelingen har beredskap for følgende aktuelle hendelser:

  1. Stort personellfravær / økt behov for personell
  2. Brann
  3. Lengre strømstans
  4. Svikt i vannforsyning
  5. Svikt / stans i IKT-systemer, herunder velferdsteknologi
  6. Ekstremvær – regn / snø / vind
  7. Ulykker med personskader/dødsfall
  8. Ran, vold og trusler mot personell

A: Stort personellfravær / økt behov for personell

Stort fravær / økt behov for personell er tilstede når punkt 5 og 6 i prioriteringsoversikten over ikke kan gjennomføres.

  • Avdelingsleder har ansvar for at telefonlister over alle ansatte og vikarer er oppdatert og lett tilgjengelig.
  • Avdelingsleder følger opp eller delegerer ansvar for å tilkalle / beordre folk.
  • Avdelingsleder tar ansvar for å informere brukere og pårørende.

B: Lengre strømstans:

Strømstans av kortere eller lenger varighet kan ikke utelukkes. Brukere som er avhengig av utstyr og tjenester som krever strøm blir berørt av kortvarige strømbrudd. Ved strømbrudd av lengre varighet kan konsekvensen bli at romtemperaturen synker, IKT og telefoni opphører, tilgangen på varmt vann opphører, matlaging blir redusert og tjenestetilbudet blir redusert med mer.       

  • Avdelingsleder/ansvarsvakt tar umiddelbart kontakt med vakttelefon til Byggservice (977 61 219), om avdelingens lokaler er kommunens bygg. Det må sikres at vaktmester umiddelbart tar ansvar for å skaffe reserveenergi/aggregat ved behov.
  • Avdelingsleder/ ansvarsvakt har ansvar for at det alltid er tilstrekkelig med tepper og dyner, bruke vedovn mv hos bruker.
  • Avdelingsleder har ansvar for at det er tilstrekkelig med lykter for ansatte/brukere. Husk batterier.
  • Ansvarsvakt sørger for at det gjennomføres brannrunder i hele avdelingens lokaler hver time ved strømstans (gjelder sykehjem og andre bygg med beboere/brukere)
  • Levende lys er ikke tillatt!
  • Sårbare beboere kartlegges, f. eks brukere med O2-konsentrator, og tiltak iverksettes der det er mulig, eventuelt i samarbeid med pårørende. Vurder institusjonsopphold for hjemmeboende som trenger det.
  • Dokumentasjon etter manuelle rutiner.

C: Brann

I tilfelle brann:

  • Følg byggets branninstruks. Se oppslag!
  • Liv og helse prioriteres først!
  • Ved behov for evakuering, vil dette ledes av brannvesen eller politiet når de er på stedet. Helse og mestring har tiltakskort ved evakuering av institusjoner, for hvordan beboere og brukere kan flyttes. 
  • Varsle følgende personer så raskt situasjonen tillater det:
    • Varsle vaktmester (For kommunale bygg er det Byggservice sin vakttelefon 977 61 219)
    • Enhetsleder eller kommunalsjef

I tilfeller hvor brannvarslingen koples ut i avdelingens lokaler i kommunens bygg (lynnedslag etc)

  • Kontakt vakttelefon Byggservice 977 61 219. Vakthavende vaktmester må møte opp og ta ansvar for situasjonen.
    • Gjennomfør sjekkerunde til alle rom på huset, hver time inntil brannvarslingen er intakt igjen. Lei inn en ekstra personell ved behov.

D: Langvarig - Svikt i vannforsyning

Kontakt vakttelefon Byggservice (977 61 219) som kan bistå med tilkjøring av vann.

E: Svikt / stans i tilgang til IT-systemer.

Elektronisk pasientjournal:

Avdelingens journalsystem (f. eks profil eller winmed), kan ved en IT-svikt være utilgjengelig. Tilgangen til relevant brukerinformasjon kan opphøre i en periode.

For å sikre kvalitet og unngå risiko skal følgende opplysninger alltid være tilgjengelig:

  • Hovedkort og medikamentliste på aktuelle brukerne oppbevares på kontoret, og i den enkelte brukers hjemmejournal.  Døgnrapport tas ut hver morgen og oppbevares i en måned. 
  • Back-up av arbeidslister i hjemmetjenesten tas ut hver mandag av listeansvarlig. 
  • Dokumentasjon etter manuell rutine 
  • Papirdokumenter makuleres når de erstattes. 

Trygghetsalarmer og velferdsteknologi: 

  • Det er et eget tiltakskort for håndtering av utfall, som finnes i papir på avdelinger med trygghetsalarmer. 
  • Avdelingsleder/ansvarsvakt tar ansvaret for å lese mail hver time, for å holde seg oppdatert om utvikling, og ha kontakt med responssenteret.
  • Avdelingsleder/ansvarsvakt tar ansvaret for å organisere at de aktuelle brukere blir kartlagt og kontaktet, og at nødvendige tiltak iverksettes.  

F: Ekstremvær – regn / snø / vind.

Ved stengte veier eller ved behov for spesialkjøretøy, kontaktes ingeniørvesenets vakttelefon (38029363) for bistand.

Snø:

Ledere i kommunale bygg kontakter Byggservice (97761219) som har ansvar for:

  • Skuffe snø fra aktuelle hustak
  • Holde nødutganger og nødvendige veier åpne
  • Ved store vannmengder, lede bort vann og begrense skade
  • I påvente av at vaktmester kan komme, må personalet selv ta ansvar for å holde nødutgangene åpne.
  • Det skal være spade og strøsand i alle bilene.

G: Ulykker med personskader/dødsfall

  • I alle krisesituasjoner med livstruende skade eller sykdom, ring 113.
  • Dersom hjelpen kan vente litt eller det er behov for veiledning, ring legevakt på tlf 38056290
  • Ansatte iverksetter strakstiltak for å unngå ytterligere skade.
  • Ansatte skal varsle leder som skal varsle ansattes pårørende. Hver avdeling må ha oppdatert liste over aktuelle pårørende som det skal ringes til.
  • Avdelingsleder orienterer enhetsleder eller kommunalsjef om situasjonen.
  • Ved dødsfall med spesielle omstendigheter eller alvorlig skade av pasienter, som medfører traumatisk belastning for personalet, skal det vurderes behov for bistand om psykososial oppfølging fra kriseteam.
  • Avdelingsleder har oppfølgingssamtaler med ansatte ved behov.

H: Ran, vold og trusler mot personell

Håndteres som i punkt G, med unntak av oppfølging av pårørende, som må vurderes om skal håndteres av politiet.