Hensikt
Sikrer at By- og stedsutvikling har en prosedyre for å synliggjøre hvordan en best jobber med prosesser. Sikrer de ulike rollene og ansvarsforholdene i denne forbindelse. Prosedyren sikrer en felles måte å kartlegge prosesser på, definere rollefordeling, bruk av sjekklister og maler.
Gjelder for
De som er involvert i kartleggingen, implementeringen og evaluering samt forbedringsprosessen.
Ansvar for gjennomføring
Kvalitetsstab og ledere for kommunalsjefområdene.
Beskrivelse
De generelle rutinene for kommunen er gjeldende for prosesskartlegging. Det gjelder både Dokumentstyringsprosedyre og Dokumentskriving - prosedyre for dokumentskrivere
1. Oppstartsmøte for prosesskartlegging og andre tjeneter fra kvalitetsstaben
Kvalitetsstaben ved leder og kvalitetsrådgiver arrangerer oppstartsmøte for alle kommunalsjefområdene der også neste nivås ledere er med. Med følgende tema
- Kort gjennomgang av hovedprosessene/ hovedleveransene fra kommunalsjefområde
- Kort gjennomgang av hva man har av kvalitetssystem/ rutinebeskrivelser i dag
- Hvilke bidrag kan være aktuelle fra kvalietsstab- ved leder
- Kvalitetssystemt vises
- Vise hovedmeny og forklare
- Prosesser som er vedtatt av ledermøtet at skal benyttes. Prosedyrer. Vis eksempler
- Organisasjonskart med funksjonsbeskrivelser
- Maler fra P360 i saksbehandlingen kan erstatte prosedyrer
- Suksessfaktorer ved et kvalitetssystem? Hva ligger i prosesseierskap?
- Avvikssystem
- Internrevisjoner og ledelsens gjennomgang
- Virksomhetsstyring
- HMS
- ROS/beredskapsplaner
- Intranett. Internett. Oppfordre til å få ut flere nyheter til innbyggerne
- Annet?
- Hva har kommunalsjefområdet behov for ?
- Hva mangler og hvordan prioritere og hvem kan bidra - alle
2. Identifisere prosessene
Kvalitets-rådgiverne sammen med enhetslederen og ansatte, identifiserer prosesser. Før møtet bør enheten ha fremsendt hvilke prosedyrer og sjekklister de bruker i dag.
Dersom det er nye møtedeltakere, må de få en innføring i
- Hva er kvalitet
- Hvordan er KS systemet bygd opp i kommunen (forklar førstesiden og vis eksempler på prosesser, prosedyrer, maler og sjekklister)
- Viktigheten av å melde avvik opp mot prosessene samt hvor går man for å melde avvik
- Demings ledelseshjul ligger også til grunn for gode prosesser og kan gjerne vises
Her er eksempler på prosesser og sjekklister som bør gi brukes:
Godt definerte prosesser kjennetegnes av:
- Fokus på videreforedling som skal skje i prosessen / Hva går inn og hva kommer ut / På sikt vurdere måleindikatorer som sier noe om dette?
- Ved behov vurdere bruk av illustrative bilder eller video. Enkle beskrivelser og få ord. Tenk på folk med dysleksi og språkutfordringer=> Forenkle. Klart språk prinsippene skal benyttes.
- Jobbe på tvers av siloene, sy sammen prosessene
- Fokus på tidlige faser: Ofte lønnsomt å være i forkant mhp. kvalitet, økonomi og leveringstid
- Ha Demings ledelsessirkel fremme (planlegg, gjennomføre, sjekke, standardisere/forbedre)
3. Identifisere prosesseiere inkludert bistand fra kvalitetsstaben
Når prosessene er tegnet, bør en definere navn på prosesseier og vedkommendes ansvar etter prinsippenen nevnt her
- Prosesseier er leder for den avdeling der prosessene utføres
- Noen prosesser kan gripe over flere avdelinger og da må øverste leder bidra til å nominere en hensiktsmessig prosesseier. For eksempel den som eier mesteparten av prosessen eller den som er ansvarlig for størstedelen av leveransen ut til kundene våre
- Kommunal sjefene sørger for eierskap som gir levendegjøring av kvalitetssystemet.
- Sikrer at prosesser er definert for de tjenester eller gjøremål området eller tjenesten skal levere eller er avhengig av
- Sikre at det lages nødvendige underliggende dokumentasjon slik som prosedyrer og sjekklister.
- Sikre nødvendig opplæring i rutinene og bruk
- Oppfordre medarbeidere og interne/ eksterne kunder til å komme med forbedringer for å få til optimal praksis
- Drive med aktiv avviksbehandling i form av iverksettelse av preventive og korrektive tiltak. Avvik lukkes først når forbedringstiltak er iverksatt. Preventive tiltak kan for eksempel være å forbedre rutiner og sjekklister
- Godkjenner dokumenter inkludert prosesser i kvalitetssystemet
- Kommunalsjef sikrer at komunalsjefområdet har egne dokument administratorer («kommunalsjefadministrator») som har kunnskap om hvordan publisere i kvalitetssystemet. Kvalitetsstaben kan også bidra til praktisk hjelp og råd.
- Komunalsjefområdet sørger selv for å oppdatere sine prosesser og prosedyrer og andre dokumenter i kvalitetssytemet
Kvalitetsrådgiver bidrar med følgende
- Hjelpe til med å etablere kvalitetssystem i de ulike kommunalsjefområdene ved å
- Hjelpe til å definere hvilket innhold det skal være i de 8 felles boksene i kvalitetssystemets førsteside
- Lage arenaer der en tegner prosesser
- Hjelpe praktisk til med å tegne prosesser og lenke dem opp
- Bruke felles prinsipper for hvordan dette gjøres
- Gjerne kartlegge hvordan man har jobbet frem til i dag og søke forbedrede og mer effektive løsninger
- Primært bruk av prosessbokser på øverste nivå
- Enkle sjekklister på neste nivå (eller prosedyremal)
- Gjerne lenke opp maler
- Mye bruk av maler for eksempel i Public360 der også sjekklister gjerne kan legges inn og gjøre prosedyre/sjekklister i EQS delvis overflødig
- Gjerne lenke opp til relevante dokumenter, lover, forskrifter fra nett
- Kun ett sted for et dokument (internett, EQS, Public, Innafor)
- Foreløpig primært prosedyrer/prosesser som legges i EQS for enheten (hvem gjør hva når og hvordan)
4. Evaluere prosessene
Det ligger som kjent inne en automatisk revideringsforespørsel i EQS om evaluering etter 3 år.
I tillegg kan kvalitetsrådgiver bidra med evaluering dersom kommunalsjefområdet finner behov for det ved å bruke følgende verktøy:
- Internrevisjoner (prosedyre lenkes opp)
- Ledelsens gjennomgang (prosedyre lenkes opp)