Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at organisasjonen gjør en systematisk læring minst en gang i året. Se også Deminghjulet og Ti trinns prosessen i slutten av prosedyren. Denne prosedyren lenkes opp i en rekke prosesser i By- og stedsutvikling som en anvefalt metodikk for hvordan evaluere.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder primært for leder som skal fasilitere evalueringen. Alle alle ansatte i enheten kan bidra.
Ansvar for gjennomføring
Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.
Beskrivelse
1. Forberedelse til evaluering
Leder sørger for tilbakemelding fra interne og eksterne samarbeidspartnere.
Statistisk grunnlag fra styringsportalen og andre andre kilder bør samles og systematiseres.
2. Innkalling til evaluering
Minst en gang per år gjerne i slutten av året før det skal lages ny årsplan og når tall for tredje tertial foreligger, innkaller leder til evaluering. Alle i enhetne bør innkalles. Innspill til tema bør inviteres til.
3. Selve evalueringen
Presentasjon av trender sammeliknet med tidligere år og sammenliknet med de mål og planer enheten har satt for seg selv.
- Hva har fungert bra
- Hva kan vi gjøre enda bedre
Typiske gode spørsmål i en evaluering
- Har vi oppnådd målene (som skal være tallfaste, tidsfestede og fremtidsrettede samt gi gode indikatorer for kjernen i virksomheten)
- Hvordan har eksterne og interne samarbeidspartnere følt seg ivaretatt? Er de fornøyde? Har de innspill til ting som kunne ha vært gjort annerledes?
- Har vi anvendt en god praksis/ rutiner i arbeidet vårt? Hvilken arbeidsform, metoder og teknikker er brukt og hva er erfaringene?
- Har vi fulgt virksomhetens systemer, policyer, rutiner og instrukser? Hvordan har det fungert og har vi noen innspill til forbedring?
- Har det oppstått noen avvik? Er de logget og lært av? Preventive og korrektive tiltak iverksatt? Har vi nå i etterkant noen tanker om hvordan disse kunne vært unngått?
- Har vi gjort oss erfaringer som kan være nyttig for andre deler av virksomheten eller senere prosjekter?
4. Oppsummering og konklusjon
Basert på overnevnte svar, bør følgende evalueres:
- Årshjul neste år
- Prosedyrer, sjekklister, jobbeskrivelser
- IT systemer
- Mål og planer
- Med mere
Definisjoner
Evaluering: Evaluering er å gi en kvalitativ beskrivelse og bedømmelse av noe. I skolen ble tidligere evaluering brukt nærmest synonymt med vurdering. I dag brukes evaluering i større grad om større prosjekter som organisasjon- og sektorevaluering. Evalueringer kan gjennomføres før et tiltak iverksettes, underveis i gjennomføringen, eller etter at tiltaket er avsluttet. De kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer.
Vedlegg: Deminghjulet
Vedlegg: 10 trinns analyse problemløsning
