Fakturadistribusjon - prosedyre for utsendelse og ettersending v. 1.6

 

Hensikt 

Hensikten med dette dokumentet er å sikre rutine for at alle faktura fra Kristiansand kommune blir sendt ut og får status distribuert, og at feilmeldinger kontrolleres og korrigeres.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som har ansvar for fakturering og ansatte som har ansvar for korrigerng av faktura som får feil status i forbindelse med fakturering og utsendelse av inkassovarsel og betalingsoppfordring. Gjelder blanketter som  ikke blir sendt ut eller kommer i retur p.g.a ufullstendig / feil postadresse eller andre feilmeldinger.

Ansvar for gjennomføring

Ansvarlig for oppdragsgiver i regnskapstjenesten har ansvar for daglig kontroll og korrigering av faktura- og purreblanketter for Kristiansand kommune.

Det enkelte selskap har ansvar for daglig oppfølging av egne faktura- og purreblanketter.

Beskrivelse

Alle kanaler for fakturadistribusjon er samlet i en løsning. Systemet sjekker automatisk kundens mottakskanal og finner alltid den beste og mest digitale løsning basert på kundens preferanser. Faktura kan overvåkes gjennom hele prosessen og systemet varsler om detaljert avvik på den enkelte faktura

Menypunkt: Fakturering / Distribusjon / Oversikt faktura.

Bildet oversikt faktura viser alle faktura som er sendt ut. Bruk øverste blå linje for å søke frem en spesiell kunde, faktura eller status

Status distribusjon

  • Utboks
    • Blankett er ferdig distribuert og vil bli sendt videre når integrasjonsjobben går
      • NB! dersom fakturadato er forbi - sjekk hvorfor status fremdesles er Utboks
  • Sendt for distribusjon
    • Blankett er sendt ut i Fakturadistribusjon
  • Mottatt distributør
    • Blankett er sendt fra oss og ligger klar for videresending til kunden
  • Distribuert
    • Blankett er ferdig distribuert
  • Ikke distribuert
    • Blankett er ikke ferdig behandlet
    • Sjekk ev. hvorfor blankette ikke er distribuert
      • Blanketter vil ha denne status i forbindelse med fakturering, inntil fakturering er ferdig 

Faktura med feil status må korrgeres

  • Faktura som feiler vil få status "Feil - ikke distribuert"
  • Feilstatus oppstår som regel på grunn av feil i kundens grunndata i reskontrobildet

Automatiske jobber er satt opp for å sende faktura og hente inn endret status.

  • Integrasjonsjobben går, kl. 16.00 og kl. 04.00.
    • Når faktura sendes, kl. 16, til Visma Aksesspunkt endres status til "Mottatt distributør" i kolonnen for "Status distribusjon"
    • Ved neste kjøring, 04.00, endres status til "Distribuert"

Distribusjonskanal 

Viser hvilken kanal faktura er distribuert i

Privatpersoner

  • Følgende distribusjonskanaler brukes i prioritert rekkefølge:
    • Avtalegiro
    • eFaktura, Vipps
    • Digital postkasse innbyggere
    • E-post
    • Visma Printtjeneste
      • Papir

Firma

  • Følgende distribusjonskanaler brukes i prioritert rekkefølge:
    • EHF
    • ePost
    • Visma Printtjenestet
      • Papir

 

Detaljinformasjon om sendt faktura

Menypunkt: Fakturering / Distribusjon / Oversikt faktura 

  • Søk frem aktuell faktura i den blå linjen øverst
  • Sett markøren i linjen på faktura
  • Trykk på knappen "Detaljer" nederst i venstre hjørne
  • I bildet som kommer opp velges fane for "Distribusjon"
  • Detaljert informasjon om forsendelse i feltet "Meldinger fra distribusjonskanal"

Faktura som er levert kunden og har status ok

Faktura som har feilet

 

Status Produksjon

Overført økonomi / Ikke distribuert

Faktura som får produksjonsstatus "Overført økonomi" og distribusjonsstatus "Ikke distribuert" må korrigeres

  • Skyldes som regel at det er noe feil med kundereskontroen 
  • Ofte er det relatert til utenlandske kunder, men det kan også være andre feil
  • Finn detaljer om feilmeldingen

Når korrigeringer på kunden er foretatt

  • Produseres og distribueres faktura på nytt
    • Bruk kanppene "Produser èn" og "Distribuer èn"  nederst i bildet "Oversikt faktura".

Status Distribusjon

  • Utboks
    • Faktura er klar for videresending når automatisk jobb går
  • Mottatt distributør
    • Faktura er sendt fra oss og venter på videresending i Visma Aksesspunkt
  • Distribuert
    • Faktura er distribuert til kunden
  • Ikke distribuert
    • Feil på kundens reskontro må korrigeres og faktura må distribueres på nytt
  • Feil - ikke distribuert
    • Feil gjør at faktura er kommet i retur. Feil må korrigeres og faktura distribueres på nytt.
      • posten er kommet i retur pga feil adresse
        • dersom retur sier "ny adresse ukjent" og den adressen vi har registrert i Visma er i samsvar med Folkeregister / Brønnøysund så må kunden kontaktes. Spør om postkassen er merket med navn. Kunden må ev. merke postkassen slik at postmann vet hvor han skal legge brevet.
      • kunden har ugyldig postnummer
      • kunden er død
      • e-posten er kommet i retur pga feil e-postadresse
      • kunden er innstilt med overstyring av potensielle distribusjonskanaler til kun EHF
      • kan også være andre årsaker

Driftsmeldinger

Viser meldinger om faktura har feilet ved sending

  • Feil ved sending, avsender er informert
  • Sent internt / Internal
    • Kunden bruker også Autoinvoice og faktura er sendt internt i Autoinvoice. Kunden må lete etter faktura i eget økonomisystem
  • Sendt via eFaktura
    • Kunden har fått faktura i sin nettbank
  • Varlst via eFaktura
    • Kunden har fått belastningsoppgave (avtalegiro) inn i nettbank
  • Varslet via Visma printtjeneste
    • Kunden har fått belastningsoppgave (avtalegiro) på papir i posten
  • Sendt via EHF
    • Kunden har fått faktura via EHF og må sjekke i eget system
  • Sendt via Visma printtjeneste
    • Kunden har fått faktura på papir i posten
  • Sjekk ut hva feilmeldinger sier og betyr
    • Korriger og sørg for at faktura får riktig statsus på produksjon og distribusjon
    • Kfr. ev. med den som fakturerer

Korrigering

  • Kunden må oppdateres med riktig adresse før knappen "Ettersend" kan brukes
  • Husk å gi beskjed om endring i forsystem dersom kunden får faktura fra noen av forsystemene

Kundens adresse må korrigeres

  • Bruk "Evry Infotorg" knappen i kundens reskontro for kontroll mot opplysninger i Folkeregister.
  • Dersom opplysninger i Folkeregister ikke samsvarer med kundens reskontro;
    • skriv et notat i bildet "Vedlikehold reskontro"  på fanen "Notater".
    • Bruk fakturatype: FAKT Fakturanotat.
      • Hver linje nummereres,
      • skriv kort og informativ tekst.
  • Kontakt enhet som har sendt faktura og be de kontakte kunden for å få riktig adresse.
  • Adresse må koordineres på de forskjellige oppdragsgivere / forsystem

Feil i e-postadressen

  • ePostadresen korrigeres eller ev. slettes.

Kunden er død

Faktura sendt på EHF

  • Sjekkes først om kunden er registrert i Elma registeret.
  • Gå til kundens reskontro og velg fanen "Distribusjon faktura".
  • Sett EHF feltet til blank.
    • Fakturadistribusjon finner kundens mottakskanal automatisk.

Oppdater status

Når knappen Oppdater status, nedert i bildet, er aktiv kan du trykke på den for å se om faktura endrer status.

Denne kan brukes for å få inn endret status før integrasjonsjobben går neste gang.

Ettersending

Når en faktura /purreblankett kommer i retur pga. feil adresse vil knappen "Ettersend" nederst til høyre i bildet bli aktiv.

  • Dersom ettersendingsknappen ikke er aktiv:
    • kopier fakturanr. opp i den blå linjen
    • søk frem status "feil - ikke distribuert"
    • da vil knappen bli aktiv

Knappen er aktiv dagen etter at feilmeldingen er mottatt. Denne knappen sørger for oppdatering av distribusjonskanal til "Blankett" og distribusjonsstatus til "Distribuert". 

Feil på kundens reskontro MÅ korrigeres før faktua kan sendes på nytt

  • Søk frem aktuell faktura eller alle faktura som skal ettersendes.
  • Søk frem status "Feil - ikke distribuert" i den øverste blå linjen.  
  • Trykk på knappen "Ettersend" og du får frem en boks der du kan angi nytt forfall.
  • Beregn forfall ca. 3 uker frem i tid fra dagens dato.
  • La hukkene for oppdatering være på.
  • Trykk på "Start".
  • Faktura og følgeskriv skrives ut på lokal printer, pakkes i konvolutt og sendes kunden
  • Sjekk at faktura / purreblankett har fått 
    • Status: Distribuert
    • Distribusjonskanal: Blankett

NB! Vær obs på at alle faktura som er i bildet blir ettersendt uansett om korrigering er foretatt eller ikke. Om du kun skal ettersende en faktura må du søke frem kun aktuell faktura i søkelinjen.

Faktura som ikke skal sendes ut

  • Ettersendingsrutinen må brukes for at blankett skal få riktig status
    • Kjør blankett og følgeskriv kun til forhåndsvisning 

Papirkonvolutt i retur

Dersom papirkonvolutt med blankett kommer i retur og vi ikke har ny adresse på kunden, dvs. registrert adresse på kunden er helt i samsvar med Folkeregister, Enhetsregister eller co adresse som er oppgitt, så er det lite vi kan gjøre for å formidle faktura til kunden.

  • Gjør et notat på kundens reskontro
    • Menypunkt: Fakturering / Kundeopplysninger / Vedlikehold / Fane for Notater
      • Type: FAKT
      • Linjenr.: Skriv inn fortløpende tall
      • Tekst. Kort og informativ tekst med de opplysninger du har.
      • Scann bilde av konvoutt og blankett.
      • Last opp PDF vedlegg på fanen "Generelt" ved å bruke knappen "Vedlegg"

Inkassovarsel / Betalingsoppfordring

  • Menypunkt: Økonomi / Innbetalingsrutiner / Distribusjon av  betalingsblanketter

    • Purringer sendes ut automatisk

      • Inkassovarsel, P1, sendes mandag og onsdag 
      • Betalingsoppfordring, P2, sendes tirsdag og torsdag

    • Visma Enterprise Fakturadistirbusjon

      • Utsendelse i følgende kanaler

        • Digital Postkasse innbygger eller
        • Visma Printtjeneste.
        • Bedrifter som kan ta imot EHF (EHF Reminder 3.0)

    • Blanketter som feiler

      • Vil komme i retur og få status
        • ​ "Feil - ikke distribuert"
          • Bruk listeknappen i kolonnene for
            • "Status distribusjon" 
            • "Driftsmelding"
          • Søk for å se om det er blanketter med feil status
            • status som gjør at det må korrigeres.  
            • "Ikke -distribuert" 
          • Korriger feil

For korrigering og ettersendelse, se avsnitt for korrigering og ettersending. 

 

Definisjoner

Visma Enterprise Fakturadistribusjon er kanal for utsendelse av faktura og purringer. Styres av 2 integrasjonsadaptere som benyttes til sending av og henting av status for dokumentene.  Dokument blir sendt via Visma Aksesspunkt. Et aksesspunkt er en del av infrastrukturen for sending og mottakelse av elektroniske faktura.

Autoinvoice er en løsning for å sende faktura elektronisk direkte fra økonomisystem og direkte inn til kundens økonomisystem eller kundens nettbank, elektroniske postkasse eller Vipps.

Vedlegg og referanser