Kommunedirektørens ledermøte, saksbehandling og frister - prosedyre v. 2.1

Hensikt

Hensikten med dokumentet er å bidra til god kvalitet og oppfølging av saker som skal til KDL. 

Gjelder for

Saksbehandlere og direktører.

Beskrivelse

Tidspunkt for møtene

  • Kommunedirektørens ledermøter er annenhver mandag kl. 12.00-15.30. 

Utsendelse av innkalling og sakspapirer

  • Innkalling til møtet sendes onsdagen før møtet

Frister

  • Frist for å få med en sak er tirsdager kl. 14.00. Da skal saksbehandler ha lagt inn saken som saksfremlegg i P360 og den skal være ferdig godkjent av direktøren.

Kriterier for ledermøtesaker

  • Saker med strategiske, administrative eller omdømme-messige konsekvenser
  • Saker med budsjettmessige konsekvenser (ut over eget budsjett)
  • Saker som er i strid med tidligere vedtatte beslutninger
  • Politisk betente saker
  • Områdeovergripende saker
  • Saker der vi trenger å prioritere på tvers
  • Saker der direktørene har stor nytte av innspill fra resten av KDL
  • Innsiktssaker, dvs. temaer vi trenger innsikt i
  • Det skilles mellom saker der noe skal besluttes, orienteres om eller drøftes

Rutiner for ansvar, tidsfrister osv.

  • Ansvarlig direktør melder opp saker fra sitt område ved å godkjenne saken i P360 innen tirsdag kl. 14.00 før møte i KDL påfølgende mandag. Saksbehandler legger saken inn som saksfremlegg i P360 i møte- og utvalgsmodulen. Ansvarlig direktør har ansvar for at saken har god nok kvalitet og sørger for fullført saksbehandling, synspunkter fra alle berørte parter skal hentes inn og uenighet skal komme frem. 
  • Kommunedirektøren setter opp saksliste og program for møtet sammen med møtesekretæren.
  • Møtesekretæren sender saksliste og dokumenter i løpet av onsdag, 4 dager før møtet.
  • Når sakene er ferdig behandlet, produseres elektronisk saksprotokoll som følger saken i P360 tilbake til saksbehandler for oppfølging.
  • Møteprotokoll produseres dagen etter møtet og publiseres på First Agenda så snart den er godkjent av kommunedirektør (Innafor/Din arbeidsplass/Om kommunen/møtereferat KDL)

Mal for saker

  • 1/2-1 sides sammendrag med følgende punkter:
  • Angi type sak: beslutningssak, orienteringssak eller drøftingssak 
  • ​Hvorfor skal saken til KDL
  • Kort om sakens innhold og bakgrunn
  • Hva ønskes drøftet eller hva ønskes innspill på
  • Dersom beslutningssak, ha med forslag til vedtak (kommunedirektøren vedtar)

Ved beslutningssak:

  • Utdypende om sakens innhold og bakgrunn
  • Involvering og eventuelle interessekonflikter (hvem har gitt innspill så langt, videre saksgang, faglig uenighet)
  • Økonomi
  • Forslag til vedtak 

Definisjoner

Beslutningssak: kommunedirektøren beslutter etter innspill fra direktørområdene. Beslutning fattes i møtet eller innspill tas med for senere beslutning. Dersom en sak ligger utenfor beslutningsområdet til en/flere direktører, er det kommunedirektøren som fremmer saken for å be om innspill/synspunkter før kommunedirektøren selv beslutter. 

Orienteringssak: dersom en sak ligger innenfor en direktørs beslutningsmyndighet, fremmes aldri saken til beslutning men kun til orientering med avklarende spørsmål fra gruppa.                                                                                                                                                                  

Drøftingssak: direktøren ønsker innspill og synspunkter før han/hun selv tar beslutning.

Vedlegg

Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)