Innlesing av refusjon fra NAV – automatisk utlikning 

Før vi starter innlesning skal vi ha mottatt epost eller det blir levert en oversikt fra regnskap på: 

Selskapsnummer, dato, beløp og bunkenummer 

Automatiske: 1, 25, 26, 28, 29, 30, 40, 41, 75 og 77

Lønnsavdelingen tar ut listene fra Altinn, summerer disse og sammenholder totalt beløp med mottak i regnskap for å sikre at alle lister blir hentet inn. 

Kjørerekkefølge: 

Logg på Altinn med din egen pålogging og velg aktuell sektor, Åpne denne ved å klikke på teksten i denne boksen: 

Du får opp dette bildet: 

Last ned datafil for lagring på M:\Visma_Enterprise\HRM\refusjon\20xx\Mottak NAV\måned\sektor. Velg linjen som har formatet .csv. Klikk på denne og du får opp valgmulighetene Åpne, Lagre og Avbryt. Velg Lagre og Lagre som  

+behold filnavnet som kommer som forslag og legg til sektornavnet slik:  

Hent inn alle sektorene for samme måned på samme måte gjelder alle selskapene. 

Gå inn i HRM. 

Under Fravær og ferie eller under Avansert, finner du rapporten Innlesing refusjon fra NAV. 

Denne rapporten leser inn refusjonsfiler i format .csv som dere har lastet ned fra NAV via Altinn, og lagret på M:\   Resultatet blir vist i rutinen Refusjon fra NAV – automatisk utligning.  

Dersom det er flere filer, må disse leses inn en om gangen. Det ligger sjekk i systemet at en fil ikke er lest inn tidligere. Det må bare leses inn en fil pr dato på samme organisasjonsnummer (eventuelt organisasjonsledd). Dette for å kunne holde filene adskilt og dermed enklere avstemme den enkelte fil mot innbetaling i bank.  

Kjør «Kontering refusjon» rapporten med hake «Kun feilmeldinger» for å kontrollere at det ikke ligger noen mottak fra før som ikke er overført til økonomi. Dette bør gjøres for å unngå  feil med innlesing av mottak fra NAV. Hvis mottattkolonnen viser «0», kan vi starter innlesing mottak fra NAV.

Hvis vi får noen beløp på mottak, må vi kjøre rapporten «Kontering refusjon» med hake i boksen «Detaljer» for å finne avviksbeløp og  rette opp feilen.

Vi kan lett finne feilen, hvis søker ord «flyttet» i rapporten. Da kommer opp alle krav som ble korrigert/flyttet manuelt og sannsynlig kunne oppstå en tastaturfeil.

Eventuelt søker vi opp avviksbeløp.

Se eksempel: Vi har avvik  24702 kr, og feilen er funnet i kontering refusjon rapporten:

Kjør først utskriften uten oppdatering til word. Rapporten viser sum pr NAV-kontor og totalt for filen. Sjekk at sum mottak stemmer med det du har fått overført til bank fra NAV. Dersom beløpet er korrekt, kjører du rapporten med oppdatering og mot word-format: 

Kjør rapporten med lesbar utskrift og uten oppdatering til Word (sjekk at summen stemmer med bilag fra regnskap) 

Sjekk siste side mot Hovedboksbilag fra regnskap at Sum totalt er lik. Lukk rapporten. 

Kjør samme rapport med oppdatering til Word.  

Lagre dokumentet på: M:\Visma_Enterprise\HRM\refusjon\20xx\Innlest NAV\måned\sektor.

Lukk word-rapporten 

Skriv ut bestillingsbildet når du har kjørt med Oppdatering, og skriv på beløp, sektorens navn, periode (måned/år) og bunkenummer. 

Lukk boksen i HRM. 

Sideskift 

Velg menyen «Refusjon fra NAV – automatisk utligning». 

Sjekk summen pr fil mot det som er lest inn, ta skjermdump av siden med totalsummen. 

Gå til fanen Ordinær innenfor grenseverdi, i teksten skrives bunkenummer. 

Klikk «Godkjenn» deretter klikk på «Ordinær refusjon».  

De som står igjen da må utlignes manuelt. 

Sorter lista på fødselsnummer. 

Dobbelklikk på linje/person og du får opp en eller flere linjer med krav. Finn gjeldende periode, skal stemme ca med «fra-/tildato mottak». Fordel pengene riktig i forhold til periode.  Hukk i F.beh dersom beløpet går i 0.  Husk å påføre bunkenummer. I dette feltet kan det ved behov føres forklaring etter bunkenummer. Godkjenn linjene.  

Det er mulig å huke for Vis alle krav som gjør at en kan få opp kravlinjer som ligger på andre bedriftsnummer. 

Sett inn bildet av Vis alle krav 

For Godkjenn manuelt er det mulig å overstyre dato utbetalt fra-til for mottak Ordinær refusjon. Tidligere kom fra-til-dato fra NAV på alle kravlinjer som mottaket ble fordelt. 

Dersom refusjonskrav ikke er produsert kan dette være at vi ikke har registrert fraværet. Sjekk Altinn, registrer i HRM på Fra og kjør refusjonskrav og før inn mottaket.  

Er det feilsendt et beløp eller personen ikke er ansatt i selskapet vil det komme melding om dette i innlesningen. På navnet kommer det f eks: Ukjent i selskap 1. Dersom beløpet er feilsendt fra NAV og personen ikke er ansatt, må det lages en postering direkte i regnskap. Mottakslinjen må da slettes i bildet Refusjon fra NAV – automatisk utligning siden beløpet blir bokført utenom rutinen. Vi leverer dette til Robert / regnskapsavdelingen. 

Dersom det er +- beløp på samme periode på samme person registreres disse.  

Dersom perioden er overført til økonomi (ferdig behandlet refusjonskrav) så må kravet flyttes tilbake til refusjonskrav (gjøres ved å ta vekk hake i kolonnen OK). Vi kan da registrere mottaket på aktuell periode). NB: +- skal ikke slettes men føres i HRM slik at vi sikrer at alle linjer blir registrert. 

Når alle er godkjente og lista er tom, HUSK: «Utskrift godkjente».  

Kjør til Word og lagre: 

Lagringssti: M:\Visma_Enterprise\HRM\refusjon\20xx\Kvittering godkjente\måned\sektor+initialer.

Sideskift 

Overføring av mottak til Økonomi 

Kjøres på alle selskap hver måned. Husk å skifte selskap mellom hver kjøring. 

OBS! Pkt 2 gjelder kun selskap 1. 

Frist for å overføring er 15. hver måned.

OBS:

I januar kjøres overføring to ganger for sikre at økonomistyring får tidlig oppdaterte tall om forventende inntekter (sykepengerefusjoner) og mottak av refusjoner fra NAV.

I januar overføres sykepengekrav og mottak av sykepenger ca. den 10.1. og 19.-20. overføres i tillegg sykepengekrav basert på søknader om sykepenger som er behandlet frem til overføringsdato (krav for foregående år ) slik at det hentes alle forventet inntekter av sykepengerefusjoner for foregående år.

Når sykepenger er overført til økonomi, kjøres feriepengekrav og overføres til økonomi. Se egen rutine i EQS ( ID 5999).

HUSK KJØRESKJEMA I EQS. Et for selskap 1 og et for Resterende selskap. 

Kjør ut rapporten i Excel der du velger tre måneder tilbake og dagens dato. 

 
Sorter på kolonne K (Krav), synkende og kontrollèr evt høye krav mot fraværsbildet. 

Når dette er gjort, og evt korrigeringer i Fra er foretatt, lukkes Excel uten å lagre. 

Kjør rapporten på nytt, og sjekk at feilmeldingene er borte, og skriv ut alle sidene igjen. 

NB! Gi beskjed til Regnskapstjenesten v/Robert når kjøringa er ferdig, slik at han får stengt igjen i regnskap og ompostert til riktige art/ansvar/kombinasjoner. 

Legg ved begge utskriftene til arkiv. 

Når det ikke har blitt ført nye krav eller mottak, vil det ikke bli dannet noen rapport. Dette føres på kjøreskjemaet (”Ingenting å overføre”) 

             Lukk forhåndsvisningen, og gå videre til neste punkt: 

4. Detaljer 

NB! ”Utvalgskriterier” og ”Styringsparametre” skal være de samme gjennom hele kjøringa. Det eneste som skal endres på underveis er ”Kjøreparametre”. 

Nå skal det kun være hake i ”Detaljer”. Ellers uendret fra forrige bilde.  

Dette er kun en kontrolliste, og siden med totalsummer (langt ute i rapporten på selskap 1, ca etter side 1800, mellom krav og mottak) skal skrives ut. Disse skal stemme med summene på feillista. 

5. Oppdatering 

Ta skjermdump av dette bildet. 

             Skriv på selskapets nr samt følgende tekst:  Ovf sykepengekrav til økonomi per/år/mnd/dag. 

Og lagringsstien. 

Kjør rapporten og velg ”ekstern tjener: Word 

Det kommer ut 2 rapporter: Bunke fra HRM og Konteringsrapporten som legger seg oppå hverandre ingen av disse skrives ut, vi lagrer de. 

OBS! På selskap 1 vær tålmodig, tar litt tid (se teller nederst til venstre). 

NB! Kommer ingen melding mellom disse rapportene, følg nøye med på rapportnavnet. 

Rapportene skal lagres her:

           M:\Visma_Enterprise\HRM\Refusjon\20xx\Kontering refusjon\måned\selskap kontering

           M:\Visma_Enterprise\HRM\Refusjon\20xx\Kontering refusjon\måned\selskap bunke

(NB: måned = måneden refusjonen gjelder) 

6. Refusjon differanse pr ansvar 

Denne rapporten er til regnskapstjenesten, og lagres i word (ikke utskrift). Rapporten er lik for alle selskap, og dokumentene sendes som vedlegg til post.regnskap når alle selskapene er ferdig kjørt. Også rapportene for selskaper uten nye krav/refusjoner. 

Utvalgskriterier: 

Sendtdato: Boksen skal alltid være tom, tildato siste dato i året refusjonskjøring gjelder (siste kalenderdag i året som gjelder). Det er viktig at rapporten stemmer med regnskap, og sendt dato må alltid være 31.12.20XX slik at det er inkludert alle krav som kan være kjørt frem i tid etter siste dato overføring til økonomi (foreldrepermisjoner, svangerskapspenger og pleiepenger)

Økonomidato: Er datoen som overføring til økonomi var gjennomført sist.

I dette eksemplet er sykepengerefusjoner overført til økonomi den 15.08.2024 og sendt dato er 31.12.2024

Styringsparametere: Ta bort hake som vist under og sett hake i Vis fødselsnummer.

Rapporten lagres i Word: 

M:\Visma_Enterprise\HRM\Refusjon\20xx\Refusjon differanse\Måned\selskap XX

Måned = måneden refusjonen gjelder. 

Kun selskap 1 – siste side på epost  til leder på Lønn

7. Ompostering refusjon for selskap 1, 29, 40 og 75

                For å sikre at refusjonen fra NAV blir fordelt på alle aktuelle ansvar hvor det er flere fastlønnslinjer på samme stillingsID bør vi ompostere refusjonen. Se egen rutine: Omposter refusjon                      på flere stillinger (ID 7210). 

          8. Sende epost

              Når alle selskap er ferdig kjørt, sendes epost med vedlegg til post.regnskap.

Eks på tekst: 

             ”Overført sykepengekrav til økonomi periode 05/2020: 

              Selskap xx, xx, xx og xx (kun de selskap som vi har overført noe på).            

              Refusjon differanse: se vedlegg”. 

          9. Sende epost til økonomigruppa-kommunen – kun selskap 1 

(kopi til post.regnskap og leder på Lønn) 
 

 Eks på tekst: 

              Fravær overført til økonomi 15.05.22. Leverte og mottatte søknader om sykepenger med                      

  varighet frem til og med ca 10.05.22 inngår i kravene 

           10. Send epost til lonn.alle om at overføringene er ferdig, slik at de kan begynne å registrere igjen. 

11. Skriv ut ark fra kontrolltabell for aktuell måned.

   Hentes fra M:\Visma_Enterprise\HRM\Refusjon\Kontoll 20xx

12. Arkivering 

      Alle rapporter arkiveres fortløpende etter nummer på kjøreskjema, og settes i merkede permer.