Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre korrekt forsendelses måte for utgående brev og pakker. Den beskriver også korrekt framgangsmåte ved mottak av inngående verdipost (pakker og rekommanderte brev).
Dette dokumentet gjelder alle ansatte og fagansvarlige for systemer med dokumentproduksjon.
Ansatte Kristiansand kommune og spesilet Dokumentsenteret som fagansvarlig for SvarUt-løsningen fra KS og kommunens post- og budtjeneste.
Vi har digitalt førstevalg. Utgående post skal sendes digitalt der dette er mulig.
Hovedregelen er at alle systemer som produserer utgående brev skal være satt opp med KS SvarUt/SvarInn.
Ansatte ved Dokumentsenteret foretar jevnlig kontroll med at hver enkelt saksbehandler ekspederer sine dokumenter digitalt i P360. Fagansvarlige i øvrige klientarkivsystemer har samme ansvar.
Unntak er dokumenter med krav om fysisk forsendelse (f.eks dokumenter som skal til tinglysning hos Karverket). Konvolutter legges på avtalte kontaktpunkt for henting og forsendelse i rådhus eller din lokasjon. Det er kommunens innleide budtjeneste som er ansvarlig for henting, frankering og utsendelse av post. Dokumentsenteret er ansvarlig for postsortering og fordeling til ulike fagsystem.
Merk: Ingen tjenester skal ha egne frankeringsmaskiner eller frimerker. Dokumentsenteret har inngått avtale med høy rabatt for post som unntaksvis må sendes pr papirpost.
Dokumentsenteret betaler porto-utgiftene for hele kommunen. Dokumentsenteret kontaktes ved spørsmål om utgående post og pakker.
Saksbehandler – Utsendelse av PAKKER (brev/pakker fra og med 2 kg):
Fyll ut den midlertidige pakkelappen, se ID: 2641. Pakken med lapp tapes fast, legges sammen med øvrig utgående post. Kommunens budtjeneste sørger for å registrere pakken i Posten Norges system, frankerer og sender ut.
Sporingsnummer oppbevares av budtjenesten i verdiprotokoll. Kontakt Dokumentsenteret ved spørsmål.
Saksbehandler - Utsendelse av REKOMMANDERT POST (brev/pakker opp til 2 kg):
De fleste lovverk som gjelder verdipost krever sporing av posten, og ikke konkret at det skal være rekommandert.
Dersom du vet at mottaker har opprettet digital postkasse, så kan det benyttes digital utsendelse via SvarUt-løsning i P 360 eller andre systemer. Dette fordi det ivaretar sporing i alle ledd helt fram til brevet er åpnet og fått status LEST.
Dersom det er krav om rekommandert post og man skal sende dette fysisk, skal saksbehandler gjøre følgende:
Ta utskrift, pakk i konvolutt, merk konvolutten med REKOMMANDERT. Legg konvolutten sammen med øvrig utgående post, men sørg for at det er godt synlig at den skal sendes rekommandert.
Budtjenesten registrerer de rekommanderte sendingene i verdiprotokoll og lagrer sporingskode på både brev og i protokollen. Bestill kvittering for forsendelse av Rekommandert post: ID 15095, evt. se vedlegg.
Nabovarsel
Rekommanderte-sendinger med nabovarsel i forbindelse med en kommunal eiendom, skal sendes digitalt via Altinn. Innbyggere på mottakerlista som eventuelt har reservert seg mot digital post, vil automatisk motta dette i papir. De som ikke har valgt postkasse, mottar dette i Altinn. Det er Direktoratet for byggkvalitet som har ansvar for løsningen. Løsningen er godkjent av direktoratet som erstatning for rekommandert post.
https://www.altinn.no/en/forms-overview/municipalities/nabovarsel/
Gjelder: Dokumentsenteret – Mottak av REKOMMANDERTE SENDINGER:
Melding om rekommandert sending hentes normalt ut av budtjenesten ved henting av dagens post i Post-butikk. De ansatte i budtjenesten har gyldige fullmakter fra kommunen.
Unntaksvis vil det mottas hentelapper sammen med inngående post i de røde boksene som leveres av budtjenesten. Meldingen/lappen må legges i hylle til budtjenesten. De henter ut sendingen påfølgende dag. Post-i-butikk kvitterer for utleveringen av det aktuelle kontroll-nummeret i sitt system slik at sporing er ivaretatt.
Den ved Dokumentsenteret som mottar rekommandert sending, registrerer følgende i verdiprotokollen: Avsender, kontrollnummeret (RR + en del siffer), hva vi gjør med det – f.eks. registrere i P360 eller annet system, eller hvem det er videresendt til og dato.
Gjelder: Dokumentsenteret – Mottak av PAKKER:
Også her må det registreres i verdiprotokoll hvem som er avsender, kontrollnr og hva vi har gjort med denne (hvor vi har videresendt den) og dato.
SvarUt: Utgående digital post via løsning som er levert av KS (Kommunenesektorens organisasjon ).
SvarInn: Inngående digital post via løsning levert av KS.
P360: Public360 er kommunens sak og arkivsystem.
KS og informasjon om SvarUt-tjenesten
Kvittering av forsendelse REK. ID 15095 - se vedlegg