HENSIKT 

Å sikre gode rutiner for signering av oppdragsavtale og utbetaling av stønaden. 
Å sørge for at vedtakene evalueres til riktig tidspunkt. 
Å ha en god oversikt over hvem som har tjenesten og hvor mye som utbetales. 
 

GJELDER FOR 

Forvaltning og koordinering 
 

ANSVAR FOR GJENNOMFØRING 

Saksbehandlere 
Merkantil koordinator 
Avdelingsledere 
 

BESKRIVELSE 

Vedtak  - saksbehandler 

• Vedtak skrives på vanlig måte i Profil.
  • Alle OMST vedtak skal ha evalueringsdato, da saksbehandler bør ha kontakt med bruker/utfører/den som gir utfører veiledning.
    Evalueringsdato skal settes til siste dato i måneden, 2 måneder før sluttdato
  • Alle oppdragsavtaler settes med avslutningsdato siste datoen i måneden i lønnssystemet. Alle vedtak som ikke er stabile skal også ha avslutningsdato i Profil. Denne datoen bør følge datoen i lønnssystemet.
  • Det skal ikke settes avslutningsdato i disse månedene: juni, juli, august eller desember.
     
• Vedtaket ferdigstilles ikke før også oppdragsavtalen er ferdig i tilfelle leder ser behov for endringer.
   
• Når alt er ferdig sendes ut vedtaket på vanlig måte ved å hake av som Ferdigstilt.
   

Oppdragsavtale - saksbehandler 

• Hente mal for Oppdragsavtale i Teams i Forvaltning og koordinering, under "Maler".
• Finn malen:   Dokumenter / General/ Maler / OMST – Oppdragsavtale.
• Lukk opp malen - malen åpnes automatisk skrivebeskyttet slik at ingen kan redigere. 
• Lagre malen i eget område i SharePoint før du begynner å skrive i den.
  ​

Dette gjøres slik:

• Trykk på "Visning" og velg "Åpne i skrivebordsprogram".

 

• Word åpner seg og du får da opp denne meldingen - trykk JA.

 

• Velg:  Fil / Lagre som / OneDrive / velg hvor du vil lagre den
• Gi filen navnet: Avtale OMST – id*
• Lagre

 

 

• Da åpnes kopien du har lagret og du kan skrive inn i Oppdragsavtalen.
• Teksten i denne skal stemme overens med det som står i vedtaket.
• Rett navn på nærmeste leder om nødvendig.
• Send oppdragsavtalen som vedlegg i epost til nærmeste leder for signering. 
   

Signering av avtale - avdelingsleder 

• Leder leverer signerte oppdragsavtaler til merkantil koordinator. 

Behandling av oppdragsavtalen i Public 360 - merkantil koordinator 

• Sjekk om oppdragstakeren har sak i P360, hvis ikke send e-post til Post helse:
  "Ber om at dere oppretter sak på : navn, fødselsdato
  Oppdragstaker - Omsorgsstønad
  Ansvarlig: ditt navn
  Ansvarlig enhet: Forvaltning og koordinering - ledelse og stab"

• Skriver brev til omsorgsstønadsmottakeren.
  Skanner brev og oppdragsavtale, og legger i P360 (brev ut)
  Sender ut i vanlig brevpost (gjøres fordi brevet skal skrives ut og signeres av omsorgsstønadsmottakeren og så returneres)

• Lag personalmelding i Visma Enterprise og send til anvisning. Det gis samtidig beskjed til avdelingsleder på epost når det haster. 

• Oppskrift personalmelding i HRM;
  Personalmelding 
  Omsorgslønn
  Oppdragstaker
  Stillingskode 6190
  Tj.sted PAI 3000
  Lønnsart 108
  Kontostreng. 105005-313006-25491
  Årslønn som «stillinger uten særskilt krav til utdanning
  10 års ans (ansiennitetsdato skal ikke føres på personalmeldingen)

• Når oppdragsavtalen kommer signert tilbake fra omsorgsstønadsmottakeren, må den skannes og legges i P360 (brev inn). Sjekk samtidig at personalmeldingen er anvist

• Holder oversikt over alle oppdragsavtaler til signering i egne låste arkivskap.

Videre oppfølging - merkantil koordinator 

• Merkantil koordinator har den videre kontakten med stønadsmottaker når det gjelder utbetalinger. 
• Fører oversikt over alle oppdrag. Dette registreres i Fagapplikasjoner - regnearket Omsorgsstønad. 
• Oversikten arkiveres for hver måned og ved årets slutt. 

Midlertidig opphør

Det vil være aktuelt å sette tjenesten på midlertidig fravær når omsorgsmottaker er på sykehus, kommunal institusjon eller på ferie over 4 uker.

Ansvar for å melde når tjenesten skal settes på midlertidig fravær og startes igjen ligger hos:

• Omsorgsgiver. Ordningen er tillitsbasert.
• Den avdelingen som gir veiledning
• Saksbehandler som innvilger andre tjeneste til en bruker som har omsorgsstønad skal vurdere om OMST skal settes på midlertidig fravær
• Saksbehandler som innvilget omsorgsstønad

Merkantil koordinator setter tjenesten på midlertidig fravær og starter den opp igjen etter beskjed fra en av de over og gir omsorgsgiver beskjed om dette.

 

Evaluering av vedtak - merkantil koordinator og saksbehandler 

• 2 måneder før vedtaket går ut skriver merkantil koordinator epost til aktuell saksbehandler. 

• Finn datoene og saksbehandler i regnearket Omsorgsstonad i Profil Utforsker. 
   

Maler 

Maler for brev ligger i SharePoint: Forvaltning og koordinering i helse og mestring/Dokumenter/Maler
Finn dokumentene der og lagre dem på eget SharePoint område før de skal skrives i. 

• OMST - Oppdragsavtale MAL = Oppdragsavtalen (skrives av saksbehandler)
• OMST avtale                              = purrebrev når signert avtale ikke er returnert
• OMST start                                = følgebrev ved oppstart
• OMST stopp                              = brev når oppdraget opphører
• OMSL videre                             = følgebrev når evaluering

 

Avslutning av omsorgsstønad

Så lenge avtalen består, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist mellom partene på 4 uker. 
Det kan være ulike årsaker til at omsorgsstønaden vurderes avsluttet

Ved brukers død
Omsorgsstønad avsluttes etter 4 uker ved brukers død.

Ved vedtak om andre tjenester som dekker de behov det er gitt omsorgsstønad for;

• Det skal varsles etter § 16 Forvaltningslovens om opphør av vedtak om omsorgsstønad med planlagt stoppdato 2 måneder etter nytt vedtak er iverksatt.
• Varselet skal gi bruker minimum 3 uker til å komme med eventuelle synspunkter på dette.
• Dersom ingen kommentarer mottas, avsluttes omsorgsstønaden uten videre kommunikasjon.
• Dersom kommentarer – må kommentarene tas opp til vurdering og besvares og det må eventuelt tas stilling til om en skal endre tjenestetilbudet / sluttdatoen, eller ikke endre noe og gjennomføre planlagt stopp av omsorgsstønad. Slikt vedtak om stopp av omsorgsstønaden skal gis ny ordinær klageadgang.
   

Ved innflytting i bolig med bemanning 
Det utbetales det omsorgsstønad i 2 måneder etter signering av husleiekontrakt. 

Omsorgsgiver er ikke lengre i stand til å utføre omsorgen
Dette kan være på grunn av sykdom eller fravær. Det utbetales ikke godtgjøring under sykdom i arbeidsgiverperioden, men omsorgsgiver har rett til sykepenger etter 16 dager fra folketrygden. Stønaden avsluttes etter 4 uker dersom situasjonen vurderes som varig. 

Omsorgsmottaker er fraværende eller av andre grunner ikke har behov for pleie av omsorgsgiver ut over 4 uker
Dette kan være for eksempel er innleggelse i kommunal institusjon, ferie eller flytting i servicebolig. 
Omsorgsstønad kan avsluttes etter 4 uker dersom dette er varslet. 

Planlagt opphør
Slikt oppgør kan for eksempel være ved flytting til annen kommune. Stønaden avsluttes etter oppsigelsestiden på 4 uker.