Ompostere refusjon på flere stillinger - prosedyre v. 1.4

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at refusjon fra NAV blir fordelt på alle aktuelle ansvar hvor det er flere fastlønnslinjer på samme stillingsID

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for saksbehandlere på Lønn som fører refusjonsmottak fra NAV

 

Ansvar for gjennomføring

Akutuelle saksbehandlere på Lønn

 

Beskrivelse

Kjøre «Ompostering av refusjon» der det er flere stillinger registrert på en stillingsID

 

  1. Kjør først «Kontering refusjon» som normalt – med oppdatering slik at det dannes et bunkenr
  2. Kjør så rapporten «Ompostering av refusjon», kjør denne først uten oppdatering for å sjekke at det ser riktig ut.

Rapporten tilbakefører opprinnelig postering, og lager nye bilagslinjer med samme fordeling

som ligger på fastlønnslinjene som inngår i grunnlag refusjon.

 

Bestillingsbildet skal da ha bilagsdato til «Kontering refusjon», periode for rapporten som er kjørt i fht pkt 1 (konterer trenger ikke å være likt):

 

 

 

 

Lista som kommer ut ser slik ut:

 

 

Den tilbakefører hele beløpet til debet og fordeler til kredit på korrekte konti.

NB! Sjekk at Sum bunkenr er kr 0,-, dette ser du nederst i rapporten.

For å unngå feil under oppdatering og overføring til økonomi, er det viktig å gå gjennom rapporten ( kjørt uten oppdatering) for å sjekke mot feil: sperret ansvar, prosjekt og feil kombinasjon av ansvar og tjeneste. Feilene bør rettes opp, hvis ikke, blir bunke ikke overført til økonomi og det er ikke mulig å kjøre jobben på nytt.

Send mail til post.lonn slik at feilene rettes opp i regnskap.

Kjør rapport  «Ompostering refusjon» UTEN OPPDATERING!  på nytt, sjekk at alle feil er borte.

Kjør rapport «Ompostering refusjon» med oppdatering.

 

 

Kjøring med Oppdatering:

 

  1. Når begge rapportene er kjørt med oppdatering (pkt 1 og 2) skal bunkenumrene leses inn i Økonomi. Dvs at det sendes mail til Regnskapsavdelingen ved Robert Coward og ber han lese inn begge bilagene i Økonomi.

 

Rapporter lagres:

M:\Visma_Enterprise\HRM\Refusjon\20xx\Ompostering refusjon\selskap\måned\Bunke fra HRM

M:\Visma_Enterprise\HRM\Refusjon\20xx\Ompostering refusjon\selskap\måned\Ompostering refusjon

 

Rapporten «Ompostering refusjon» skal gjøres for alle typer kjøringer mht fravær. Det skal gjøres for flg:

  • Ordinære krav
  • Ordinære mottak (for evt justeringer mellom mottak og opprinnelig krav)
  • Feriepengekrav og
  • Feriepenge mottak

Alle disse må da ha vært kjørt med oppdatering før «Ompostering refusjon» kjøres.

«Ompostering refusjon» kan kjøres på alle bilag i 2020, dvs tilbake i tid.

 

 

Etter oppdatering av ompostering vil omposteringsbeløpene vises når du dobbeltklikker på krav- og justeringslinjene i detaljbildet, fanen Refusjon under Fravær i ansattutforskeren.

 

Detaljbildet til Refusjon fra NAV ser slik ut:

 

 

Dobbeltklikk på KRAV-linje da dukker omposteringen opp og ser slik ut:

 

Om du klikker på MOTTATT-linje så får du opp dette varselet her:

Grunnen er at dette er en balansekonto – ikke ansvar, art eller tjeneste.

 

Mulige feil / feilkilder:

Legger du inn bunkenr som gjelder føringer i pkt 1 – for eksempel 110007 så får du ut resultat når du ikke har hake i Oppdatering, men kjører du med Oppdatering vil det bli blankt da bunkenr dannes maskinelt ide en kjører med Oppdatering.