Opprette nytt dokument i helse og mestring v. 1.1

OPPRETTE ET NYTT DOKUMENT I EQS?

Alle ansatte kan opprette et dokument i EQS.

Gå til arbeidsdel og velg [Dokumenter] og [Nytt dokument].

Skjermbilde_2.PNG

 

Når dette er gjort er du nå dokumentadministrator for et dokument. Før du kan begynne å skrive innhold må du fylle ut egenskapene dokumentet skal ha. En enkel forklaring får du her:

  • Skriv tittel på dokumentet. Prøv å unngå [Prosedyre for..] og [Rutine for..].
  • I det fleste tilfellene anbefales dokumenttypen HTML. Enten som prosedyremal eller tomt HTML dokument.
  • Velg enhet dokumentet gjelder for. Enheten du jobber i kommer opp automatisk. Dersom du vil endre enhet trykker du på [Endre] og velger ny.
  • I dokumentkategorien velger du hvor dokumentet plasseres, dvs. hvilke bokser dokumentet blir liggende i etter godkjenning. Flere bokser kan velges. Dette kan være litt vanskelig, men unngå å legge dokumentet i for mange bokser. Dersom dokumentet er gjeldene for flere kommunalsjefområder i Helse og mestring bør dokumentet plasseres i en av boksene under [Kvalitetshåndboka for Helse og mestring]. Ta kontakt med kvalitetsrådgiver dersom du har spørsmål (Jan Helge Lislevand). Se under.

Skjermbilde_1.PNG

Noen få dokumentkategorier har dokumentattributter. Attributtene brukes også til å sortere dokumenter. De er obligatoriske og merket med *.

Velg dokumentattributt og trykk [Lagre]

 

Skjermbilde.PNG

Før du kan begynne å skrive må du trykke på [Trykk her for å redigere].

Skjermbilde_3.PNG

Husk å lagre underveis men du skriver!

Hvis du ikke sender dokumentet til godkjenning med en gang kan du gjenfinne dokumentet ved en senere anledning.

 

SLIK FINNER JEG IGJEN MINE ARBEIDSDOKUMENTER:

En oversikt over dokumenter du er administrator for finner du under arbeidsdelen i EQS.

Velg [Dokumenter] [Mine dokumenter] og [Under utforming].

 

SEND ET DOKUMENT TIL GODKJENNING:

Velg [Start ny godkjenningsrunde]

Fyll ut feltene som vist under. Deltakere = godkjennere. Et dokument kan ha flere godkjennere. Anbefales kun i helt spesielle tilfeller.

Det er bare enhetsledere og høyere, samt noen nøkkelpersoner som har godkjenningsmyndighet. 

Når godkjenner er valgt og nødvendige felt er fylt ut velger du [Start godkjenningsrunde].

 

 

GODKJENNING AV ET DOKUMENT:

Godkjenner får en e-post med en godkjenningsoppgave (lenke til dokumentet). Godkjenner leser dokumentet og godkjenner. Eventuelle uklarheter må avklares med dokumentadministrator før godkjenning.

Ny versjon blir synlig når dokumentet er godkjent på nytt.

Dokumentadministrator får en kvittering på e-post når dokumentet er godkjent.

 

 

For utfyllende veiledning: Se Dokumenter - opplæringsvideo