Det finnes tre måter å finne manglende eller for mye utbetalt refusjon fra NAV.

 

Etter hver kjøring, sjekk i refusjonsbilde at du har fått krav for riktig periode, at du ikke har fått dobbelt krav, om det ligger utestående krav fra før.  

 

VI sender mail til aktuell saksbehandler når det oppdages feil som ikke er oppdaget før. I mailen beskrives hva som bør gjøres og hva som kan være årsak til differansen. 

 

 

 

 

Rapporten bør kjøres 3 måneder tilbake i tid. For eksempel i juni kjører vi fra og med mars. I juli kjører vi fra og med april osv. Grunnen til at vi kjører samme måneder flere ganger er at NAV noen ganger ikke retter feilen, så vi må ha ytterlig oppfølging. Rapporten kan kjøres til Excel. Si fra hvis du trenger hjelp med Excel tabellen. 

 

 

Oppfølging mot NAV 

 

Bruk rapporten for å indentifisere feilene knyttet til utestående sykepengerefusjoner. Dette kan inkludere feilaktige registreringer, manglende dokumentasjon som ikke er levert av ansatte eller avslag fra NAV.

 

Sjekk først at feilen ikke ligger hos oss. For eksempel: 

- er det sendt inntektsmelding, har Nav mottatt alle søknader om sykepenger (særlig den første søknaden) 

- hvis Nav ikke har utbetalt hele perioden, sjekk om det var opplyst ferie på søknaden og at ferien er registrert i Fer-bilde 

- hvis NAV har utbetalt hele perioden, men ikke riktig krav, sjekk om vi har registrert riktig fraværsprosent og at systemet har beregnet riktig krav i forhold til fraværsprosent 

- at vi ikke har dobbelt krav (husk hake på ferdige krav)  

- om det er registrert/innlest overlappende sykemeldinger eller kombinasjon av flere ytelser i samme periode (sykepenger-foreldrepenger, foreldrepenger-pleiepenger og svangerskapspenger-sykepenger-foreldrepenger). 

Før du ringer NAV er det viktig å sjekke når dokumentasjon ble levert til NAV og om NAV har hatt tid til å behandle refusjonskrav. Saksbehandlingstid er oppdatert på NAV.no/saksbehandlingstider. 

Når du ringer NAV, skriv i tekstfeltet på kravlinja (refusjon fane) at du har purret NAV, dato og initialer.  

 

Det kan være flere grunner på hvorfor NAV ikke utbetaler sykepengerefusjoner:

• Avslag fra NAV som ikke mottatt på lønn.
• Brev som NAV sender til ansatte at det trenges flere opplysninger i saken.
• Manglende dokumentasjon fra lege.
• Avvik mellom refusjonskrav og mottak pga 6G ( høy inntekt).
• Korrigering av søknader om sykepenger av ansatte som er gjort i ettertid ifh til ferieavvikling (sjekk siste innsendte søknader om sykepenger, endring av sykemeldingsgrad som NAV ikke tatt hensyn til).
• Feil i saksbehandlingssystem hos NAV.
• Manglende dokumentasjon/vedtak fra NAV for foreldrepenger, svangerskapspenger og pleiepenger som gir grunnlag til feil eller manglende registering i HRM. 
• Krav i arbeidsgiverperiode for ansatte som har fritak pga kronisk eller svangerskapsrelatert sykdom forventes utbetalt i løpet av ett år fra datoen krav er sendt til NAV. Sjekk at krav er sendt til NAV (kvittering for innsendeling ligger i Altinn).

 

Avskriving av utestående refusjoner:

Avskriving av utestående refusjoner kan gjøres  enten:

 

1. Fortløpende i saker hvor arbeidsgiver har mottatt avslag eller det er oppdaget feildannet refusjonskrav

2. Eller når man jobber med rapporten «Refusjon differanse»

 

Kontroller dokumentasjon: Grunnlag for å avskrive sykepengerefusjoner:

 

• Mottatte avslag fra NAV. Det er viktig å vurdere at ansatte har sykepengerett fra arbeidsgiver, konferer med HR i tvilstilfeller. Det kan være aktuelt å klage, dersom det er grunnlag for å bestride avslaget. I tilfelle at ansatte fikk for mye utbetalt lønn, må leder ha en dialog med ansatte og HR for å lage en avtale om trekk i lønn.  Se egen rutine EQS (under arbeid i HR) 

• Feildannet refusjonskrav i HRM: dobbeltkrav.

 

Vesentlighetsgrense: For refusjonskrav beløp under kr 1500 i en månedsperiode, stilles det ikke like strenge krav til dokumentasjon ut fra kost/nyttevurdering knyttet til ressursbruk på oppfølging av hvert enkelt krav. Er beløpet under beløpsgrensen, så snus dokumentasjonskravet.  Da er det kun i saker hvor faktum tilsier at vi vil kunne få refusjon fra NAV, at vi ikke avskriver.  Det prioriteres ikke ressursbruk på disse sakene dersom det er komplisert å finne ut av årsak til at NAV ikke har utbetalt refusjon.  

Det gjelder også refusjonskrav som er eldre enn 1 år og det er komplisert å finne ut grunn til manglende/redusert utbetaling i en aktuell periode.

• Avvik mellom generert krav og mottatt refusjon fra NAV pga høy innrapportert inntekt (6G), eller hvis ansatte har flere arbeidsgivere. 
• Vær varsom med å avskrive krav. Sjekk om det kan gjelde lite krav som forventes å få fra NAV: kronisk eller svangerskapsrelatert sykdom, manglende eller feil utbetaling ved endring av fraværsgrad (gradert sykemelding kombinert med noen dager 100 % sykemelding, som NAV ikke tatt hensyn til). Disse kravene MÅ IKKE avskrives og følges opp mot NAV.

 

Informer leder: 

Informer aktuell leder/merkantile om avskrivningen og de tilhørende endringene som er gjort i HRM.  Avskrivning av krav under 5000 kr, trenger man ikke orientere leder om.

Korrigering av feildannet krav i HRM:

Feil registrert fravær, korrigert ferieavvikling, endringer i fraværsprosent, kombinasjon av flere ytelser i samme periode kan korrigeres og kjøres på nytt. Se egen prosedyre:

https://kristiansand.extend.no/cgi-bin/document.pl?pid=nyekristiansand&DocumentID=4619&UnitID=1042

 

• Registrer avskrivninger:

Skriv i notatfeltet om mottatt avslag.

Avskriving av refusjoner gjøres i bildet «Refusjon fra NAV»:

Velg riktig ansattnummer og NAV kontor.

Sett hake i OK fane i aktuelle periode som skal avskrives

 

Dobbeltklikk på aktuell linje og skriv i fane «Tekst» grunn til avskrivning.