Hensikt

Prosedyre for eksterne høringer kommunen er ansvarlig for – digital utsendelse og mottak via 360-Online. 
Prosedyre for interne høringer kommunen er ansvarlig for – utsendelse og mottak direkte i 360-Online. 

Saksbehandler har en sak i 360 online der det skal sendes ut dokument på høring. Kontakt dokumentsenteret dersom det må opprettes ny sak.

Merk at en høring kan sendes til uttalelse både eksternt og internt. Som beskrevet nedenfor, svarer de eksterne via skjema på nettsiden, og de interne svarer via internt notat.Det må altså opprettes 2 dokument-typer - et utgående brev med kun eksterne mottakere og et internt notat med oppfølging - i samme sak.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte.
 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

 

Klargjøring av svarskjema på kommuneportalen og informasjon i høringsbrev til eksterne mottakere

I god tid før utsendelse sender saksbehandler e-post til kommunikasjon ved skjemaansvarlig (Zoran Teoflovic).  Dersom han har melding om fravær, sendes e-post til IT (Thomas Øderud). Selve høringsbrevet trenger ikke å være klart til utsendelse når kommunikasjon kontaktes om dette.

E-posten skal gi følgende informasjon:

• Saksnummer i 360
• Navn på høring
• Høringsfrist (Høringen må deaktiveres dagen etter høringsfristen)

Det skal gis informasjon i høringsbrevet om at svar på høringen skal sendes til kommunen via skjema på følgende nettadresse: https://www.kristiansand.kommune.no/skjemaer/KK101/

Dersom det er lagt ut informasjon om høringen på kommuneportalen under aktuelt fagområde, bør også lenke dit inngå i høringsbrevet.

Digital utsendelse via SvarUt

• Saksbehandler registrerer høringsinstansene som mottakere av dokumentet i 360 online ved å hente eksisterende eller opprette nye ved å søke i folkeregisteret/enhetsregisteret. Det ekspederes til SvarUt.

eller

• Dersom det er så mange høringsinstanser at det ikke er hensiktsmessig å registrere hver enkelt mottaker i 360 online, kan det benyttes såkalt masseutsendelse via KS SvarUt.
  • Saksbehandler laster inn eller registrerer alle adressatene i xls-skjema fra SvarUt – vedlagt. Fødselsnummer eller organisasjonsnummer må fylles inn for at mottakere skal kunne motta digitalt.  NB: Det må ikke gjøres endringer i selve skjemaet da det kan føre til stans i den automatiske utsendelsen.  
  • Saksbehandler registrerer «Se adresseliste» som mottaker av det ferdigproduserte brevet. Excel-listen med adressatene legges som vedlegg til høringsbrevet i 360.
     
  • Saksbehandler sender filene med høringsbrevet og adresselista til dokumentsenteret på post@kristiansand.kommune.no.  Merk mailen med «Utsendelse av høring».  Dokumentsenteret ekspederer via SvarUt på vegne av aktuell saksbehandler. 

Digitale høringsinnspill og mottak

Høringsinstansene går til oppgitt nettadresse https://www.kristiansand.kommune.no/skjemaer/KK101/. Her kan man som innbygger (privatperson eller virksomhet) logge seg inn via Id-porten, velge aktuell høring i en nedtrekksliste og gi høringsuttalelse ved å legge inn en kort melding og vedlegg.

Det er tilrettelagt for at ansatte i firma kan logge seg inn med egen ID og definere i eget felt hvilken virksomhet de opptrer på vegne av. Ved innsending mottas kvittering vedlagt egen uttalelse. Dette til bruk som dokumentasjon for innsender.

Det aktuelle skjemaet er satt opp med integrasjon mot 360 online og blir journalført i korrekt sak automatisk.

 

Beskrivelse

 

Klargjøring av svarskjema på kommuneportalen og informasjon i høringsbrev til interne mottakere

Dersom høringsbrevet skal sendes til saksbehandlere internt i kommunen, opprettes det eget brev (internt notat med oppfølging) til disse. Høringsbrevet sendes som vedlegg til notatet.

Saksbehandler svarer på høringen ved å svare på n-notatet med et nytt notat. Dette legger seg da i samme saksmappe, i høringssaken. 

 

Vedlegg og referanser

https://www.kristiansand.kommune.no/skjemaer/KK101/

Excel-skjema for manuell utsendelse via SvarUt