Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at leverandører i Visma Enterprise skal bli opprettet på en ensartet måte og i samsvar med opplysninger i Brønnøysund.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som oppretter og vedlikeholder leverandører i Visma Enterprise i Kristiansand kommune.

Ansvar for gjennomføring

Regnskapstjenesten har ansvar for å opprette leverandører i selskap 1 Kristiansand kommune.

1 Oppretting og vedlikehold av leverandør

1.1 Registrering

Menypunkt i Økononomi/fakturabehandling: Grunndata / Reskontro / Vedlikehold reskontro / Reskontrotype L.

Leverandører registreres av ansatte i regnskapstjenesten.

Før registrering av ny leverandør er det viktig å søke i leverandørregisteret om leverandøren er registrert fra før. Søk både på bankkontonr, organisasjons-/fødsels-/D-nummer og navn.

Søk også på sperrede leverandører ved å sette hukk i "vis sperrede" . Om leverandøren finnes må alle opplysninger kontrolleres og leverandøren åpnes igjen dersom det er behov. Sjekk notatfeltet for å se om det er spesielle årsaker til at leverandøren er sperret.

Hvis en sperret leverandør åpnes må stjerne foran navnet fjernes, fjern hukk i ruten for "Sperret" og sjekk at reskontroopplysninger er i samsvar med Brønnøysundregister. Korriger det som evt. er feil. 

Det skal aldri registreres en leverandør på fiktivt nummer og faktura skal aldri registreres på leverandør med fiktivt nummer. Eventuelle leverandører med fiktive nummer må korrgeres før fakturaregistrering. Utenlandske leverandører uten norsk organisasjonsnummer opprettes alltid med fiktivt nummer.

Hvis det unntaksvis skulle være nødvendig å opprette eller bruke en leverandør med fiktivt nummer må årsak forklaress. Årsak kan forklares i et  "FAKTnotat" eller legges som et vedlegg på leverandøren på fanen "Generelt"

Eier av bankkonto skal stemme overens med navn på leverandøren.NB! Factoring #Leverandør med factoring

Evry Infotrg kan benyttes for oppslag mot enhetsregister eller folkeregister.

1.2 Leverandørregisteret.

Registrere ny leverandør

• Velg reskontrotype L og du kommer inn i et oversiktsbilde 
• Velg knappen "Vedlikehold" og du får opp et bilde av en leverandør 
• Trykk på knappen "Ny" og du får opp et blankt bilde med neste ledige reskontronummer. 
• Reskontronummer skal alltid tildeles automatisk - nummerserien starter på 1000001.

Du kan også starte direkte fra en leverandør ved å trykke på knappen "Ny".

Et blankt reskontrobilde kommer frem og det er automatisk angitt et nytt reskontronummer. 

• Leverandører skal registreres på organisasjonsnummer, fødselsnummer eller D-nummer.
• Kombinasjon av samme org.-/fødsels-/D-nummer og bankkonto skal ikke forekomme på flere leverandører
• Gjør oppslag mot Evry Infotorg ved org.nr.
• Bankkontonummer skal alltid registreres.
• Husk å registrere gyldig firma epost-adresse

Søkenavn 1

Kommunens områder blir målt på ehandelslojalitet i Styringsportalen. Målingene er satt opp slik at det sjekkes om det er kobling mellom innkjøpsordre fra eHandel og faktura på alle leverandører.

Noen leverandører er likevel unntatt for måling på eHandelslojalitet. Disse leverandørene merkes i søkenavn 1 med følgende:

 

LEGE	alle leger der reskontro blir oppretta for å utbetale tilskudd
LØNNSTREKK HRM	reskontro som opprettes for lønnstrekk HRM
FAGFORENINGSKONTINGENT	reskontro som opprettes for fagforeningskontingent
STRØM	reskontro for strømfakturaer
BARNEHAGE	reskontro som opprettes for utbetaling av tilskudd til barnehage
FYSIOTERAPEUT	reskontro som opprettes for utbetaling av tilskudd til fysioterapeut
KOMMUNE	reskontro som tilhører en kommune, også egen kommune (interne), KF og IKS.
FYLKESKOMMUNE	reskontro som tilhører en fylkeskommune
STAT	reskontro som tilhører en statlig virksomhet
TELEFONABBONEMENT	reskontro for fakturaer for telefonabonnement
RENOVASJON	reskontro for renovasjon (Avfall Sør ol)
KREDITTKORT	reskontro for kredittkort
MÅLES IKKE	alle andre som ikke skal måles, gjelder borettslag, velforeninger, husleie, alle utenlandske leverandører, reskontro som opprettes for refusjon av utlegg, erstatninger, kulturtilskudd, reskontro som opprettes for dobbelbetalinger, tilbakebetalinger av for mye utbetalt og betalingskort/kredittkort fra dagligvarebutikker. Kan være andre også, men spør i så fall før merking.

 

 

Dersom det står opplysniger i feltet for søkenavn 1 så må det ikke gjøres endringer på leverandøren. Dette fordi det er knyttet automatiske koblinger til leverandøren og ved ev. endring må det konfereres med ansvarlig.

Søkenavn 2

• Leverandører som skal innberettes for utbetalinger til selvstendig næringsdrivende skal merkes i søkenavn 2 med LT.
• Leverandører som driver enkeltmannsforetak uten fast kontorsted skal merkes.
• Hvis en er i tvil er det bedre å innberette for mye enn for lite.
• Privatpersoner som ved en feil har fått utbetalt lønn fra en faktura kan også merkes med LT og lønnen blir da innberettet på vedkommendes personnummer.
• Kontroller både i nye og allerede registrerte leverandører og merk riktig.  

 

1.3 Privatpersoner

• Ansatte i Kristiansand kommune registreres på reskontrotype LA.
• Andre privatpersoner registreres på  reskontrotype L.
• Registreres på fødselsnummer
• Legg alltid inn bankkontonummer
• Skrives etter standard for folkeregisteret 
  • Etternavn og Fornavn.
  • Sjekk mot Evry Infotorg

1.4 Firma, organisasjoner og offentlige virksomheter

• Registreres på organisasjonsnummer
• Legg alltid inn bankkontonummer
• Skrives tilsvarende som det er registrert i Brønnøysundregisteret. https://www.brreg.no/
• Firmanavn kan korrigeres etter faktura fordi det må være søkbart.

 

1.5 Leverandør med factoring

• Factoring-selskapet må opprettes som egen leverandør.
  • Dvs. at factoring-selskapet får sitt eget reskontronummer.
• Factoring-selskapets reskontronummer må knyttes til de leverandører der dette factoring-selskapet blir benyttet.
• Når factoring-selskapet er opprettet så opprettes leverandøren på vanlig måte, med unntak av bankkontonummer.

1.5.1 Fanen "Generelt"

• I feltet "Bankkonto" skal du legge factoring-selskapets bankkontonummer.
• Du kan da benytte F4-tasten i bilagsregistreringsbildet for å taste inn bankkontonummer til leverandøren.
• Når du taster inn bankkontonummer, vil dette være factoring-selskapets bankkontonummer.
• Du vil videre få opp en liste hvor du kan velge den leverandør du skal reskontroføre betalingen på.

Hovedregel: Betaling til leverandør skal alltid knyttes til Leverandørens reskontronummer. (ikke til factoring-selskapets)

1.5.2 Fanen "Tillegg"

• I denne fanen under "Betaling / Mottaker" legges factoring-selskapet sitt reskontronummer inn.
• På denne måten blir utbetalingen styrt til factoring-selskapet.
• Nedenfor vises fanen "Tillegg" på en leverandør som har factoring-selskap som betalingsmottaker.

 

1.6 Spesielt om leger

Det kommer en rekke fakturaer fra leger og legesentre som skal betales til Melin collectors. I mange tilfeller vil navnet på behandlende lege også være oppgitt på fakturaen.

Leverandøren er i disse tilfellene legesenteret. Opprett leverandøren med navn på legesenteret og deres organisasjonsnummer og legg inn bankkontonummeret til Melin. Disse skal ikke merkes med LT kode.

Merk leger med "LEGE" i søkenavn 1. Kontonummer på disse leverandørene skal ikke endres på.

Denne typen faktura vil innimellom være stilet til privatpersoner. Dette er for eksempel personer som har langtidsopphold på sykehjem og fakturaen skal betales av kommunen.

1.7 Utenlandske adresser til leverandører

Les gjennom rutinen her og sjekk at du har fått nødvendig informasjon for å kunne registrere leverandøren og utføre betalingen.

1.7.1 Norsk leverandør som skal ha betaling i utenlandsk valuta

Visma har ikke funksjonalitet for dette enda. Denne typen utbetaling må utføres via nettbank, og faktura må utlignes mot K-beløp bank (2.1020.xxxx).

1.7.2 Leverandører som har norsk konto og fakturerer i valuta

Registrer norsk bankkonto. Riktig adresse og valuta i forhold til fakturaen.

1.7.3 Leverandør med utenlandsk bankkonto til IBAN-land

Leverandøren opprettes i samme nummerserie som for norske leverandører og som reskontrotype L.

1.7.3.1 Fane generelt

Postnr. -/sted registreres med 9999 Utland

1.7.3.2 Fane Tillegg

Nasjon

Søk etter aktuell nasjonskode med listeknappen. Tabellen for nasjononalitet kan vedlikeholdes direkte fra dette bildet. NB! Alle felt for nasjon må stemme overrens.

Språk

Språkkoden benyttes i forbindelse med utskrift av formularer og dokumenter. Vi har kun mulighet for å skrive ut dokumenter på norsk eller engelsk. 

Valuta

Søk etter aktuell valutakode med listeknappen. Valutatabellen kan vedlikeholdes direkte fra dette skjermbildet.

NB! Betalingsform

Åpne listeknappen og velg VAP+0+selskapsnr. Eks. selskap 1: VAP01.

Utenlandsk bank

Gjelder for land som bruker IBAN.

Legg inn bankkontonummeret (IBAN-nr) i feltet for utenlandsk bank og klikk på knappen "..." til høyre for feltet. Du kommer da over i et eget skjermbilde for å kunne registrere ytterligere detaljer om den utenlandske betalingsformidleren.

• NB! Når du har registrert det du skal må du gå ut av bildet og gå inn igjen for å sjekke at alle felt er riktig fylt ut.

 

1.7.3.3 Fane Adresser

Velg "HOVE" fra rullegardinmenyen.

 

Postnr./-sted utland

 

Bruk rullegardinmenyen og søk etter aktuell adresse. Dersom denne ikke er registrert fra før, må den opprettes via vedlikeholdsknappen.

Husk at postnr./-sted utland alltid skal ha nasjonskode foran postnr.

Nasjon

Denne må fylles ut - velg fra rullegardinmenyen.

 

1.7.4 Leverandør med utenlandsk bankkonto uten IBAN

Enkelte land bruker Fedwire/ABA eller Routingnumber som bankkode i stedet for IBAN. Dette gjelder land som USA, Canada, Australia og Sør-Afrika.

 

1.7.4.1 Fane Generelt:

Postnr./-sted registreres med 9999 Utlandet.

 

1.7.4.2 Fane tillegg:

Nasjon

Søk etter aktuell nasjonskode med listeknappen. Tabellen for nasjonalitet kan vedligeholdes direkte fra dette bildet.

NB! Alle felt for nasjon må stemme overrens.

 

Språk

Språkkoden benyttes i forbindelse med utskrift av formularer og dokumenter. Kun norsk og engelsk som er aktuelle valg.

 

Valuta

Søk etter aktuell valutakode med listeknappen. Valutatabellen kan vedlikeholdes direkte fra dette skjermbildet.

 

Betalingsform

Åpne listeknappen og velg VAP+0+selskapsnummer. Eksempel selskap 1: VAP01

 

Utenlandsk bank

Gjelder for land som bruker Fedwire/ABA/Routing.

Legg inn bankkontonumeret i feltet for utenlandsk bank og klikk på knappen "..." til høre for feltet. Du kommer da over i et eget skjermbilde for å kunne registrere ytterligere detaljer om den utenlanske betalingsformidleren.

Banknavn og adresse

Legg inn bankens navn og bankens adresse. Dette er viktig. Dersom ikke bankens adresse står på faktura, vil du finne denne ved å bruke iban-checker eller i dette tilfellet, swift-code-checker.

https://bank.codes/swift-code/

 

Nasjon

Alle felt med nasjonsnummer må stemme overrens.

 

BIC/SWIFT

Feltet er obligatorisk og må fylles ut.

 

Bankkode

Fylles ut i tillegg til BIC/SWIFT. Består av to bokstaver og 6 eller 9 tall avhengig av land. Koden (bokstaver og tall) skrives uten mellomrom. Tallene finner man på faktura, bokstavene ser man i utklippet her, eller får opplyst av vår bank. NB! Bankkode for Autopay er CACPA+9 siffer.

 

1.7.4.3 Fane Adresser:

Velg "HOVE" fra rullegardinmenyen.

Postnr./-sted utland

Bruk rullegardinmenyen og søk etter aktuell adresse. Dersom denne ikke er registrert fra før, må den opprettes via vedlikeholdsknappen.

Husk at postnr./-sted utland alltid skal ha nasjonskode foran postnr.

 

Nasjon

Denne må fylles ut - velg fra rullegardinmenyen.

 

 

1.7.5 Leverandører som fakturerer i ulike valutatyper

Disse må opprettes med en leverandør pr valutatype. Merk i navnet hvilken valutatype som er aktuell for denne reskontroen.

 

1.8 Sperring av leverandører