Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre oss at vi har rutiner for oppbevaring av arkivverdige dokumenter og opplysninger på hver enkelt deltaker og skolesenteret. Denne arkivplanen omfatter arkivering for deltakere i opplæringen på norsk- og samfunnskunnskapskurs og grunnskolen.
Skolen bruker Visma velferd som fagsystem. Programmet er koblet opp mot Visma samhandling arkiv som er et fullverdig elektronisk arkiv iht NOARK5 standard. Det er kun elevmappene som går over til elektronisk arkiv. Kursoversikt, fraværsoversikt, deltakerliste, vitnemåls- og terminkarakterprotokoller kjøres ut pr. skoleår og overføres til Public360 som PDF format. Disse akiveres i følgende mapper:
Kursoversikt for skoleåret
Deltakerliste for skoleåret
Fraværsoversikt
Vitnemål og karakterprotokoll - mappe
Arkiv før 01.08.2015 var fysisk arkiv - dette arkivet er pakket ned og klargjort for innsendelse til IKAVA når det har gått 10 år.
Ansatte ved Kongsgård skolesenter og dokumentsenteret.
Kongsgård skolesenter har ansvaret for gjennomføringen.
Elevmappe: Det opprettes en elevmappe på den enkelte når de starter ved skolen i Visma velferd (VV) og Visma samhandling arkiv (VSA). Alle utgående dokumenter/SMS som sendes til deltaker blir journalført i mappen. Inngående (søknader, kopi av oppholdskort etc) blir skannet inn direkte til eleven og arkiveres i VSA i elevmappen. Se egen rutine for skanning av dokumenter for KSS.
Når elev slutter, gjøres følgende: Lærer fyller ut sluttskjema, merkantil avslutter eleven, innrapporterer timer til NIR (Nasjonalt introduksjonsregister), deltakerbevis med antall timer og periode sendes elev. Fraværsoversikt genereres automatisk i elevmappen av programmet. KSS kjører ut deltakerliste med oversikt over kursene elev har gjennomført, periode og antall timer. Denne listen skannes inn i elevmappen. Elevmappen avsluttes i VSA etter dette.
For å kunne søke opp avsluttede elever, må man ha egen rettighet "se avsluttede personer" i rollen sin. Denne gis kun til utvalgte brukere. Merkantil, avdelingsleder, sosial lærer og rådgiver.
Oppfølging av dokumenter som ikke er ferdigstilt:
Arkivansvarlig følger opp journaler som ikke er ferdigstilt hver måned og gir beskjed til brukere om at de må avslutte, slik at dokumentene går til arkiv.
Feilmeldingslister VSA/VV: Akivloggen sjekkes månedlig/ukentlig av systemansvarlig - Verktøy - arkivlogg
Periodisering / Avlevering av arkiv gjøres i samarbeid med dokumentsenteret og systemansvarlig for VSA (p.t. Venke Åmlid Nyhus) Gjøres ved større endringer og/eller hvert 5. år.
Fysiske fraværslister fra lærere leveres inn til fraværsansvarlig hver uke eller hver 14. dag. Dette er arbeidsdokumenter, da fraværet er ført i Visma. Lister over totalt fravær for den enkelte genereres når elev slutter og arkviføres i elevmappen. Fraværslistene kan makuleres etter 5 år. Kortvarig oppbevaring.
Kursoversikt for skoleåret: kjøres etter endt skoleår: Utkrift - kursinfo - detaljert kursoversikt for periode: velg periode skoleåret - overført til PDF - skannes inn i PB360 under mappe - 2020101265 Kongsgård skolesenter – kursoversikter for opplæring i Grunnskole, Norsk og Samfunnskunnskap
Deltakerliste for skoleåret: Kjøres etter endt skoleår. Lag filter, ta med alle deltakere (aktive, passive, avsluttede) i perioden for skoleåret: Utskrift - kursdeltakere - Deltakere i valgt periode (m/timer) - overføres til PDF
Skannes inn i PB360 under følgende mappa - 2020101263 Kongsgård skolesenter – Deltakerlister for opplæring i Grunnskole, Norsk og Samfunnskunnskap
Fraværsoversikt for deltakere for skoleåret: Kjøres etter endt skoleår: Lag filter, ta med alle deltakere (aktive, passive, avsluttede) i perioden for skoleåret: Utskrift - Utgår - M180 (Fravær- kontrolliste). Velg periode, hva skal listes ut: alt. Ta med timer: Ja. Ta med detaljer: Ja - overføres til PDF
Skannes inn i PB360 under følgende mappe - 2020101264 Kongsgård skolesenter – Fraværsoversikter for opplæring i Grunnskole, Norsk og Samfunnskunnskap
Karakterprotokoll/Vitnemålsprotokoll: Protokollene kjøres ut fra Visma, signeres av avdelingsleder og lærer. Skannes inn i PB 360. Arkivansvarlig ser til at dette blir gjort etter endt skoleår.
Skannes inn i PB360 under følgende mappe - 2020030399 Kongsgård skolesenter – Vitnemål og terminkarakterprotokoll for Grunnskoleelever KSS
Epost fra Turid Holen 12.10.20
All dokumentasjon som er arkivpliktig i voksenopplæringa må derfor bevares for ettertiden.
Turid Holen, Arkivsjef - Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) 12.10.2020