Hensikt
Formål med mottakskontroll og kundebehandling er å gi veiledning og sikre tilstrekkelig informasjon til at tiltakshavere og søkere leverer komplett dokumentasjon i henhold til lov og forskrift i søknader. Noen arbeider er unntatt saksbehandling gjennom lov og forskrift, noen tiltak kan omsøkes av tiltakshaver, mens ytterligere andre er avhengig av ansvarlig søker. Både veiledning og mottakskontroll skal sikre så tidlig veiledning som mulig for at tiltakshaver \ søker skal kunne rette eventuelle feil og mangler så tidlig som mulig i prosessen. Dette vil forkorte saksbehandlingstiden ved avdelingen. Søknadspliktige tiltak skal gis tillatelse dersom de ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven, herunder reguleringsplaner, TEK osv.
Hensikten med rutinen er en optial praksis for mottak og veiledning ved søknader, inkludert prioriteringer av disse.
Veiledningsdelen av rutinen gjelder der kunden ikke allerede har pågående sak, saksnummer og/eller saksbehandler.
Vi skal yte god service og vi skal gi god veiledning. Derimot: Det vil være viktig å differensiere mellom lovpålagt veiledning og den veiledning som andre skal gi og som man må betale for. Vi er en offentlig myndighet som er satt til å forvalte et regelverk og skal gi veiledning i hvor man finner informasjon om regelverket, kart, planer osv. Det vil derimot kreve en egeninnsats for å gjøre seg kjent med regelverket, sette seg inn i planbestemmelser og ta ut kart. Dette er som med alle andre lover og regler i Norge. Dersom man ikke klarer dette selv kan man leie seg hjelp. Det vi ikke skal gjøre er å hjelpe til å fylle ut søknader, gå inn i konkrete problemstillinger osv. da dette er det en bransje som tar betalt for å hjelpe tiltakshaverne med. Dette ligger altså ikke til den offentlige veiledningsplikten. Av hensyn til ressursbruk blir det viktig at vi er tydelig på hva som kan forventes av kommunen ovenfor personene som kommer innom oss for å få hjelp.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som arbeider med mottak av byggesaker og med veiledning.
Da byggesaksenheten er presset på saksbehandlingskapasitet og stadig møter strengere krav til effektivitet i saksbehandlingen er veiledning og mottakskontroll lagt utenom ordinær saksbehandling. Det er dermed eget kundemottak, telefonmottak og mottakskontroll, som med unntak av «bakvakt», er satt til egne stillinger ved enheten. Tilgjengelighet:Innbyggertorvet skal være bemannet med en person, saksbehandler innbyggertorv, hver dag i ordinær åpningstid. Saksbehandler innbyggertorv avløses hver dag kl. 1100 for lunsjavvikling av en av «bakvaktene».
«Bakvaktene» er to byggesaksbehandlere som følger turnus i «Innbyggertorget Bakvakt liste» plassert under byggesak – dokumenter – sharepoint.
Det er en stilling som mottakskontroll.
Q – team består av 6 saksbehandlere som til enhver tid skal være påkoblet telefonsløyfa.
Ansvar for gjennomføring
Arbeidsgiver har ansvaret for at den beste praksisen til en hver tid er reflektert i denne prosedyren.
Arbeidsgiver har videre ansvar for ar prosedyren er kjent. Ansatte skal følge den.
De som er ansatt i stillinger som inngår i kundemottak, Q-team og mottakskontroll skal følge prosedyren. Dette gjelder også de som er oppført i «bakvaktlista», som gjelder alle ansatte ved byggesaksenheten.
Beskrivelse
Generelt
- Alle fysiske henvendelser skal rettes mot innbyggertorv, enten man har avtale eller ikke.
- Alle generelle eposter skal rettes til post.byggesak@kristiansand.kommune.no
- Alle hevendelser på telefon rettes telefonsløyfa «Byggesak, plan og oppmåling» i Zisson. Pålogget denne er til enhver tid saksbehandler innbyggertorv, «bakvakter» og Q-team.
- Byggesak har ansvar for at «bakvaktlista» til enhver tid er oppdatert.
- Det normale vil være drop-inn.
- Hvis det er behov for møte/veiledning eller timebestilling innenfor eller utenfor angitte tider kan man avtale møte med den enkelte saksbehandler, eller anmode om forhåndskonferanse.
Drop-in
- Drop-in-kunder betjenes fortløpende. Hvis det er kunde inne til veiledning må de som sitter i kø vente på ledig tid. Hvis det er mange ventende på slutten av dagen, eller kunder som kommer rett før stengetid bør disse få beskjed om å komme tilbake en annen dag, eventuelt kan byggesak avklare svært enkle problemstillinger frem til stengetid, men det kan ikke påregnes at saksbehandler veileder ut over vanlig åpningstid.
E-post
- Generelle forespørsler som kommer på mail, besvares i outlook. Alle svarmailer lagres i sendte elementer. Det er viktig å endre emne til å inneholde gbnr og adresse. Rett e-post adresse er post.byggesak@kristiansand.kommune.no
Informasjon på hjemmesiden:
- Det skal være oppdatert og lett tilgjengelig informasjon både om denne ordningen og byggesak generelt, med pekere mot digitale hjelpemidler på nett. I den grad det er mulig skal dette avlaste behov for veiledning. Tiltakshavere/søkere kan henvises til å undersøke dette, dersom de ikke allerede har prøvd.
Forhåndskonferanse
- Forhåndskonferanse kan benyttes ved alle typer tiltak etter plan- og bygningsloven. For tiltak hvor man kan søke om byggetillatelse på egen hånd (søknad uten ansvarsrett), kan man møte kommunen alene. Dersom man er i tvil om tiltaket er søknadspliktig eller ikke, kan man bestille forhåndskonferanse.
- For søknadspliktige tiltak som krever ansvarsrett, bør man som tiltakshaver og firmaet man har engasjert til å ta seg av hele søknadsprosessen (ansvarlig søker) delta i konferansen. Konferansen avholdes før en eventuell søknad sendes kommunen. Kommunen plikter å avholde forhåndskonferanse dersom man som byggherre ("tiltakshaver"), eventuelt sammen med firmaet som står som ansvarlig søker, ønsker det. Tiltakshaver\søker skal på forhånd gi kommunen de opplysningene som er nødvendig for å forberede konferansen. Dette er som kart, tegninger av tiltaket og eventuell skriftlig beskrivelse av ønske om dispensasjoner. Sentrale punkter kan eksempelvis være:
- Hva skal bygges?
- Hvor stort skal det bygges (høyder, bredder, areal)?
- Hva skal byggverket benyttes til?
- Hvordan er arkitektoniske og bruksmessige forhold ivaretatt?
- Er tiltaket avhengig av dispensasjoner fra reguleringsplan eller teknisk forskrift, og i tilfelle hvilke krav/forhold betinger dispensasjon?
- Forhåndskonferanser er gebyrbelagt. NB! Ved manglende fremmøte eller dersom forhåndskonferansen avbestilles senere enn 2 virkedager før avtalt tidspunkt, betales hele gebyret.
Mottakskontroll:
- Mottakskontrollen sjekker mottatt søknad og mottatt dokumentasjon i henhold til sjekkliste (se under).
- Ved feil eller mangler sendes mangelbrev til ansvarlig søker/tiltakshaver med svarfrist 30 dager. Dersom svarfristen ikke overholdes, purres det en gang med frist før saken avsluttes ubehandlet.
- Dersom saken er komplett, blir den liggende på fordelingsliste.
Mottakskontroll sjekkliste ved søknadsgjennomgang se SAK10 § 5-4:
1. Søknadsskjema
- Påfør kommunens saksnummer (dersom kjent)
- Alle sidene/ aktuelle felt skal være utfylt (også beregning av grad av utnytting, ved uaktuelt bør dette være skrevet på)
- I tillegg skal alltid feltene med bruksareal BRA og bebygd areal BYA være utfylt ved endring, jf SAK10 § 5-4 bokstav d.
2. Situasjonsplan: 1:500 (1:1000 ved større bygg) eller bedre
Situasjonsplan må være i målestokk, ha påført adresse, gnr./ bnr., kartreferanser og rutenett. Bruk situasjonskart fra kommunens hjemmeside.
Situasjonsplanen skal inneholde:
- Bygg skal være inntegnet og målsatt med minste avstand til annen bygning og grenser.
- Uteareal, murer, skråninger og lignende må vises
- Garasje/biloppstillingsplasser – husk minst en garasje plass pr. bolig
- Avkjørsel med frisikt. Stigningsforhold på avkjørsel og gangatkomst må vises
- VA ledninger m tilkoblingspunkt
- Sokkelhøyde evnt. annen høyde som høydereferanse. Skal alltid oppgis i meter over havet – kotehøyde.
3. Nabovarsel: (husk ansvarlig søker som ”postkasse”)
- Dokumentasjon på at alle naboer og gjenboere er varslet – gjenpart av nabovarsel. Kopi av gjenparten skal ikke sendes kommunen før søknaden sendes inn.
- Eventuell dispensasjon skal også varsles.
4a. Tegninger: 1:100 evnt 1:200 ved større bygg
- Tegningene skal være fagmessig utført
- Tittelfelt skal inneholde adresseopplysninger, gnr/bnr, målestokk og dato
- Samtlige tegninger (plan, snitt, fasade) påføres minst ett mål (for elektronisk lesing av tegninger)
- Snittmarkeringer påføres plantegninger
- Fasader skal vises med himmelretninger og materialvalg
- Målsatt snitt m kotehøyde møne og gesims (inkl taktekking)
- Takvinkler angis
- Separate bruksenheter vises
- Målsatt planløsning med rombenevnelser på alle rom (rombenevnelsen disp eller disponibelt må ikke forekomme)
- Vis terreng før og etter med påførte kotehøyder, i hele tomtens utstrekning helt til grense, både på snitt og fasader. Overgang til nabotomt/ vei skal vises
- Perspektivtegning
- Fotomontasje (for større bygg eller bygg i Kvadraturen)
4b. Ved tilbygg/påbygg/endringer (ved mindre tiltak):
- Nytt/gammelt må fremkomme tydelig på samtlige tegninger:
- Fargemarkering kan benyttes for å synliggjøre gammelt/nytt bygg. Hvis mulig: Send inn eksisterende tegninger
- Dersom tiltaket allerede er utført, kan en benytte bilder av tiltaket med målsetting.
5. Erklæringer om ansvarsrett
Erklæring om ansvarsrett etc. blir ikke gjennomgått før ved selve behandling av søknaden. Det forutsettes derfor at disse er korrekt utfylt og fullstendig dokumentert. Nedenfor er listet opp sjekkpunkter for denne del av søknaden:
- Påfør kommunens saksnummer (dersom kjent)
- Ansvarsområdet må beskrives nøyaktig og konkret.
- Tiltaksklasse oppgis
- Oppgi/ kryss av når samsvarserklæring skal foreligge
- Erklæring og underskrift komplett utfylt
6. Gjennomføringsplan
- Påfør kommunens saksnummer (dersom kjent)
- Adresseopplysninger fullstendig angitt
- Versjonsnummer angitt
- Datert og signert av ansvarlig søker
- Overordnede fagområder for hele tiltaket, prosjektering og utførelse, skal være oppgitt (kolonne 1)
- Ved igangsetting: Fagområder spesifisert (beskrivelse fra søknad om ansvar)(kolonne 2)
- Tiltaksklasse oppgis (kolonne 3)
- Foretakenes navn og org. Nummer (kolonne 4)
- Dato for samsvarserklæring oppgis/ krysses av (kolonne 5-8)
7. Annet
- Beskrivelse av utforming/estetisk tilpasning/materialbeskrivelse og fargevalg
- Kopi av naboprotester
- Skriv om eventuelle endringer/kommentar til naboprotester
- Evnt erklæring om veg/vann/avløp (privat over annen eiendom)
- Evnt erklæring om bygging nærmere nabogrense
- Evnt utslippstillatelser/avkjørselstillatelse
- Begrunnet dispensasjonssøknad
- Erklæring om avtale om tilkobling med ledningseier (ingeniørvesenet). Egenerklæring kan skrives inn i søknadsskjemaet. Ingeniørvesenet har utarbeidet eget informasjonsskriv.
- Evnt godkjenning fra Arbeidstilsynet (ved arbeidsplasser)
- Evnt godkjenning fra sivilforsvaret (nybygg/tilbygg/påbygg over 1000 m² BRA, unntatt boliger og enkelte andre)
- Avklaring mht fjernvarme
8. Avfall
- Det minnes om at det ved nybygg eller tilbygg større enn 300 m² skal utarbeides avfallsplan. Denne skal ikke lenger sendes kommunen, men kunne fremlegges ved tilsyn. Ved riving av tiltak større enn 100 m² skal det i tillegg til avfallsplan også utarbeides miljøsaneringsbeskrivelse. Jf. TEK10 §§ 9-6 - 9-9. Tiltak som berører flere bygninger, konstruksjoner eller anlegg skal vurderes under ett.
- Selv om det ikke er krav til avfallplan skal avfall likevel håndteres, sorteres og deponeres på lovlig måte.
Definisjoner
- Før man utfører arbeider som etter Plan- og bygningsloven er søknadspliktige må man få myndighetenes godkjenning. Den byråkratiske saksbehandlingen kalles byggesak, og er forvaltet på kommunalt nivå.
- Veiledning og mottak er en oppgave som inngår i kommunenes forvaltning av byggesaksreglene. Skal plan- og bygningsloven fungere etter intensjonen, må kommunene gi tilstrekkelig med veiledning til at saksbehandlingen kan gjennomføres raskest mulig og etter ønsket kvalitet.
- Kommunens veiledningsplikt omfatter søknadspliktige tiltak med og uten krav om ansvarsrett, tiltak unntatt fra byggesaksbehandling og ulovlig igangsatte tiltak. Bestemmelsene om ansvarsrett overlater et omfattende ansvar til aktørene i byggesaken. Ansvaret for oppfyllelse av det offentlige regelverket er lagt på de enkelte foretak med reell mulighet til å påse at feil ikke oppstår. Godkjenning for ansvarsrett er i stor grad basert på tillit ved at oppfyllelse av krav til foretakenes faglige kvalifikasjoner og styringssystem i utgangspunktet egenerklæres.
Vedlegg og referanser