Midlertidig endring av myndighetsforhold inntatt i «Korona-epidemi-Personellbanken-retningslinje/prosedyre (ID 7965 rev. 1.0)

Formål:

Sikre at Kristiansand kommune til enhver tid er i stand til å levere faglig forsvarlige og nødvendige lovpålagte helse- og omsorgstjenester til befolkningen i Kristiansand.

 

Situasjon:

Det er eskalerende smitte av Covid-19 i samfunnet. Dette vil raskt kunne utløse situasjoner hvor rask og umiddelbar respons er påkrevet, også gjennom fri- og helligdager. Tjenestene i direktørområdet er svært presset, og situasjonen kan raskt endres fra svært presset til kritisk. Man vil da stå i umiddelbar fare for at tjenestene brått faller til et tjenestenivå under lovlig forsvarlighetsnivå, eventuelt ikke lar seg drifte.

 

Varighet;

Endringen av rutine /prosedyre ID 7965 rev 1.0 gjelder i 1 mnd. fra godkjenning. Eventuell forlengelse besluttes av kommunedirektør.

 

Midlertidig endring i rutine/prosedyre ID 7965 rev 1:

1. Helse- og mestringsdirektør gis myndighet til å beslutte omdisponering av personell innmeldt i kommunens personellbank.
2. Myndigheten begrenses til der Helse- og mestringsdirektøren vurderer at man uten tilført personell er, eller står i umiddelbar fare for å komme i, en situasjon hvor man drifter angjeldende enhet uforsvarlig iht. gjeldende faglig forsvarlighet i relevant lovgivning.
3. Egenutviklet skjema (Dashboard) anvendes for å sikre at innmeldingen har det innhold som er nødvendig for å sikre et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag, og å sikre dokumentasjon av de vurderinger som gis.
4. Egenutviklede saksbehandlingsregler anvendes:

Rutine for saksbehandling av RØD melding fra kommunalsjefene

Godkjent: 22.12.21 – Brede Skaalerud

Formål: Sikre et forsvarlig beslutningsgrunnlag for vedtak i HM beredskapsmøte/ledermøte (evt hastevedtak mellom møter).

RØD melding betyr: At melder er av den oppfatning at tjenesten det meldes om, uten tilførsel av etterspurt personell, vil driftes ulovlig iht forsvarlighetskriteriene i lovgivningen.

Merknad: Alle andre muligheter er prøvd ut på tvers i kommunalsjefsområdet før de melder inn behov på rødt nivå. Inkludert beredskapsvakt, merarbeid og overtid etter ny ordning. Sjekkes evt under utsjekk med melder, se pkt. 4.

Vedtak etter RØD melding utløser full tilgang til alt personell innmeldt i kommunens personellbank.

Saksgang:

1. RØD melding kommer inn (Dashboard) fra kommunalsjef til HM direktøren
2. HM direktør åpner Dashboard hver dag og gjør seg kjent med meldingen
3. HM direktør kontakter ressursgruppe ved behov for drøftinger av meldingen.
4. Dersom drøftingen tilsier det åpnes det dialog med melder om innmeldt behov og faglige konsekvensanalyser. Utsjekk: Er alt annet vurdert ift. Beredskapsvakt, merarbeid og overtid. .
5. Utsjekk med personellbanken ift. tilgjengelige ressurser, hensett til innmeldt behov. Denne kartleggingen danner ytre ramme for senere vedtak.
6. Endelig drøfting av melding og evt hel eller delvis innvilgelse av ressurser. Dette blir da forslag til vedtak til beredskapsmøtet/Hm direktøren.
7. Behandling av meldingen i beredskapsmøte/ressursgruppe, med vedtak av HM direktør
8. Umiddelbar iverksettelse ved beskjed til melder og personellbank
9. Sikre dokumentasjon og lagring»

 

Øvrige bestemmelser i «Korona-epidemi-Personellbanken-retningslinje/prosedyre (ID 7965 rev 1.0) gjelder:

 

Hensikt

Formålet med retningslinjene er å tydeliggjøre ansvar og oppgaver knyttet til:

a. omdisponering av ansatte

b. oversikt over ansatte til omdisponering

c. ekstern rekruttering.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ledere.

 

Ansvar for gjennomføring

Ledere og Personellbanken har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Myndighet til å omdisponere personell

Arbeidsgivers styringsrett er regulert av det til enhver tid gjeldende lov og avtaleverk, samt lokalt fremforhandlet beredskapsavtale mellom arbeidsgiver og organisasjonene.

 

Ved behov for omdisponering av ansatte innen eget område, ligger fullmakten til direktøren eller den/de ledere som direktøren har delegert fullmakt til.

 

Ved behov for oppbemanning av ny virksomhet (eks. ekstra sykehjem, interkommunalt koronamottak), vil det være beredskapsledelsen som fatter slik vedtak. Etter at slikt vedtak er truffet tar direktør for aktuelt område eller den leder direktør har gitt fullmakt til kontakt med personellbanken for bistand. Det samme gjelder også dersom en ny midlertidig eller eksisterende virksomhet besluttes vesentlig utvidet eller endret. Om beredskapssituasjonen tillater det, skal innstilling om opprettelse eller utvidelse av eksisterende eller midlertidige virksomheter, løftes til politisk behandling.

 

Ved behov for omdisponering av ansatte på tvers av områder har kommunedirektøren gitt personellbanken fullmakt til å beslutte slik omdisponering. Omdisponeringen skjer på frivillig basis.

 

Ved behov for ekstern rekruttering tar direktør for aktuelt område eller den/de kommunalsjefer direktør har gitt fullmakt til, kontakt med personellbanken for bistand.

 

Det legges ut en åpen utlysning på kommunens nettside hvor en søker etter sykepleiere og annet relevant helsepersonell knyttet til midlertidige ansettelse i forbindelse med Korona pandemien. Den eksterne listen kan benyttes av personellbanken ved behov.

 

Kandidatene kvalitet sikres jamfør personellbankens rutiner.

 

Omdisponering innen eget område

Arbeidsgivers styringsrett er regulert av det til enhver tid gjeldende lov og avtaleverk, samt lokalt fremforhandlet beredskapsavtale mellom arbeidsgiver og organisasjonene.

 

Prinsippet om linjeledelse gjør at den enkelte leder har fått delegert myndighet og ansvar innen eget område for bl.a. tjenestekvalitet, personal, økonomi og HMS. Myndigheten er delegert fra direktør til kommunalsjef, og videre ned i linjen og ut til den enkelte enhetsleder.

 

Midlertidig endring i stilling skal være saklig begrunnet. Det forutsettes at arbeidsgiver sørger for at omdisponert personell sikres nødvendig opplæring, tilstrekkelig kompetanse og at nødvendige godkjenninger er på plass innen arbeidet starter opp.

 

Personellbanken kan ved behov spørres om koordineringsbistand.

 

Oversikt over ansatte som kan disponeres av andre områder

Arbeidsgivers styringsrett er regulert av det til enhver tid gjeldende lov og avtaleverk, samt lokalt fremforhandlet beredskapsavtale mellom arbeidsgiver og organisasjonene.

 

Når en kritisk situasjon oppstår, vil beredskapsledelsen gi hvert område i oppgave å legge kontinuitetsplaner for beredskapssituasjonen. Dersom virksomheten midlertidig stenges ned og ansatte ikke har arbeidsoppgaver, skal direktør for aktuelt område synliggjøre personell som kan disponeres av andre områder.

 

Når ansatte meldes inn som ledig ressurs bør det minst være i 50% av stillingen sin, evt i hele stillingsstørrelsen om de totalt jobber mindre enn 50%.

 

Det er områdenes ansvar å drøfte kontinuitetsplanene med tillitsvalgte og verneombud.

 

Synliggjøring skjer ved at aktuelle ansatte meldes til personellbanken på eget skjema i EQS, Innmelding av tilgjengelig personell (Ikke tilgjengelig).

 

Innmelding av behov til personellbanken

Etter at kontinuitetsplan for eget område er utarbeidet og eventuell omdisponering er gjort, kan direktør for aktuelt område eller den/de kommunalsjefer som direktør har gitt fullmakt til, melde behov for personell via digitalt skjema via EQS,Behov for ekstra personell (Ikke tilgjengelig)

 

Det legges til grunn at det er først er foretatt en vurdering i områdene av hvilket personell som kan omdisponeres, vurdert økning av stillingene til deltidsansatte, samt tatt i bruk eksisterende vikarer.

 

Ved behov for personell skal saksbehandler i Personellbanken ta ut oversikt over ansatte med ulike kompetanser og begrunne og foreslå enten:

• Omfordeling av interne ressurser
• Rekruttering av eksterne ressurser.

Dersom intern ressurs har riktig kompetanse, skal saksbehandling foregå etter retningslinjer som er utarbeidet i Personellbanken.

 

Når saken er godkjent vil det generes en arbeidsavtale som sendes via lønn til oppfølging hos «ny» leder i tråd med rutiner utarbeidet i Personellbanken. Nåværende leder vil bli varslet om vedtaket og varigheten av dette. Ved behov for en forlengelse av arbeidsavtalen vil personellbanken vurdere dette sammen med ansatt, avgivende og mottakende leder.

 

Det er bare leder av personellbanken som kan oppheve slikt vedtak og beslutte tilbakeføring tidligere enn avtalt varighet. Ved uenighet løftes saken til Organisasjonsdirektøren.

 

Dersom det ikke er meldt inn ansatte med nødvendig kompetanse, skal saksbehandler i Personellbanken gå gjennom personell som kan ha annen relevant kompetanse. Denne avklarer med direktør, eller den leder direktør har gitt fullmakt til om kvalifikasjonskrav kan fravikes og hvilke tiltak ny midlertidig leder må iverksette for å sikre tilstrekkelig opplæring slik at arbeidstaker kan utføre de arbeidsoppgaver vedkommende vil få.

 

Økonomiske vurderinger

For å sikre tilgangen til fagprogrammene blir lønnsutgiftene overført til mottakende enhet. Lønnsutgiftene blir merket med korona og 90000

 

Arbeidskontrakt med mere

Personellbanken lager overføring skjema som sendes til ansatte, avgivende og mottakende leder. Personellbanken utarbeider midlertidige arbeidskontrakter og sender over til ny leder for signering av arbeidsgiver og ansatt. Personellbanken sender overføring skjema til lønn, merkes med korona og 90000.

 

Kontakt med personellbanken

Post.personellbank@kristiansand.kommune.no

 

Vedlegg og referanser

Innmelding av tilgjengelig personell (Ikke tilgjengelig)

Behov for ekstra personell (Ikke tilgjengelig)