Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at vi har rutiner ved intern og ekstern utleie av møterom, noen klasserom og gymsaler ved Kongsgård skolesenter

Gjelder for

Kongsgård skolesenter

Ansvar for gjennomføring

Resepsjonen,1 etg på Kongsgård skolesenter

Beskrivelse

Internt utleie av møterom på dagtid:

Ansatte ved enhetene kan låne aula, auditoriet, møterom, personalrom når det er ledig. Alle rommene har kalender i Outlook. Den ansatte sjekker om det er ledig, deretter sender de mail til resepsjonen 1.etg som booker for dem. Ingen interne skal faktureres. Den ansatte som låner må levere rommet med standard oppsett. 

Internt utleie av møterom  kveldstid:

Ansatte kan låne aula, auditoriet, kantine, møterom i 2.etasje  og personalrom til selskapeligheter i nærfamilien (foreldre-barn). Ansatte må sjekke om det er ledig og kontakte resepsjonen 1.etg som legger dette inn i Outlook kalenderen på aktuelt rom. 

Internt utleie gymsaler: 

Ansatte kan låne gymsalen i helgen etter avtale med ansvarlig for gymsalutleie, resepsjonen 1.etg 

Ekstern utleie dagtid:

Kommunale sektorer, lag og foreninger kan leie aula, auditoriet.
Sjekk om det er ledig, og skriv inn i Outlook kalenderen på aktuelt rom.
Følgende må noteres inn på bestillingen:

• Tittel: Hva slags møte (Bydelsmøte oppvekst, eksamen grunnskolen etc) kontaktperson + telefon nr.
• Plassering: Navnet på den som tar imot bestillingen
• Dato + klokkeslett fra og til
• Antall personer
• Oppsett av bord og stoler
• Trenger de hjelp med det tekniske? Hvis Ja – noter hva de trenger hjelp til.
• Faktura adresse: Firma/navn, organisasjonsnummer/personnummer, adresse
• Kaffe/Te – Kjøkkenservice

 

Ekstern utleie kveld:

Kommunale sektorer, lag og foreninger kan leie aula, auditoriet og møterom.

Sjekke om det er ledig og resepsjonen 1.etg skriver dem inn i Outlook kalenderen på aktuelt rom. Husk navn på den som legger inn i feltet for «plassering»

Husk informasjon som skal være med – se liste på «Dagtid". Alarmen må slåes av. Ansvar: Resepsjon (skrives uthevet i bestillingen i Outlook, og på ukeoversikten)

Utdeling av nøkler:

• Utleie dag – lås opp møterom – gi ut brev om utleie - evnt lån ut nøkkel og noter i bok – leietaker gir nøkkel til resepsjon eller i sort postkasse ved møteslutt.
• Utleie kveld - Nøkler/nøkkelbrikke/utleiekontrakt hentes av leietaker i skolens åpningstid.
• Resepsjon 1.etg må varsle ekspedisjonen 2.etg om endring/justering av dører. 
• Levering av nøkler i svart postkasse ved resepsjonen eller dagen etter i resepsjonen 1.etg. Kan også legges i postkassen ute etter avsluttet møte

Etter utleie:

• Resepsjonen 1.etg sjekker lokalene ved dagens slutt – hvis det er etter 15.30 sjekk tidlig neste morgen.  NB husk gardiner, sette mikrofoner på lading.
• Kantina henter kopper senest tidlig neste morgen. Kjøkkenservice henter kanner, siden det blir bestilt kaffe fra dem nå.
• Resepsjonen 1.etg sjekker at nøkler og nøkkelbrikke er levert inn.
• Resepsjonen 1.etg oppdaterer ukens utleie i Excelark «Ekstern utleie» Teams administrasjonen KSS og faktura sendes 1 gang i halvåret.

 

Ukentlig info om utleie:

• Resepsjonen sjekker neste ukes utleie hver torsdag og legger ut info internt om utleie på Teams voksenopplæring KSS, generelt, auditoriet og aula ukes utleie. Dersom noe mangler i bestillingene sjekkes dette opp mot leietaker. Kantina får bestillinger på kaffe/te til de som har bestilt dette. Kaffe/te kun internt, ellers Kjøkkenservice.

 

 

 

 

 

 

 

Rom	Antall personer	Pris pr time	Pris pr dag	Pris pr \x{00bd} dag eller kveld	Utstyr
Aula	Uten bord: 190 + 20 på galleriet Med bord: 130		4000 kr	2500 kr	Dataprosjektor, Internett-tilgang, mygg, flipover, hørselsslynge, forsterkeranlegg og flygel
Auditoriet	75 + 10 ekstra stoler		3000 kr	1500 kr (500 kr for 1-1,5 time)	Dataprosjektor, internett-tilgang, OH, flipover, hørselsslynge, forsterkeranlegg
Møterom		500 kr		1000 kr for kvelden	Dataprosjekter, internett-tilgang og flipover

 

Gymsaler: Ettermiddag og kveldstid.

NB! Alle endringer skal gå gjennom utleieansvarlig for gymsalene, resepsjonen 1.etg. Vedkommende sender ut forespørsel om fortsatt leie neste halvår.

Leies kun ut for halvår av gangen, betaling for hver uke i semesteret, uavhengig av bruken. Priser: 400kr /time liten gymsal – 500kr/time stor gymsal.

Foreninger/lag kan leie gymsalene mandager – torsdager. Se egen oversikt for utleietider teams administrasjon KSS - dokument. Teams-Merkantil-gymsal-Utleieoversikt

Klasserom:  Ettermiddag og kveldstid.

Resepsjonen 1.etg har i utgangspunktet ikke oversikten over klasserom. Se teams administrasjonen KSS. 

 

Faktura sendes ut 1 gang pr halvår av spesialkonsulent i ekspedisjonen. 

Utleiekontrakter og fakturagrunnlag ligger i Teams administrasjon KSS.