Økonomisk oppgjør ved Kongsgård skolesenter v. 1.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre oversikt og at kontantsalg utføres og dokumenteres i tråd med bokføringsforskriften ved Kongsgård skolesenter.

Gjelder for

Kongsgård skolesenter

Ansvar for gjennomføring

Salg/service/Kafe og ekspedisjonen 2 etg. har ansvar for at salg av varer og tjenester håndteres i henhold til denne prosedyren. Regnskap har ansvar for kompetansen på regelverk, følge opp virksomhetene og gi opplæring og brukerhjelp.
 

Beskrivelse

Generelt for alle som har kontaktsalg, se rutinedokument ID: 11534.

Vi har flere steder hvor det håndteres kontanter/kort/vipps ved Kongsgård skolesenter.

1. Kantine.

  • Kantina tar imot betaling med kort og kontanter. De har en egen kasse.
  • Kassa blir talt opp hver dag ved arbeidstidens slutt av arbeidsleder og en elev.
  • Begge signerer på eget oppgjørsskjema og oppgjørskonvolutt legges i intern safe ved kantina. Posene bringes, i forseglet stand, opp til hovedsafen på kontoret i 2. etg. en gang pr. 2 uker. Rutinen for håndtering av pengeposer er beskrevet under punkt 3 og 4.
  • Er det avvik mellom oppgjørsskjema og opptalte penger/kassautskrift, skrives dette som et avvik og legges ved oppgjørsskjemaet.
  • Kantina er en opplæringskantine, så avvik forekommer.
  • Til intern safe ved kantina har kun arbeidsledere Kate Trædal, Charlotte Tangsrud og Annett Lindekleiv tilgang.
  • Ekspedisjonen i 2 etg ved Monika Mosberg sender avstemning fra kortautomaten i kantina til regnskap ukentlig. Kvitteringene skannes, sammen med hovedboksbilag, og sendes til regnskapstjenesten som fører beløpene inn i vårt regnskap.

2. Butikk

  • Salg i butikk foregår ved bruk av Vipps nr #514047. Oppgjørsrapport kan hentes på Vipps.no

​3. Kontantbetaling/kortbetaling/vipps ved ekspedisjonen i 2. etasje.

  • Elevene betaler med kontanter, vipps eller kort for kurs, prøver og læremateriell.
  • Kortbetaling behandles via bankterminalen.
  • Ekspedisjonen i 2 etg ved Monika Mosberg avstemmer terminalen en gang pr. uke. Kvitteringen skannes, sammen med hovedboksbilag, og sendes til regnskapstjenesten som fører beløpene inn i vårt regnskap.
  • Kontantbetaling - penger mottas og kvittering skrives. Kontanter og kvitteringer legges i kassen i hovedsafen i 2 etg. 
  • Monika Mosberg og Monica R.Otterå teller opp kassen en gang pr måned og beløpet føres inn på nettsafebilag fra NOKAS.
  • Pengene og bilaget legges i plastposer fra NOKAS. Bilaget skal ha 2 signaturer.  
  • Posene oppbevares i safen til de blir hentet.
  • Monika Mosberg sender kopi av bilaget, sammen med hovedboksbilag til regnskapstjenesten v/Reidun Bru Loland.
  • Regnskapstjenesten fører pengene inn i vårt regnskap når de kommer inn i banken.

4. Levering av pengeposer.

  • NOKAS henter kontanter siste mandag i hver måned, eller etter nærmere avtale.
  • NOKAS skal informeres via sin nettside dersom de ikke skal komme.
  • Pengeposenes nummer føres inn på eget skjema.
  • Dette skjemaet, sammen med epostkvittering fra NOKAS, oppbevares i egen perm på kontoret merket med NOKAS
  • En kontroll i etterkant er at antall poser ført på vårt skjema stemmer med antall poser som står på kvitteringsskjemaet vi får tilbake fra NOKAS.

5. Safe i 2. etasje ved ekspedisjon

  • 2 personer har koden til hovedsafen på Kongsgård skolesenter. Følgende ansatte har tilgang: Monika Mosberg og Monica Røyrås Otterå.

6. Vipps oppgjør 

  • Oppgjørsrapport kan hentes på Vipps.no dersom det er behov for å sjekke hvem som har betalt/ikke betalt.
  • Kongsgård skolesenter har to Vipps nr: 514047 (butikk) og 604555 (betalingselever). Innbetalinger fra elever føres på kontostrengen 162002- 219001-21300. Innbetalingene fra butikken føres på 162002- 219002-27330.
  • Regnskapsavdelingen inntektsfører innbetalinger fra Vipps på enhetenes kontostrenger

7. Tilfeldig kontantsalg (loppemarked ol.)

8. § 5-3-7.Krav til dokumentasjon av andre korreksjonsposter

  • Det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp og årsak.
  • Dersom korreksjonen gjelder tidligere registrert salg, skal det foreligge ytterligere dokumentasjon som underbygger korreksjonen. Tilbakebetaling til kunde, herunder ved returer, skal dokumenteres med kundens signatur og telefonnummer.