Hensikt
Hensikten med denne prosedyren er å sikre at brukere i Kristiansand kommune som bor på strengt fortrolig adresse KODE 6 eller fortrolig adresse KODE 7 blir beskyttet i fagsystemet Profil. Det skal sikres at så få som mulig har tilgang til skjulte brukere i Kristiansand kommune og at de riktige ansatte har tilgang.
Viser til Overordnet prosedyre for håndtering av Personer som beskyttes etter kode 6 eller 7 og Beskyttelsestiltakene KODE 6 & KODE 7 - veileder
Definisjoner
Adressesperre i Folkeregisteret er et tiltak for å beskytte trusselutsatte personer, dvs. personer som står i fare for å bli utsatt for alvorlig kriminalitet rettet mot liv, helse eller frihet. Typiske eksempler er vitner, informanter og personer som har blitt eller er utsatt for vold og trusler. Adressesperre innebærer at det er begrenset tilgang til opplysninger om personers adresse og annen lokaliserende informasjon.
Det finnes to varianter av adressesperre:
Adressesperre kode 7 eller "fortrolig adresse" innebærer at adressen til den trusselutsatte ikke leveres til private, men er tilgjengelig for den delen av det offentlige som har hjemmel til opplysninger fra Folkeregisteret.
Adressesperre kode 6 eller "strengt fortrolig adresse" innebærer at opplysninger om adressen ikke leveres til noen. Her skal man benytte seg av postboksen SOT 6 2094 Vika, 0125 Oslo. De som har kode 7 kan også benytte denne postboksen. Adressesperre er et tidsbegrenset beskyttelsestiltak som er gjenstand for en løpende vurdering og gjelder så lenge det er behov for det.
For både kode 6 og kode 7 kan man altså bruke SOT6-postboksen til Kripos, da Kripos videresender post til brukere av både kode 7 og kode 6. Husk at mottakers navn (personen med adressesperre) må påføres konvolutten i tillegg til SOT 6 adressen. Eksempel på riktig adressering: Ola Nordmann SOT 6 Postboks 2094 Vika 0125 Oslo
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i Kristiansand kommune som skal håndtere og ivareta brukere som bor på skjult adresse/adressesperre.
Ansvar for gjennomføring
Forvaltning og koordinering
Fagsystemansvarlige for Profil
Ansatte som yter tjenester til brukere på skjult adresse/adressesperre.
Beskrivelse
1. Mottak av ny bruker - registrering i Profil
Merkantile på Avdeling 1 på Forvaltning og koordinering, registrerer og henter ny bruker via Folkeregisteret i Profil.
NB! De som melder inn bruker og de som registrerer bruker må være obs på at dersom bruker har fått nytt navn som et sikkerhetstiltak, kan det være forsinkelser i folkeregisteret. Man må da IKKE hente inn det navnet som står på bruker via folkeregisteret i Profil, men skrive inn manuelt nytt navn og adresse.
Ved Kode 6 vil det kunne stå:
Ved Kode 7 vil det kunne stå:
Denne adressen hentes inn i Profil og det må manuelt endres til distriktet Skjulte brukere.
Eksempel på riktig adressering for både KODE 6 og KODE 7 dersom det ikke er lagt inn opplysninger i Folkeregistrert: Ola Nordmann SOT 6 Postboks 2094 Vika 0125 Oslo
Frisklivssentralen, Arbeidsforberedende/God start, Kløvertun som også registrerer nye brukere, må kontakte Forvaltning og koordinering som skal registrere brukere på skjult adresse. Kontakt på post.hs.forvaltning@kristiansand.kommune.no
2. Endring av adresse på eksisterende bruker i Profil
Ansatte i Kristiansand kommune som får beskjed om at en bruker har endret til å bo på skjult adresse må umiddelbart gi beskjed til Forvaltning og koordinering på e-post post.hs.forvaltning@kristiansand.kommune.no (kun oppgi løpenummer) slik at brukeren blir lagt i distriktet Skjulte brukere og adressen må endres til: SOT 6, Postboks 2094 Vika, 0125 Oslo
3. Sikre at søknader på skjulte brukere blir fanget opp
Merkantile hos Forvaltning og koordinering tar ut rapport x 1 pr uke over Skjulte brukere:
Se Profil - oppskrift for post- og saksliste
Ved nye søknader må det sendes e-post til hs.fagsystem.hjelp@kristiansand.kommune.no om navn på saksbehandler som skal ha enkelt tilgang til bruker på skjult adresse. Tilgang gis for seks måneder om gangen.
4. Hvem skal ha tilgang til skjulte brukere og hvordan får de tilgang?
Kommunalsjef for Forvaltning og koordinering, Kommunalsjef for Livsmestring, avdelingledere Forvaltning og koordinering, utvalgte merkantile i Forvaltning og koordinering, teamkoordinator avdeling 1 i Forvaltning og koordinering, ansatte ved N.B, koordinator ambulerende oppfølgingsteam sentrum og fagsystemansvarlige i Profil skal ha tilgang til skjulte brukere i Profil.
Andre ansatte i Kristiansand kommune skal gis enkelt tilgang til bruker med til-dato. Forvaltning og koordinering kontakter fagsystemansvarlige/hs.fagsystem.hjelp@kristiansand.kommune.no som gir ansatt enkelt tilgang til bruker. Det gis tilgang for seks måneder om gangen, tilgang kan forlenges ved behov.
Fagsystemaansvarlige tar ut rapport over hvilke ansatte som har tilgang til skjulte brukere en gang pr måned.
5. Sikre at brukere som bor på skjult adresse ligger i distriktet Skjulte brukere i Profil
Fagsystemansvarlige i Profil sjekker at riktige brukere ligger i Skjult distrikt en gang pr måned.
6. Informasjon til ansatte som får tilgang til skjulte brukere
Fagsystemansvarlige i Profil sender e-post til ansatt som får tilgang til skjulte brukere med lenke til denne prosedyren samt overordnet prosedyre når enkelt tilgang blir gitt.
Vedlegg og referanser
Direktoratet for e-helse – Faktaark 55 Sperret adresse i Folkeregisteret
Kriminialitetsforebygging.no Ny veileder: Beskyttelsestiltakene KODE 6 & KODE 7
LOV-2018-12-20-111 Lov om folkeregistrering (folkeregisterloven)