Prosedyre innleie av lokaler v. 1.1

Hensikt

Sikrer at innleie av lokaler skjer i hht lover, forskrifter og politiske retningslinjer.

Gjelder for

Rutinen gjelder for ansatte i eiendom som er involvert i innleie av lokaler.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for at prosedyren fins og er korrekt. Arbeidsgiver har ansvar for å informere de ansatte om prosedyren og de ansatte er ansvarlige for å følge den.

 

Beskrivelse

Utføres av

Nr.

Aktivitet

Referanse

Saksbehandler
  1.  

Kommunale behov

  • Kommunens/brukerens behov avklares

 

 

Saksbehandler
  1.  

 Søk i markedet

  • Søker etter lokaler via eiendomsmeglere, media m.v.

 

Saksbehandler
  1.  

 Ved positiv repons

  • Vurderer innkomne tilbud
  • Velger lokaler i samråd med bruker
  • Forhandler om leiebetingelsene
  • Initierer eventuell tilrettelegging i samråd med bruker
  • Vurderer lokalene i forhold til HMS-krav
  • Ber bruker /huseier om å søke arbeidstilsynet  og  eventuell søknad om bruksendring til PLBY
  • Utarbeider leiekontrakt

 

Rådgiver

Enhetsleder
  1.  

 Godkjenner innleieforholdet

  • Godkjenner innleie av lokaler ihht delegasjonsreglement
  • Kontrakt signeres av enhetsleder bygg og eiendomsforvaltning

 

Rådgiver
  1.  

 Registrerer Innleie

  • Alle inn- og utleieforhold må meldes inn for registrering/endring i Plania
  • Selve originalen sendes til dokumentsenteret som arkiverer i Public 360