Brukermanual med bilder fra SYSVAK-nett
1. Innlogging i SYSVAK-nett
2. Registrere vaksinasjon
3. Søke opp vaksinasjonsstatus på fødselsnummer/D-nummer
4. Oversikt over siste registrerte vaksinasjoner
5. Jeg får ikke logget meg inn i SYSVAK-nett
6. Feil fødselsnummer
7. Obligatoriske felt må fylles inn ved registrering
8. Jeg ble logget ut av løsningen under en registrering, ble vaksinasjonen registrert?
9. Årsak til vaksinering for influensavaksine eller covid-19 vaksine er ukjent
10.Melding av bivirkninger ved vaksinering
11.Feilregistreringer
Nytt i versjon 1.1: Ingen endring.
Her finner du informasjon om hvordan du registrerer vaksinasjoner og søker opp vaksinasjonsstatus i SYSVAK-nett på en PC.
Sykepleiere og leger som skal bruke denne løsningen i Kristiansand finner ikonet under fagapplikasjoner:
Ikonet til Sysvak ser slik ut:
SYSVAK-nett bruker HelseID for pålogging.
SYSVAK-nett er laget for å registrere vaksinasjoner og søke opp vaksinasjonsstatus for alle vaksiner, og er et alternativ for elektronisk registrering av vaksinasjoner for de helsevirksomheter som ikke har elektronisk pasientjournal (EPJ) med elektronisk kommunikasjon med SYSVAK.
SYSVAK-nett er ikke et journalsystem. All vaksinasjon skal i tillegg journalføres i et egnet journalsystem.
Lenke til: Veileder for SYSVAK-nett
Registrere og søke i SYSVAK-nett på PC:
1.Innlogging i SYSVAK-nett
SYSVAK-nett bruker HelseID for innlogging. Helsepersonell vil komme til ID-porten for å logge seg inn med smartkort eller Bank-ID. Du må ha gyldig autorisasjon som lege, sykepleier, provisorfarmasøyt, reseptarfarmasøyt og apotektekniker i Helsepersonellregisteret før du får tilgang til SYSVAK-nett.
Når du logger deg inn første gang, må du lese og godta vilkår for bruk før du får bruke webløsningen. Dersom du ikke godtar, logges du automatisk ut.
I det du skriver inn Kristiansand kommune kommer organisasjonsnummeret automatisk.
HelseID kan være knyttet til arbeidssted. Hvis stedet der du vaksinerer i dag ikke er Din helseenhet, fyll inn riktig sted i Navn på enhet og organisasjonsnummer som finnes i Brønnøysundregisteret. Skriv Navn på enhet så utfyllende som mulig. F.eks. navn på sykehjem og kommune, ikke bare kommune, og apotekkjedens navn og by, ikke bare apotekkjede. For å bruke SYSVAK-nett må Navn på enhet og Organisasjonsnummer fylles inn.
Dette er hovedsiden, hva vil du gjøre?
Her kan du registrere en vaksinasjon eller registrere flere vaksinasjoner, søke opp vaksinasjonsstatus for alle vaksiner eller se de du har registrert i denne innloggingsøkten. Du kan når som helst trykke på SYSVAK-nett logoen for å komme tilbake til denne siden. For å registrere vaksinasjon, velg Enkeltregistrering eller Registrere flere.
2. Registrere vaksinasjon
Enkeltregistrering
Ved enkeltregistrering legg inn fødselsnummer eller D-nummer til person som det skal registreres vaksinasjon på. Trykk på Søk. SYSVAK-nett søker opp og henter navn på vedkommende fra Folkeregisteret, så du kan sjekke at du registrerer vaksinasjonen på riktig person.
Velg vaksinasjonsdato i datofeltet og velg vaksine i nedtrekkslisten. SYSVAK-kode velges automatisketter valgt vaksine. Fyll inn batch-nummer/lot-nummer i felt for batchnummer som du finner på emballasjen til vaksinen (Batchnummeret på bildet i eksemplet er fiktivt og må ikke brukes). Dersom du velger en influensavaksine eller en covid-19 vaksine, skal årsak til vaksinering angis. Velg enten risikogruppe, helsepersonell, annen årsak eller ukjent årsak. Trykk deretter på Registrer vaksine.
Når du er ferdig med å registrere vaksinasjonen, vil vinduet «Vaksinasjonen er registrert i SYSVAK» vises. Du blir automatisk sendt til en side der du kan velge å registrere flere vaksinasjoner på samme person, eller gjøre en ny registrering. Siste registreringer gir en oversikt over de du har registrert i denne innloggingsøkten. Når du er ferdig med å registrere vaksinasjoner kan du trykke på SYSVAK-nett logoen for å komme tilbake til hovedsiden.
Registrere flere
Hvis du skal registrere flere personer med samme vaksine, velger du Registrere flere. Velg vaksinasjonsdato i datofeltet og velg vaksine i nedtrekkslisten. SYSVAK-kode velges automatisk ettervalgt vaksine. Fyll inn batchnummer/lot-nummer i feltet for batchnummer som du finner på emballasjen til vaksinen. (Batchnummeret på bildet i eksemplet er fiktivt og må ikke brukes). Dersom du velger en influensavaksine eller en covid-19 vaksine, skal årsak til vaksinering angis. Velg enten risikogruppe, helsepersonell, annen årsak eller ukjent årsak. Trykk deretter på Opprett.
Du vil komme til en ny side med oversikt over valgt vaksine, SYSVAK-kode, batchnummer og eventuelt årsak for influensavaksine og covid-19 vaksine. Hvis det er feil i informasjonen du har fylt ut, velg Rediger.
Legg deretter inn fødselsnummer eller D-nummer til person det skal registreres vaksinasjon på. SYSVAK-nett søker opp og henter navn på vedkommende fra Folkeregisteret, så du kan sjekke at du registrerer vaksinasjonen på riktig person.
Navnet på personen vil vises over fødselsnummeret. Velg Registrer vaksine for å registrerevaksinasjonen i SYSVAK.
Når du har registrert vaksinasjonen, vil vinduet «Vaksinen er registrert i SYSVAK» vises.
Du kommer tilbake til siden der du kan registrere flere vaksinasjoner med samme dato, vaksine, SYSVAK-kode, batchnummer og eventuelt årsak for influensavaksine og covid-19 vaksine. Fyll innfødselsnummer/D-nummer dersom du ønsker å registrere flere personer med samme vaksine. Du får da opp navnet på vedkommende, og kan sjekke at du registrerer vaksinasjonen på riktig person, før du velger Registrer vaksine for å registrere vaksinasjonen i SYSVAK.
Skal dato, vaksine, SYSVAK-kode eller batchnummer endres, velg Rediger. Siste registreringer gir en oversikt over de du har registrert i denne innloggingsøkten. Når du er ferdig med å registrere vaksinasjoner, kan du trykke på SYSVAK-nett logoen for å komme tilbake til hovedsiden.
3. Søke opp vaksinasjonsstatus på fødselsnummer/D-nummer
Hvis du ønsker å søke opp vaksinasjonsstatus for enkeltpersoner, fyller du inn fødselsnummer eller D-nummer i feltet for fødselsnummer og trykker på Søk.
4. Oversikt over siste registrerte vaksinasjoner
Hvis du ønsker å se oversikten over de registreringene du har gjort i SYSVAK i denne innloggingsøkten, velger du Siste registreringer. Denne oversikten vil ikke være synlig når du logger deg ut og så inn igjen senere.
Feilmeldinger i SYSVAK-nett:
5. Jeg får ikke logget meg inn i SYSVAK-nett
Hvis du får denne meldingen ved innlogging i SYSVAK-nett, så er du ikke autorisert for tilgang. Kun leger, sykepleiere, provisorfarmasøyter og reseptarfarmasøyter har tilgang til SYSVAK-nett.
6. Feil fødselsnummer
For å registrere en vaksine på en person må hele fødselsnummeret eller D-nummeret fylles ut i feltet for fødselsnummer. DUF-nummer eller hjelpenummer kan ikke brukes for å registrere i SYSVAK-nett. Dette gjelder også ved søk på vaksinasjonsstatus.
Når du begynner å skrive inn fødselsnummer vil du bli varslet om feltet inneholder for få eller for mange tegn. Feltet for fødselsnummer skal kun inneholde 11 siffer.
Hvis du fyller inn et ugyldig fødselsnummer, vil du få et varsel om dette etter du har valgt Søk. Velg Prøv igjen for å fjerne varselet og fylle inn rett fødselsnummer.
7. Obligatoriske felt må fylles inn ved registrering
For registrering av vaksinasjon er alle felter obligatoriske. Dersom du får varselet Feltet er obligatorisk etter du har valgt Registrer vaksine, mangler informasjon i feltet over varselet. Fyll inn informasjonen i feltet for å registrere vaksinasjonen.
8. Jeg ble logget ut av løsningen under en registrering, ble vaksinasjonen registrert?
Hvis ikke registreringen ble fullført, og vinduet «Vaksinen er registrert i SYSVAK» ikke dukket opp, er ikke vaksinasjonen registrert i SYSVAK.
9. Årsak til vaksinering for influensavaksine eller covid-19 vaksine er ukjent
Dersom du ikke kjenner til årsak til vaksinasjon, velg Ukjent årsak.
10. Melding av bivirkninger ved vaksinering
Dersom du opplever eller ser bivirkninger ved vaksineringen må det meldes i Melde.no.
Den ligger sammen med ikonet til sysvak.
11.Feilregistreringer
Dersom helsepersonell eller privatpersoner oppdager feilregistreringer, skal de henvende seg til henholdsvis:
- Helsepersonell: sysvak@fhi.no (Ikke send personsensitive opplysninger per e-post)
- Privatpersoner: vaksinasjonssted
Det er per i dag ikke mulig å endre eller slette vaksinasjonsregistreringer i SYSVAK-nett. For endring og sletting ved feilregistrering av vaksinasjonsopplysninger som er registrert i SYSVAK-nett, må vaksinatør sende et brev per post til Folkehelseinstituttet, SYSVAK, 222 Skøyen, 0213 Oslo. Brevet må inneholde den vaksinertes fulle fødselsnummer og navn, vaksinasjonsdato og vaksine, samt vaksinatørens navn, arbeidssted, stempel og signatur.