Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre enhetlig registrering av nye ansvar, samt sikre at involverte enheter blir orientert.
Dette dokumentet gjelder for Lønn.
Fagansvarlige ved Lønn og andre som har fått nødvendig opplæring.
Gå inn i organisasjonsstrukturen og stå på nivået som er over nivået du skal legge inn ansvaret på.
Høyreklikk og legg til ny enhet. For å finne korrekt enhetstype, sjekk øvrige enheter som er sidestilt med enheten du skal registrere.
Fane Enhet:
Fane Standardverdier:
Ansvar: Legg inn ansvarsnummer, Lovlige verdier: skal alltid være: 100000:999999
Fane Roller/Oppgaver: Legg inn aktuelle rolleinnehavere, kun 1 leder. Det kan være flere anvisere og attestanter.
Dersom det ikke er oppgitt roller: Leder, anviser og attestant for Enheten, få disse oppgitt før dere legger inn ansvaret. Dersom noen ikke har tiltrådt stillingen ennå, ikke legg disse inn med roller. Dersom leder ikke har tiltrådt, legg inn leder på nivået over dersom ikke annet angis.
Trykk på Ajourhold innehavere for å legge inn rolle. Legg inn 1. i aktuell måned, gjerne måneden før. Gå ut og inn igjen av fanen for å sjekke at saksbehandlerne er registrert. Om ikke sjekk om vedkommende har endret stilling i fht dato i orgstrukturen.
Vi legger ikke inn Overinnehaver på 6-sifret ansvar/enhet.
Koble nytt ansvar til bedriftsnummer:
Søk opp Organisasjonsnr i HRM, merk aktuell Org.ledd, Klikk på Medlemmer, søk opp korrekt bedriftsnummer. Sett markøren på korrekt linje og trykk på Medlemmer. Velg deretter Ny, og legg inn nytt ansvarsnummer.
Når det er lagt inn knytning må du kjøre oppdatering slik at evt personer blir knyttet til riktig bedriftsnr – bruk 1. i måneden.
Send mail til avsender om at de nå kan registrere i web-en.
Aktivere aktuelle Personalmeldingsskjema på web:
Varsle Marion/Gro om at nytt ansvar / enhet er opprettet og at de må aktiviseres i hvert aktuelle skjema i web-en som gjelder personalmeldinger.
Brukeradministrasjon:
Gi også beskjed til Marion og Gro så legger de inn spørretilgangen for windows på den som er attestant. Leder skal ha fått tilgang til sine medarbeidere i fht at vedkommende har rollen Leder.
Varsel til IT og Dokumentsenteret
Når enheten er opprettet sendes melding om dette til Post Dokumentsenteret og IT ved Svein Frøysnes.
Merknad: Enhetstyper som har 1 til 1 i navnet: Alle enheter under denne vil samles i ei gruppe i P360 og i epostsgrupper