Påpekte lovbrudd fra Fylkesmannen på folkehelselovens § 30 (fra FM sitt brev om avslutning av tilsynet)

Kommunens plan for oppfølging/lukking av lovbrudd og oppfølging fremlagt på avslutningsmøtet 09.03.20.

Status i kommunens arbeid per 01.01.21

Kommunens særskilte dokumentasjonskrav med hensyn til delegasjon av tilsynsmyndighet og ledelsens oppfølgning av tilsynsoppgavene er ikke ivaretatt.

Plan: Kristiansand kommunes delegasjon av myndighetsrollen etter

kapittel 3, § 9 i folkehelseloven tydeliggjøres.

Oppfølging:

Om folkehelseloven i KF delegering:

https://delegering.kf.no/delegering/publikum/4204

Det er lenke til dette i Miljørettet helseverns del av EQS.

Ok

Plan: Oppfølging av ledelsens internkontroll tydeliggjøres. Det sikres at plan, gjennomføring og oppfølging av tilsynsaktiviteten

til MHV evalueres av øverste ledelse.

Oppfølging: Ledelsens gjennomgang hvert år i januar. Det er et eget punkt om status for arbeidet med Miljørettet helseverns tilsyn med barnehager og skoler i kartleggingsskjemaet som skal brukes ved ledelsens gjennomgang.

Miljørettet helsevern skal lage årsmelding innen 15.01. hvert år.

Ok. Miljørettet helsevern lager årsrapporten som legges i EQS. Årsrapporten legges i Framsikt før 27.01.21.

Det er planlagt ledelsens gjennomgang av Miljørettet helsevern 27.01.21.

I kartleggingsskjema for ledelsens gjennomgang :

6. Folkehelsearbeid

Status for arbeidet med Miljørettet helseverns tilsyn med barnehager og skoler, § 30

 Er tilsynsplan gjennomført?

Eksempler på kvalitetsforbedring (maks 3):

Forbedringsområder (maks 3):

 Administrativ leder innkalles månedlig på møte i avdelingen sammen med kommuneoverlegen.

Det skal gjennomføres halvårlige møter (april/november) med både administrativ leder og kommuneoverlegen der status for pågående arbeid og tilsynsplan for neste halvår diskuteres/evalueres.

Plan: Tilsynsplan, oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager, prosedyrer, delegasjon av myndighet, oversikter, stillingsbeskrivelser, planer ol. knyttet til MHVs tilsynsaktivitet legges inn i kommunens kvalitetssystem (EQS). Prosedyrene godkjennes av bemyndiget personell.

Oppfølging:
Alle disse dokumentene er tilgjengelig via MHV sin del i EQS. Noen dokumenter som EQS- dokumenter og noen i Sharepoint. Ledelsen har tilgang til arbeidsrommet i Sharepoint, og derfor lenkene fra EQS.

Ok. Noen av dokumentene er løpende arbeidsdokumenter og derfor ikke hensiktsmessig at godkjennes på nytt ved hver endring. Disse legges derfor ikke som EQS-dokumenter, men som lenker til Sharepoint i EQS.  Halvårlig tilsynsplan godkjennes av kommuneoverlegen og administrativ leder.

Kommunen har ikke tilstrekkelig internkontroll for å sikre at fastsatte krav i folkehelseloven blir ivaretatt.

Plan: Kommunen vil utarbeide prosedyrer for hvordan tilsyn skal følges opp med ulike tidsfrister, hvilke tiltak man setter i verk dersom ikke avvik blir rettet og når eventuelt kommunens ledelse skal involveres.

Oppfølging: Prosedyre for tilsyn med skoler og barnehager ligger i EQS. Prosedyren inkluderer bruk av virkemiddelet tvangsmulkt. Vurderingen om å gi varsel om tvangsmulkt gjøres av kommuneoverlegen i samråd med direktør for Helse og mestring og kommuneadvokaten.

Ok. Prosedyrene må revideres jevnlig. Det er satt inn frister for dette i EQS.

Plan: Det skal tydeliggjøres i kvalitetssystemet at representanter fra oppvekstsektoren eller byggeier deltar på tilsyn som informanter, og ikke som del av tilsynsteamet.

Oppfølging:

Dette er presisert i prosedyrene for tilsyn med skoler og barnehager og i overordnet dokument for intern og kvalitetssystem for Miljørettet helsevern under kapittelet om sikring av uavhengighet og likebehandling i tilsynsoppgavene.

Ok

Kommunens ledelse har ikke fulgt opp tilsynsoppgaven slik at avvik fra oppsatt risikobasert tilsynsplan blir fulgt opp og eventuelle nødvendige ressurser/kompetanse blir satt inn for å følge opp tilsynsplanen.

Som et resultat av Fylkesmannens tilsynsrapport, så ble det lagd et HØP-notat for å beskrive behovet for økning av bemanningen i Miljørettet helsevern. Midler til én stilling til ble innvilget i det politiske budsjettvedtaket i desember 2019.

Se årsrapport om skoler og barnehager. Det har vært månedlige møter med administrativ leder og kommuneoverlege der vi har diskutert endringer av tilsynsplan. I tillegg har det vært heldagsmøte der tilsynsarbeidet har blitt evaluert. Korona har endret på oppsatt tilsynsplan. Det er urealistisk med dagens bemanning å kunne følge tilsynsfrekvensen i den overordnede risikovurderingen for tilsynsobjektene skoler og barnehager med så mange tilsynsobjekter i kommunen. Det kommer mange saker i løpet av et år som ikke er planlagte, også for tilsynsobjektene skoler og barnehager, og det kan ikke settes opp for mange planlagte tilsyn. Det er derfor viktig at det gjøres en nøye vurdering av hvilke objekter som skal prioriteres ved planlagte tilsyn.  Meldinger om avvik og bekymringsmeldinger er sentrale i denne prioriteringen. Vi vil også vurdere å bruke egenrapportering fra tilsynsobjektene i denne prioriteringen. Miljørettet helsevern vil gjennomgå dagens tilsynsmetoder, for å vurdere om det er mulig å forenkle disse.

Oppfølging av anbefalinger fra FM

Plan: MHV planlegger å legge lenker til halvårlige tilsynsplaner på kommunens nettsider.

Oppfølging:

MHV gjør dette for tilsynsobjektene skoler og barnehager på kommunens side:
https://www.kristiansand.kommune.no/miljo-og-helse-i-skoler-og-barnehager

Ok. Det er lagt inn i årshjulet for desember at dette skal gjøres.

Plan: Systemet til skole og barnehagers etterlevelse av opplysningsplikten forbedres gjennom at dette blir et tema under tilsyn, oppdatering av nettside og informasjon til rektorer og styrere på e post.

Oppfølging:

•    Tema i alle tilsyn for skoler og barnehager

•    Informasjon på nettsiden Miljø og helse i skoler og barnehager.

•    Tema i innlegg på barnehageledermøte 23.01.20 og skoleledermøte 06.02.20. Presentasjonene ble sendt ut på e post i etterkant.

•    Det er lagd meldemulighet i avvikssystemet for kommunale skoler og

barnehager ved hendelser av en viss størrelse som har innvirkning på barnas/elevenes HMS.

Ok. Dette er tatt inn i tilsynsskjemaene, og må fortsettes å informere om.

MHV har mottatt kopi av for mange avviksmeldinger fra barnehager og skoler som ikke er relevante etter at systemet ble innført våren 2020. Etter møte med kvalitetsansvarlig i oppvekst, har det blitt lagt inn endringer i systemet i januar 2021. Det er nå leder som avgjør om kopi skal sendes til Miljørettet helsevern i sin behandling av avviket, og ikke når avviket meldes. Dette blir mer riktig, siden det er leder av virksomheten som har ansvar for å etterleve opplysningsplikten til Miljørettet helsevern ved forhold som kan påvirke barnas helse negativt. Leder får spørsmålet: «Skal kopi av meldingen sendes til informasjon til Miljørettet helsevern som tilsynsmyndighet med barnas fysiske arbeidsmiljø i skoler og barnehager?». Det er lagt inn informasjon om hjemmel og eksempler på saker i en informasjonsboks.

Plan: Klagemuligheten til kommuneoverlegen og MHV om barns arbeidsmiljø etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler skal tydeliggjøres og følges opp overfor rektorer og barnehageledere.

Oppfølging:

•    Tema i alle tilsyn for skoler og barnehager.

•    Informasjon på nettsiden Miljø og helse i skoler og barnehager.

•    Tema i innlegg på barnehageledermøte 23.01.20 og skoleledermøte 06.02.20. Presentasjonene ble sendt ut på e post i etterkant.

Ok. Dette er tatt inn i tilsynsskjemaene, og må fortsettes å informere om.

Plan: MHV er i prosess med å anskaffe fagsystemet KOMTEK for effektiv registrering og oppfølging av tilsynsobjekter. Det er et

mål at systemet skal være i drift fra 01.01.2020.

Oppfølging:

•     Miljørettet helsevern har valgt å lage en løsning for dette i kommunens kvalitetssystem, EQS.

•    Kravspesifikasjon er lagd og testversjon har blitt utviklet i kontakt med utvikler.

•    Miljørettet helsevern har testet og kommet med innspill.

•    I samarbeid med kommunens egne EQS ansvarlige, settes det opp standardrapporter som prøves ut.

•    Det gjenstår noe testing før verktøyet overføres til produksjonsbasen.

•    Inntil videre er det lenke fra EQS til tilsynsregistre i Sharepoint.

Løsningen i EQS er ferdig testet og ble overført til produksjonsbasen i juni 2020. Vi planlegger å legge inn alle skoler og barnehager innen juni 2021. Inntil videre er det lenke fra EQS til tilsynsregistre i Sharepoint.