Språkprofil: Skriv og bli forstått v. 2.0

Hensikt

Hensikten med språkprofilen er å sikre at tekster som blir produsert av Kristiansand kommune blir produsert med et korrekt, klart og brukertilpasset
språk.

 

Gjelder for

Språkprofilen gjelder alle ansatte.

 

Ansvar for gjennomføring

Alle ansatte som skal skrive tekster for andre ansatte eller innbyggere har ansvar for å skrive disse med klarspråk.

Leder har ansvar for å følge opp at språkprofilen blir fulgt av sine ansatte.

 

Beskrivelse

Kristiansand – en klarspråkkommune

Kristiansand kommune jobber aktivt med språket for å bli en god klarspråkkommune.

Språkprofilen er utarbeidet av kommunikasjonsenheten i kommunen. Den bygger hovedsaklig på Språkrådets
anbefalinger for rettskriving og klarspråk. Vi har også blitt inspirert av andre kommuners språkprofiler.

På kommunens nettside har vi laget en temaside om klart språk med nyttige lenker, råd og tips om klarspråk og rettskriving.
Mellom annet har vi listet opp riktig skrivemåte for gater og veier i Kristiansand kommune, og navn og titler som brukes i
kommunen.


Språksidene våre finner du her:
www.kristiansand.kommune.no/klarsprak

Brosjyre om språkprofilen finner dere her.

 

 

Hva er klarspråk?

Med klarspråk mener vi et korrekt, klart og brukertilpasset språk. En tekst er skrevet i klarspråk dersom mottakerne

  • finner det de trenger
  • forstår det de finner
  • kan bruke det de finner, til å gjøre det de skal.

 

Innbyggerne har rett til å forstå det vi skriver

Kristiansand kommune kommuniserer med innbyggerne på mange ulike måter. Vi gir informasjon om rettigheter, plikter og tjenester i kommunen. Vi sender brev, skriver saksdokumenter, planer og annet. 

Når innbyggerne forstår innholdet i det vi skriver, kan de bedre ta vare på rettighetene sine, og de får økt tillit til kommunen.

Det er vårt ansvar at tekstene vi skriver, er tilpasset mottakerne, slik at de ikke behøver å kontakte oss for å få en forklaring. Klarspråk bidrar til kvalitet i saksbehandling, i politiske prosesser og i øvrig kommunikasjon, og er med på å fremme demokratiet og rettssikkerheten.

 

Kan det bli for enkelt?

Klarspråk handler ikke om å skrive enkelt.
Klarspråk handler om å skrive tekster som er enkle å forstå.

Forenkling skal ikke føre til fattig og unyansert språk.

Ikke alle tekster kan være enkle, og ikke alle tekster kan være fri for fagspråk.

Det viktige er at teksten er tilpasset mottakerne, slik at de.

  • finner det de trenger
  • forstår det de finner
  • kan bruke det de finner, til å gjøre det de skal.

 

Slik skriver du klart

Still deg selv tre spørsmål før du skriver

  1. Hvem skriver jeg for? Fagfolk, kolleger eller «alle andre»?
  2. Hva slags budskap skal jeg formidle? Er det et pålegg, et avslag eller en hyggelig nyhet?
  3. Hva vil jeg at mottakeren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten min?

 

Fem tips til godt innhold

  1. Bruk en god og informativ overskrift som forteller hva saken gjelder.
  2. Skriv det som er viktigst for leseren først og sorter resten av informasjonen etter viktighet, ikke kronologi.
  3. I saksutredninger skriver du konklusjonen aller først, gjerne et sammendrag.
  4. Formaliteter til slutt: Klagemulighet, kildehenvisninger, lovhjemler og så videre.
  5. Skriv kort. Da sparer du plass, og mottakeren sparer tid.

 

Bruk et aktivt og direkte språk

Et aktivt språk tydeliggjør ansvar og roller og forteller hvem som gjør hva.

  • Henvend deg direkte til leseren.
  • Bruk en vennlig, høflig og inkluderende tone, selv om det er et avslag.
  • Unngå kompliserte setninger med mange innskudd.
  • Hvis du bruker henvisningsord som den, denne, det, dette, de, disse, må du gjøre det klart for mottakeren hva eller hvem du viser til.
Ikke skriv Skriv heller
Det kan forventes et svar innen to dager fra e-posten er mottatt Du får svar innen to dager.
Man får en frist på tre uker til å komme med uttalelser til forslaget. Dere kan komme med innspill
til forslaget innen < td="">
Det skal gjennomføres en kartlegging. Vi skal kartlegge…
Saker av stor viktighet. Viktige saker.

 

Bruk ord som mottakeren forstår og forklar faguttrykk

  • Forklar ord eller faguttrykk som du er usikker på om mottakeren kjenner, eller lag en ordliste som er lett tilgjengelig.
  • Unngå vage og upresise ord.
  • Bruk heller korte enn lange ord.
Ikke skriv Skriv heller
Registrering i matrikkelen. Registrering i eiendomsregisteret (matrikkelen).
Kommunen beregner et vederlag for tjenesten. Du må betale en egenandel for tjenesten.
Vi anmoder om raskest mulig behandling, da høringen ved en inkurie blir sendt alt for sent. Vi ber om at dere behandler saken så raskt som mulig, siden vi på grunn av en feil sender høringen altfor sent.

 

Unngå metaforer og språklige bilder

Metaforer og andre språklige bilder er problematiske fordi de stiller krav til at leseren kan tolke dem rett.

Ikke skriv Skriv heller
å legge noe på is å utsette
å komme på banen å være aktiv når noe skjer, gjøre en innsats, bidra, delta
å legge inn årene slutte, gi opp
grønn transport. miljøvennlig transport.

 

Tegnsetting og rettskriving

Kristiansand kommune følger Språkrådets regler og anbefalinger.



Generelle råd

  • Sett punktum. Korte setninger er enklere å lese enn lange.
  • Pass på tegnsettingen. Et tegn fra eller til kan endre meningen.
  • Ikke stol på stavekontrollen.
  • Les korrektur eller be en kollega om å lese gjennom teksten.
  • Bruk ordbøker!

Eks. Alle dør karmene i 1 etg er nymalt

 

Kommaregler

"Husk at vi setter komma for at det skal bli lettere å lese, ikke for at det skal bli vanskeligere å skrive."

  1. Det skal være komma mellom helsetninger som er bundet sammen med: og, eller, men, for. Eksempel: Kristiansand kommune er en offentlig arbeidsplass, og vi har cirka 9 000 ansatte.
  2. Det skal alltid være tegn foran men, enten komma eller punktum. Eksempel: Håndballaget fra Greipstad hadde vunnet fem kamper på rad, men ble slått av Finsland på søndag.
  3. Det skal være komma etter en leddsetning som står først i en helsetning. Eksempel: Dersom du ikke har kjøpt billett, kommer du ikke inn.
  4. Det skal være komma etter innskutt leddsetning (dette gjelder særlig som-setninger, også der ordet «som» er utelatt. Eksempel: De som har fått tilskudd i 2017, skal rapportere elektronisk.
  5. Det skal være komma mellom sideordnede leddsetninger. Eksempel: Formålet med samlingen var å bli bedre kjent med hverandre, og få en oversikt over det videre arbeidet.

Flere kommaregler finner du hos Språkrådet.

 

Tankestrek og bindestrek

Det er viktig å skille mellom bindestrek og tankestrek siden dette er to forskjellige tegn med ulike bruksområder.

 

Bindestrek binder sammen til ett ord, eller den står i stedet for et utelatt ord.

Eksempler:

  • HMS-arbeidet
  • Vest-Agder
  • risiko- og sårbarhetsanalyse
  • drifts- og vedlikeholdsavtale

Bruk tankestrek ved

  • innskudd og tilføyelser med mellomrom på hver side: 59 søkere søkte om 2,6 millioner kroner – nå har politikerne fordelt pengene.
  • sitat: – Det var mange kreative prosjekter i søkerbunken, sa hun.
  • tall, tid og rom (uten mellomrom): kl. 09.00–15.00, strekningen Søgne–Brennåsen–Kristiansand

Slik får du tankestrek på PC-tastaturet:

  1. Hold CTRL-knappen nede og trykk på minus-tegnet på det numeriske tastaturet.
  2. Hold Alt-knappen nede mens du skriver 0150 på det numeriske tastaturet.

 

Tegnsetting i formell e-post

Visste du at det kan oppfattes som uformelt eller til og med uhøflig å bruke forkortelsen Mvh. som hilsen i en formell e-post?

Les mer om tegnsetting i formell e-post hos Språkrådet.

 

Usikker på hvilke tegn du skal bruke?

  • Skal du bruke komma, tankestrek eller bindestrek?
  • Når skal du bruke skråstrek?
  • Hva med apostrof?
  • Og når bruker vi semikolon?

Svarene finner du hos Språkrådet.

 

Stor eller liten forbokstav?

Vi har tre grunnregler på norsk:

  1. Egennavn skal ha stor forbokstav. Eksempler: Rådhuskvartalet, Høllen, Haugenparken.
  2. Fellesnavn skal ha liten forbokstav. Eksempler: bystyret, avisa, muséet.
  3. Starten på en setning skal ha stor forbokstav.

En tommelfingerregel ellers er at du skal bruke liten forbokstav.
Hvis du er i tvil, er liten forbokstav ofte det riktige.

 

Institusjoner og organisasjoner

Institusjoner og organisasjoner med navn i to eller flere ledd har stor forbokstav bare i første ledd. Det gjelder også ledd etter egennavn.

  • Kristiansand kommune
  • Statens vegvesen
  • Kristiansandsregionen brann og redning

 

Foretak og selskaper

Enkelte foretak og selskaper har imidlertid vedtatt en egen skrivemåte, og har stor forbokstav i begge ledd.

  • Norsk Hydro
  • Norsk Tipping
  • Gjensidige Forsikring

 

Politiske råd, utvalg og komiteer

Politiske råd, utvalg og komiteer har liten forbokstav i løpende tekst.

  • bystyret
  • formannskapet
  • helseutvalget
  • by- og stedsutviklingsutvalget
  • seniorrådet
  • etikk-komiteen

 

Institusjoner og personer

Når stillingen/personen og institusjonen har samme navn, har stillingen/personen liten forbokstav og institusjonen stor forbokstav

  • kommunedirektøren (stillingen/personen) Eksempel: Ifølge kommunedirektøren i Kristiansand, skal alle ansatte bruke et klart og brukervennlig språk.
  • Kommunedirektøren (institusjonen) Eksempel: Dette spørsmålet vil Kommunedirektøren komme tilbake til i en politisk sak.
  • statsforvalteren (stillingen/personen) Eksempel: Stein A. Ytterdahl er statsforvalteren i Agder.
  • Statsforvalteren (institusjonen) Eksempel: Planen er ikke i tråd med Statsforvalterens retningslinjer.

 

Titler og stillingsbetegnelser

Bruk liten forbokstav når du skriver titler og stillingsbetegnelser. Det gjelder også i stillingsannonser og når tittelen står under navn på visittkort og i brev eller e-postsignaturer.

  • assistent
  • enhetsleder
  • kommunalsjef

Her finner du oversikt over administrativ organisering og titler på ledere i Kristiansand kommune

E-postsignatur

I e-postsignaturen din skal du bruke liten forbokstav på tittel og og stor forbokstav på enhet eller avdeling. Eksempel på riktig bruk av e-postsignatur.

signatur.JPG

Riktig oppsett av e-postsignatur finner du også i vår grafiske profil.

 

Kommunalområder, enheter, avdelinger og annet

Vi skriver områder, enheter, avdelinger og annet med stor forbokstav for tydelighetens skyld, og fordi mange av disse kan oppfattes som egennavn.

  • Det er Oppvekst som har ansvar for å gi et godt helhetlig tjenestetilbud for…
  • Våre ansatte i By- og stedsutvikling har ansvar for utvikling og drift av…
  • Fredag var Idrettsenheten på tur til flere av idrettsanleggene i kommunen

 

Lover og forskrifter

Skriv liten forbokstav i navn på lover og forskrifter (både kortform og fullform). Unntaket er Grunnloven, som alltid skal ha stor forbokstav.

  • forvaltningsloven
  • plan- og bygningsloven
  • forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser
  • kommuneloven

Les flere skriveregler om stor eller liten forbokstav hos Språkrådet.

 

Forkortelser

Når du skriver hele ord blir teksten lettere å lese og forstå. Forkortelser gir ofte dårlig flyt. Dette gjelder for både overskrifter og løpende tekst.

Noen ganger kan det likevel være hensiktsmessig å bruke forkortelser, for eksempel i tabeller eller for å unngå gjentakelser av lange navn.

Forklar alltid forkortelser første gang de brukes, for eksempel: pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT).

Les flere skriveregler om stor eller liten forbokstav hos Språkrådet.

Forkortelser har som hovedregel punktum Forkortelser for mål, vekt og mynt har ikke punktum
bl.a. = blant annet et. = etasje cm = centimeter
ca. = cirka jf. = jamfør dl = desiliter
dvs. = det vil si md. = måned g = gram
e.l. = eller lignende nr. = nummer kg = kilo
el. = eller pga. = på grunn av km = kilometer
ev. = eventuelt evt. = etter vår
tidsregning		 kr = kroner
m = meter

 

Dato, klokkeslett, tall, beløp og telefonnummer

Dato

  • Bruk både bokstaver og tall for dato i løpende tekst: 7. mai 2017.
  • Ordet «den» brukes når du ikke oppgir måneden: Du får lønn den 12. hver måned.
  • Dersom årstall er utelatt, skal det være punktum etter både dag og måned når det skrives med tall: 5.6. eller 05.06.

 

Klokkeslett

  • Bruk fire siffer i klokkeslett med punktum mellom time og minutter: kl. 07.10. Hele timer kan også skrives slik: kl. 07–14.
  • Bruk helst ikke uttrykksmåten «fra kl. 13–15». Hvis du skriver «fra», må du også ha med «til»: Åpent fra kl. 13 til kl. 15. Eller skriv: Åpent kl. 13–15.
  • Bruk tankestrek (–), ikke bindestrek (-), når du oppgir tidsrommet.

 

Tall

Små tall skriver vi som regel med bokstaver. Vi regner tall til og med tolv som små. Unntatt ved nummerert referanse og som kapittel eller lovparagraf. Eksempler:

  • Fem tomater og to egg. Ti manns styrke og tolv manns vett.
  • Vedtaket er fattet etter forvaltningslovens § 5 pkt. 2.3.

Vi bør bruke enten tall eller bokstaver i samme setning eller avsnitt. Eksempler:

  • Tre jenter – ni, femten og atten år gamle.
  • De var 3, 17 og 23 år.

Store tall ordner vi i grupper på tre og tre siffer. Det skal ikke være punktum noe sted. Vi kan bruke forkortelser der det er hensiktsmessig. Eksempler:

  • 2 500 000 passasjerer eller 2,5 millioner passasjerer.
  • 4 500 000 kroner eller 4,5 mill. kroner
  • 2 500 biler NOK eller nkr brukes bare når det er viktig å presisere valutaen.

I tekster med mange tall – der tallene er hovedsaken – bør vi vanligvis skrive alle tall med siffer, f.eks. i tabeller, matematiske utgreiinger o.l.

 

Telefonnummer

Nummer til fasttelefon og mobil skrives i grupper på to og to siffer. 

  • Eksempel: 99 92 23 33

Unntak: Telefonnummer i 8xx-serien skal skrives i tre grupper med tre + to + tre siffer.

  • Eksempel: 800 22 222

Tre, fire og femsifrede nummer skrives uten mellomrom.

  • Eksempel: 02012

Les mer om tall, tid, dato og telefonnummer hos Språkrådet.

 

Orddeling og særskriving

Orddeling og særskriving er to ulike måter å dele ord på.

 

Orddeling

Vi kaller det orddeling når det ikke er plass til et helt ord på slutten av en linje og vi deler ordet med bindestrek.

Regler for orddeling finner du hos Språkrådet.

 

Særskriving

Ordet særskriving blir ofte brukt om særskrivingsfeil, som er når vi skriver et sammensatt ord i to ord. På norsk kan vi danne et
ord ved å sette sammen to eller flere ord. Slike sammensetninger skal skrives i ett ord. Ikke stol på stavekontrollen i Word ved sammensatte ord.

Ikke skriv: Skriv slik:
Sukker biter Sukkerbiter
Lamme lår Lammelår
Gammel ost Gammelost
Avdelingsleder møte Avdelingsledermøte
Lunsj boks Lunsjboks

Sjekk bokmålsordboka om du er i tvil.

 

Punktlister

Punktlister er en god måte å få fram viktig informasjon på. De viktigste reglene for punktlister:

  • Punktene i en punktliste skal ha samme språklige form. Punktene kan bestå av enten helsetninger, setningsdeler eller enkeltord.
  • Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav og punktum til slutt:
    • Søknadsfristen er 15. januar.
    • Søknader må sendes inn elektronisk via vår søknadsportal.
  • Når punktene ikke er fullstendige setninger, skal det ikke være stor forbokstav og punktum til slutt:
    • fag og fagkoder
    • eksamensform
    • forberedelsestid og varighet
    • tillatte hjelpemidler

Det skal bare være kolon etter innledningsordene hvis vi ville brukt kolon i vanlig, løpende tekst.

 

Praktisk gramatikk

Lurer du på når du skal bruke da eller når? De eller dem? Å eller og?

Svarene finner du hos Språkrådet.

 

La en kollega se gjennom teksten til slutt

Det er fort gjort å overse egne feil, selv om du er påpasselig med å se gjennom teksten du har skrevet. En god måte å kvalitetssikre teksten din på, er å få noen andre til å lese gjennom det du har skrevet.

Det er lurt med rutiner for hvordan du sjekker egen tekst.
Her er et forslag:

  • Er teksten luftig med kortfattede avsnitt som gjør den lett å lese?
  • Se etter unødig lange setninger og sett punktum.
  • Har du skrevet en tekst som er lett for leserne å forstå?
  • Er teksten lengre enn den trenger å være?
  • Les teksten høyt for deg selv.
  • Be en kollega lese gjennom teksten.

 

Vil du lære mer om klarspråk?

Du som er ansatt i Kristiansand kommune kan melde deg på kurs i klarspråk via kursportalen på Innafor.
Ta ev. kontakt med kommunikasjonsenheten på e-post: post.kommunikasjon@kristiansand.kommune.no

 

Finn gode tekster i tekstbasen

I tekstbasen på nettsiden Klarspråk finner du gode eksempler på tekster fra kommunesektoren.
Her kan du søke på nøkkelord og få opp tekster fra andre kommuner som har jobbet med språket. Tekstene viser før- og
etterversjon.

Flere skriveråd finner du på nettstedet www.klarspråk.no.

 

Den gylne pennen – e-læringskurs i klarspråk

Hvem skriver vi egentlig for i kommunen? Og hvordan kan vi skrive så mottakerne forstår? Med e-læringskurset "Den gylne pennen" får du en innføring i de viktigste klarspråksteknikkene.

Kurset er gratis og du kan ta kurset på egenhånd eller sammen med andre her: Den gylne pennen.