Innberetning av pensjon til SPK
Innberetning av pensjon til SPK.. 1
Kjøring av pensjonsoppgjøret - arbeidsliste. 3
Punkt 3 – beløp i kolonne : Tillegg faste. 6
Permisjon med og uten lønn som gir rett til medlemsskap. 6
Permisjonsavtaler – registrering på PEN.. 7
Punkt 5 – Over 100% stilling. 8
Hva betyr enkelte felt inne på PEN.. 8
Kjøring av pensjonsoppgjøret - rapportering. 9
Korrigering av medlemsdata på SPK.. 10
Hvordan regne ut stillingsprosenten. 10
Hva skal meldes til SPK
Statens pensjonskasse skal ha melding når det er innmelding og utmelding. I tillegg skal de ha statusmelding på ALLE ansatte som er medlem/trekkes 2 % til SPK.
Det blir ikke tilbakebetalt 2 %, eller andel til lærerne. Alle over 20% stilling blir trukket 2 % og statusmelding uansett stillingsprosent blir gitt for å sammenligne med andre kommuner.
Både lærer og kommunal
De som har stilling både i kommunal og statlig regulativ og trekkes til SPK, vil få hele sin pensjonsgivende inntekt i kolonnen for Hovedlønn.
Etter 1.5.2004 skal utlønning på lærere være oppgitt med årslønn.
Politikere er ikke en del av overføringsavtalen/samtidighet.
Ved utgangen av hvert år må vi derfor motregne ordningene og overføre penger til kasse 23. Pga høyere sats i ordning 23 må vi avsette mer enn det som allerede står i SPK.
Spørsmål om rapportering til SPK:
Ta kontakt med SPK på postmottakra@spk.no
Kjøring av pensjonsoppgjøret - arbeidsliste
Kjør først arbeidsliste. Etter oppdatering dannes transer på PEN for måneden listen kjøres for:
Meny: Rapporter / Lønn / Periodiske / Pensjonstrekk / SPK beregning av status- og endringsmeldinger
Rapporten må kjøres først u/oppdatering, sjekk noen personer. Stemmer pensjonsdataene kjør rapporten med oppdatering. Skrives ut dobbeltsidig.
Rapporten benyttes som arbeidsliste:
På rapporten vises rapportdatoen. Dette er datoen som vises på Pen på meldingene
- Sjekk alle med tekstmelding
- Alle inn- og utmeldinger må sjekkes.
- Sjekk alle som kommer på lista med både beløp og uten beløp i «Faste og Funksjons tillegg»
- Permisjonskoder (helt til høyre på listen). Vi har en egen mappe med kopi av personalmeldinger på de som er ute i permisjon/eller vedr hel eller delvis max.
- Denne må sjekkes slik at vi får vekk avtalen på de som evt er tilbake etter permisjon, og får lagt inn de som er nye i permisjonssammenheng. Vedr behandling av permisjoner, se avsnitt nedenfor.
- Alle som står med over 100% og som innrapporteres med 100%. De som har 100% stilling og fikk ekstra timer må sjekkes om timene bør utbetales som overtid. Lista sendes videre til Wiggo.
-
Sjekk stillingskode
-
Sjekk kolonne med FUNGERING
Oppdages feil i denne kontrollen må dataene korrigeres på PEN for aktuell måned, men oppdages feil som er sendt SPK tidligere måneder kan vi korrigere historikken direkte inne på Altinn – se senere beskrivelse
Punkt 1 - tekstmeldinger
Rapporten skriver ut alle aktuelle meldinger som er dannet og som skal sendes SPK. Vi kan på lista få flere forskjellige tekstmeldinger. Personer med disse meldingene må sjekkes. Hver av disse personene kommer ut med 2 linjer, på den ene linjen står ansattnr og på den andre står hele fødsels- og personnummer. Dette gjelder ikke linjen hvor det sies at stillingsprosenten er over 100 %.
Punkt 2 – inn- og utmeldinger
Følgende meldinger kan komme, og vi sjekker om dataene er reelle:
”Har ingen pensjonsgivende lønn denne måned. Statusmelding med sluttdato siste dato i forrige måned.”
Her må vi gå på TRA og se om det er en reell utmelding.
Sluttdato kommer på de som har stopp dato på STI. Ofte gjelder det TT-stillinger.
Siden vi vet ikke om det skal komme flere timelister, er det mest riktig å fjerne «utmelding» kun fra PEN.
I tilfelle det ikke utbetales variable timer neste mnd, skal systemet varsle oss med melding «har ingen pensjonsgivende lønn» og skal danne utmelding selv.
Sluttdato på faste eller vikar stillinger; sjekk på STI om det kommer forlengelse.
Systemet velger sluttdato i nåværende mnd, f.eks sluttdato den 311220. Stillingen kan bli forlenget hvor forlengelsen står med per dato den 010121.
Man kan også se om det ligger en melding på den ansatte til behandling i personalmeldingsmodulen.
”Innmelding tilbake i tid. Sjekk status i forhold til lønns- og stillingsdata på starttidspunkt. Korriger eventuell Statusmelding innmelding manuelt.”
Her må vi sjekke TRA eventuell STI og se om det er en reell innmeldingsdato. Vi kan korrigere innmeldingsdatoen på PEN (feltet for aksjonsdatoen), men ikke type melding. Da må linjen slettes og nye manuelle meldinger legges inn manuelt.
De som kun er timelønte skal det også sendes statusmelding på. Her kan vi også få meldinger tilbake i tid,
Vanligvis danner PEN samme oppstartsdato som ligger på stillingen på STI-bildet i HRM. Dette er feil. Sjekk Tra og se om det er en reell ut- eller innmelding.
Hvis meldingsdatoen, dvs aksjonsdato i linje for Rec type innmelding/endring/utmelding inne på PEN er feil, kan vi rette datoen i dette feltet.
Ved gjennomgang av data hender det at vi ikke klarer å rette opp i feil på en enkelt person. Dette gjøres ved å slette meldingene på Pen på aktuell måned (Ctrl + D) og kjøre oppdatering på ansattnr en gang til slik:
Start lokalt.
Inn- og utmelding kan vi også registrere direkte inne på Altinn.
Punkt 3 – beløp i kolonne : Tillegg faste og tillegg Funksjon
Beløp som innberettes i feltet «Faste tillegg» er gjerne lta 127 og andre tillegg som inngår i timelønn og som er avhengig av stillingsstørrelse.
Dersom stillingsstørrelsen endres må faste tillegg justeres.
Funksjons tillegg; kolonne med beløp.
Her må vi være nøye med fra hvilken dato funksjonstillegg gjelder fra. Ved nytt skoleår må disse tilleggene rettes. Mest riktig er sjekke STI bilde og også TRA bilde i tilfelle etterbetaling av funksjonstillegg er glemt.
Funksjons tillegg; kolonne med 0 i beløp,
Her fanger vi timelønte stillinger. Her blir det ofte feil i beregningen pga kombinasjon med utbetaling av kommunale timer. De må vi rette manuelt. De som kun har lærer timer er beregnet riktig.
Punkt 4 -permisjonsavtaler
Permisjon med og uten lønn som gir rett til medlemsskap
Alle permisjoner som gir rett til medlemskap skal meldes. På Monika sitt kontor ligger en egen mappe «SPK meldinger vedr.» hvor vi legger kopi av alle meldinger som omfatter diverse permisjoner som gir rett til medlemsskap. Disse meldingene må gjennomgåes etter å ha kjørt arbeidslisten for aktuell måned.
Her legges også kopi av meldinger som omfatter max sykepenger – hel eller delvis.
Personer som er ute i permisjon kan legges inn med avtalenr på PEN. Vi har følgende permisjonsavtaler:
Personer som er ute i permisjon og skal være medlem, og kommer inn og jobber noen få timer legger vi inn med lta 2222 på faste transaksjoner på STI. Det samme gjelder om personen har redusert sin stillingsprosent slik at den er under 20 %, og skal være medlem. Der må det også legges inn lta 2222, f.eks ved delvis max.
Er det 1 mnd vedkommende ikke har lønn vil ikke lta 2222 slå til.
Permisjonsavtaler – registrering på PEN
Ansatte som er i ulønnet eller delvis permisjon som gir rett til medlemsskap i SPK må legges inn med permisjonskode på PEN.
Nederst i bildet på PEN ser vi linje for ”Permisjonskode”. Her velger vi type permisjon (ulønnet eller delvis).
Videre skal vi fylle ut ”Perm avtale”. Bruk scrollbaren for å få opp ei liste og velg ut i fra den.
Feltet ”Perm medregnet år” må fylles ut. Fødselsperm (6A) skal ha 1 år, mens omsorgsperm (2a) skal ha 4 år. Dette etter avtale med vår kontakt person, Brit Aasum, i SPK.
Vi skal ikke melde fødselsperm med 100 % lønn, fordi det her ikke er snakk om endring i utlønningsstillingsprosent.
Ved fødselspermisjon med 80 % lønn skal vi derimot melde.
Dette meldes som 80 % og med ”Perm kode”: Delvis permisjon. I tillegg velges avtale inne på ”Perm avtaler”: 6 A. ”Perm medregnet år”: 1
Husk at alle tilleggene på STI skal justeres i forhold til stillingsprosenten. Kun lta 127 justerer seg selv, mens andre tillegg, som f.eks kontaktlærer tillegg, må sjekkes om de er meldt riktig fra starten av fødselsperm.
Delvis permisjon u/lønn skal alltid meldes med faktisk stillingsprosent, dvs den prosent som lønn utbetales etter.
Hel permisjon u/lønn skal alltid meldes i full stillingsprosent/årslønn og tillegg.
Dette meldes f.eks ved ulønnet omsorgsperm med 100% stilling og ”Perm kode”: Ulønnet permisjon. I tillegg velges avtale på ”Perm avtaler”: 2 A. ”Perm medr. År”: 3
Fra 010120 kom det endring i regelen for medlemmer i SPK som har hel permisjon uten lønn:
Dersom lønn øker i stillingen medlemmer har permisjon fra skal det økte pensjonsgrunnlaget legges til grunn. Her er snakk om økning pga tariffavtaler og ansiennitetsopprykk.
Når vi sjekker ulønnet perm må vi derfor alltid se på STI hvilken grunnlønn den ansatte har.
Siden de står med 0 i stillingsprosenten og fastlønnslinjen er tom, klarer ikke rapporten å fange endringene.
Ansatte som er tillitsvalgt eller ansatt i en tjenestemannsorganisasjon
Både tillitsvalgte og ansatte i tjenestemannsorganisasjoner kan opprettholde medlemskap i Statens pensjonskasse så lenge de har permisjon fra en arbeidsgiver tilknyttet SPK.
Hvordan rapportere?
Ansatte som er i permisjon og skal opprettholde medlemskap i SPK i perioden som tillitsvalgt eller ansatt i en tjenestemannsorganisasjon, skal rapporteres til oss med permisjon uten lønn og uten permisjonskode i henhold til permisjonsavtalen. Vi skal ikke sluttmelde de ansatte dette gjelder.
Teknisk feil:
Rapporten viser ikke hovedlønn og aksjonsdato kommer alltid med startdato for permisjon. Dette må korrigeres i PEN-bildet. F.eks. fil for desember – aksjonsdato er første inneværende måned 01122020. Hovedlønn må også fylles ut.
For nærmere informasjon, sjekk SPK v/Altinn; rapportering medlemsdata, permisjoner.
Er den ansatte i hel permisjon u/lønn og har arbeidet enkelte timer må vi endre permisjonen til delvis perm u/lønn på PEN den måneden timene er utbetalt.
Opphør av vikariat før permisjon opphører:
Vedkommende slutter før permisjonen (fødselsperm m/80% lønn) er slutt. Utmeldingen skal meldes i full stilling (uten permisjonskoder). Se eksempel:
Punkt 5 – Over 100% stilling
På ansatte som får denne meldingen på arbeidslisten; sjekk at årslønnen stemmer. Må korrigeres ved feil.
Her kommer alle som har andre typer lønn som f.eks. avlaster eller folkevalgte.
Punkt 6 – Stillingskoder
Kun stillingskoder for lærere skal stå på arbeidslisten, se under feltet ”Still” på arbeidslisten.
Her er det stillingskoder i serien - 7960-7965, 7951, 7954,9951.
Max sykepenger
SPK skal ikke ha verken utmelding eller statusmelding på personer med maxdato. Saksbehandler på Lønnsavd. sender PT7 skjema på personer med hel eller delvis max og vi må ikke sende status på disse.
Pr. dags dato sendes utmelding til SPK via fil, men utmeldingen slettes etter at filen er overført til Altinn. Gå inn på personen i Altinn og slett utmeldingen.
Hva betyr enkelte felt på PEN
På PEN er det flere kolonner for tillegg. Vi har Faste tillegg, Funksjonstillegg, og Hovedlønn.
I kolonnen for Faste tillegg skal summen av følgende lta`er være med:
127 kompetanse, diff lærelønn, HTV funksjon
I kolonnen for Funksjonstillegg skal summen av følgende lta`er være med:
128-133 serie, Verneombud kommer i PEN som fast tillegg. Den må vi korrigere\flytte fra kolonnen «Fast tillegg» til kolonnen «funksjonstillegg»
Kolonnen for Hovedlønn brukes når vedkommende har stilling som kommunal og statlig. Denne regnes ut slik:
Bruttolønn pr. mnd X12 (opptil 100%).
NB! Husk at stilling som folkevalgt ikke skal legges til stillingsprosent som lærer. Det er ingen samordningsavtale mellom disse to ordningene. Læreren kan derimot søke om å få dekket evt den biten vedkommende har redusert sin lærerstilling for å være folkevalgt.
Kjøring av pensjonsoppgjøret - rapportering
Når den første arbeidslisten er kontrollert og data korrigert, må fil som skal overføres til SPK kjøres. Søk SPK i søkefelt og velg denne jobben:
Vi printer den ikke ut. Alle fra 2020 ligger på M:
Rapporten skal dannes som fil og velg i f.eks desember 2020 følgende filnavn:
M:\visma_enterprise\hrm\spk\
Det dannes en .DAT-fil
Dette er filen vi laster inn på SPK ved innsending av månedens medlemshistorikk.
Når vi får fila godkjent fra SPK uten feil, kan vi danne rapporten mot WORD:
Her må du skrive inn lønnsmåned. Rapportdato kommer automatisk. Husk Innsendingsdato må gjenspeile måneden rapporten skal gjelde. F.eks når vi kjører rapporten for februar i mars, vil innsendingsdato bli mars. Overstyr da innsendingsdatoen til f.eks 150220. Dette etter avtale med SPK.
Dann en fil som slutter på .dat. Filnavnet trengs ikke skrives inn.
Først kjører vi mot skriveren, kun for å danne fila til SPK. Du må ut av rapporten slik at den vises i mappa.
Logg på SPK.no og sendt fila. Velg riktig fil (se på dato) og send.
Her dukker opp en del som inneholder feil. De må rettes før ny innsending.
Rapporten må kjøres og lastes inn på nytt helt til vi får alle godkjenninger OK. Denne jobben kontrollerer kun logiske feil, ikke mot medlemsdataene som ligger inne på SPK.
Deretter sender vi fila videre og venter på tilbakemelding. Det kommer bekreftelse på mail at fila er ferdigbehandlet.
Når vi har riktig rapport uten feil, kjører vi den mot WORD og lagrer på samme område på M: som nevnt ovenfor.
Korrigering av medlemsdata på SPK
Vi retter medlemsdata direkte på SPK via Altinn ved å gå inn på fødselsnummer på den ansatte det gjelder. Her kan vi gå inn på historikk på vedkommende og enten endre tidligere data, slette historikk, lage nye datoer på vedkommende, samt foreta innmeldinger og utmeldinger.
Dette gjøres ofte i stedet for å sende manuelle medlemsoversikter, men dersom vi skal korrigere data som er 2 år og mer tilbake i tid må korrigeringene sendes manuelt.
Hvordan regne ut stillingsprosenten
Eks: lærer med 15 timer i årsramme 988 og årslønn 304000 :
988 x 3324 (bruttobeløp på timene)
304000 (årslønn) = 10,80
10,80 x 12 x 100
988 = 13,12 %
Overføre fil til SPK
Logg inn på SPK.no som arbeidsgiver ved hjelp av Bank ID.
Før du kan last inn ny fil må alle tidligere varslinger være utført. Ligger det feil fra forrige mnd., må de rettes før ny fil sendes på nytt. Det er ikke mulig å overføre ny fil så lenge det ligger feil i historikken.
Når vi får tilbakemelding:
Skriv ut kvitteringen på overføring og arkiver i egen perm sammen med arbeidslista som dannes i SPK`s månedlige pensjonsrapportering.
Logg på SPK.no og rett alle feil som kommer i oversikten.
I 2020 kom det ny funksjon i SPK.no med varslinger. De må sjekkes.
Det er varsling om endring i stilling hvor hovedlønn eller tilleggene er redusert eller ikke stemmer mot andre perioder. Her kan det komme rettelse i tilbake i tid.
Eks.:
Her kommer det varsling om reduksjon i tillegg.
Den må åpnes, sjekkes om det stemmer og deretter bekreftes.
