Innbetalinger faktura i selskap 10 og 18 v. 1.2

 

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre en god prosedyre for behandling av innbetalinger til nye Kristiansand kommune, som gjelder ubetalte krav i gamle Kristiansand kommune og Kristiansand Boligselskap.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for alle som behandler innbetalinger som gjelder krav i gammel kommune.

Ansvar for gjennomføring

Den ansatte som utfører oppgaven med å behandle innbetalinger har ansvar for at denne prosedyren blir fulgt.

Beskrivelse

Gammel Vismabase stenges for posteringer i selskap 10 og selskap 18 den 01.06.2021. Det vil da ikke være mulig å regnskapsføre i selskapene. Den største utfordringen i forbindelse med stenging er alle ubetalte kundefakturaer. Alle ubetalte krav er overført Procasso. Etter 01.06.2021 blir ingen innbetalinger ført på kundene i Visma i selskap 10 og 18, bare i Procasso. Det betyr at all oppfølging bare kan skje i Procasso og det er bare her vi kan se hva og hvor mye kundene skylder. Reskontro i selskap 10 og 18 er nødvendigvis ikke korrekt lenger. 

Hva skjer da med innbetaling på gamle fakturaer?

Procasso vil fortsette å innfordre gamle krav. Når kunder har betalt inn til Procasso, vil det dannes et bilag til Visma i selskap 1. Forskjellen fra tidligere er at bilaget ikke vil inneholde reskontroføring, bare hovedboksføring. Tekst på bilaget vil inneholde kundenr fra gammel base og saksnr i Procasso. I tillegg vil objekt si hvilken oppdragsgiver det gjelder (tre siste siffer).

Eksempel:

Kontostrengen i selskap 1 for innbetalinger på gamle krav fra selskap 10 og 18:

Kredit A189002 A933000 T12000 O98xxx (der xxx er oppdragsgiver).

Her vises en innbetaling

  • kr. 1.000
  • kundenr. 2008615
  • saksnr. 051715 i Procasso
  • Oppdragsgiver 310

 

Innbetalinger fra kunder

Det kan fortsatt hende at kunder betaler direkte til selskap 1 på fakturaer som ligger i selskap 10 eller 18. Dersom vi ser at innbetalingen gjelder faktura i disse selskapene, så skal beløpet sendes til Procasso sin bankkonto, 3201 70 49428. Ta kontakt med kommunal innkreving og få oppgitt kid.nr. som skal brukes.

Postering i cremul, selskap 1

  • K 2 3275 010 + objekt (Diverse kreditorer)
  • D bank (kommer automatisk i cremul)

Sende penger

  • Bruk eBilag
  • Oppgavetype: Tilskudd saksgang 1
  • Reskontro: 1000009 Kristiansand kommune, Procasso
  • Fakturanr.: Dagens dato, Kundenr. og navn. (Obs! Bruk dagens dato for å unngå duplikat fakturanr. ved neste betaling på samme kunde)
  • Kid: Bruk den som kommunal innkreving har oppgitt
  • Vedlegg: Legg ved en skjermdump av innbetalingen. Limes fortrinnsvis inn i Excel. Sign. og dato


Eksempel på eBilag, tilskudd saksgang 1:​

  • Du kan lagre en mal på dette eBilaget, slik at det er raskere å registrere neste gang

 

Kreditering av faktura

Det hender at vi får beskjed om å kreditere faktura i selskap 10 og 18. Etter stenging av selskap 10 og 18 må vi sende melding om kreditering til Kommunal innkreving (Silje, Hilde eller Bård). De setter status til kreditert i Procasso og stopper videre innkreving.

Regnskapsmessig 

  • Lager eBilag for å markere i regnskap at faktura er kreditert
    • Samme kontostreng debet/kredit
      • Debet  A189002 A933000 T12000 O98xxx (der xxx er oppdragsgiver)
      • Kredit  A189002 A933000 T12000 O98xxx (der xxx er oppdragsgiver)
    • Vedlegg: ePost med info om kreditering

Overdekning / betalt for mye

Hvis vi får beskjed fra kommunal innkreving om at kunden har betalt inn for mye til Procasso, og altså har overdekning og dette skal utbetales, så skjer dette i selskap 1:

  • Opprett kunden som leverandør
  • Bruk eBilag
    • Oppgavetype: Tilskudd saksgang 1
    • Belast kontostreng: A189002 A933000 T12000 O98xxx
    • Vedlegg: ePost med info om overdekning

Fakturaer vedr Socio (sosial)

  • Gjelder oppdragsgiver 790, 791 og 792 i gammel base selskap 10
  • 12 fakturaer fordelt på 10 kunder gjenstår pr. mai 2021
  • Postert på 21399105 + objektnr. for hver oppdragsgiver
    • A21399105 O98790
    • A21399105 O98791
    • A21399105 O98792

Innbetalt bankkonto til Procasso 

  • Hvis Procasso-kunde, så kommer innbetalingen på vanlig Procasso-bilag på kontostreng A21399105 O98xxx (kredit)

Innbetalt til andre bankkonti

  • Hvis Procasso-kunde:
  • Ikke Procasso kunde:
    • Kredit:  A21399105 + O98xxx 
    • Tekstfelt: Dato / Kundenr. / fakturanr.
    • Debet: bank (e.l)

Kreditering av Socio-faktura

  • Kredit: 21399105 + O98xxx
  • Debet: 23299012 / 013 / 014
    • avhengig av oppdragsgiver 
  • Melding til kommunal innkreving hvis Procasso-kunde
  • Tekst: Kreditering + fakturanr.og kundenr.
  • Vedlegg: ePost

Utbetaling

  • Hvis kunden har overdekning og dette skal utbetales
    •  Debet: A21399105 O98xxx 

Meglerhenvendelser

Ved henvendelse fra megler må det sjekkes både i ny og gammel Visma om det er ubetalte fakturaer som er merket med ekstern inkasso. Hvis det er tilfelle, så ta kontakt med kommunal innkreving for å få ev. restanse.

Betalingsinformasjon må sendes megler spesifisert på inkassokrav og andre krav.

 

 

Definisjoner

Dersom beskrivelsen inneholder er sentrale begreper som man kan forvente at leseren ikke kjenner til, skriver man en kort definisjon av dem her.

Selskap 1: Kristiansand kommune i ny database

Selskap 10: Kristiansand kommune i gammel database

Selskap 18: Kristiansand Boligsselskap i gammel database

Procasso: Innfordingssystem for kommunale krav.

Vedlegg og referanser

Vedlegg vil være skjemaer eller annet innhold som direkte er knyttet til prosedyren.

Referanser kan være kilder som har blitt brukt til å skrive prosedyren, veiledere eller andre dokumenter som har relevans for dokumentet.