Hensikten med dette dokumentet er rutine for å godkjenne lønn i autopay.
Dette dokumentet gjelder for ansatte i regnskapstjenesten som skal godkjenne lønn i autopay.
Den som har ansvar for å godkjenne lønn i autopay.
Når lønn har overført lønn til autopay sender lønn mail til Reidun Bru Loland med kopi til Elin S. Stubstad og post.regnskap med beskjed om at lønnsfilene kan godkjennes i autopay. De sender bilde slik at regnskap vet hvilke beløp som skal godkjennes. Når mail er mottatt sender Reidun Bru Loland kvittering til lønn med kopi til post.regnskap om at mail er mottatt. Regnskap har da overtatt ansvar for at lønn utbetales på forfall.
Reidun Bru Loland godkjenner 1 i autopay og videresender mail til Elin S. Stubstad for godkjenner 2 i autopay. Når lønn er godkjent 2 sender Elin S. Stubstad mail til post.lønn, med kopi til Reidun, med tekst som sier at lønn er ferdig godkjent.
Reidun sjekker i banken at lønn ligger på forfall. Og fører gebyr for utenlandsk lønn/pensjon.
Dagen etter utbetaling sjekker Reidun i autopay status for lønn, for alle firma, under oversikt. Status skal være Ferdig. Ved annen status sjekk forfall i bank og korriger eventuelle feil.
Den som godkjenner lønn må ha tilgangen "Lønn godkjenner", tilgangen gis i brukeradm. og må overføres Visma net "AutoPayroll Approver" Det er fagansvarlig som gir denne rollen.
AVVIST BELØP
Er det lønn som er avvist kommer det melding i autopay, bank og til post.regnskap, mappe avviste. Sjekk i bank hvem som er avvist under avviste, se detaljer og utvid. Finn den/de som gjelder lønn på aktuell dato. Ta kontakt med lønn for å få nytt bankkontonummer, legg betaling inn på nytt i banken til riktig kontonummer. Blir riktig kontonummer ikke oppgitt innen forfall for lønn må beløpet inntektsføres 21399001.
STOPP LØNN
Det kan komme mail fra lønnsavdelingen der de ber oss stoppe lønnsutbetaling til en person, de oppgir navn, beløp og bankkontonummer som skal stoppes.
Du logger inn i banken, på forfallsregisteret, velg bankkonto til riktig selskap og forfallsdato.
Hukk av for Vis utvidet søk, sett inn bankkonto og søk.
Nå du får opp riktig navn, beløp og kontonummer, trykk på piltast til høyre, velg opphev godkjenning.
Velg betaling til godkjenning, finn den du opphevet, gå til x foran piltast, slett betaling.
Du må inntektsføre beløpet på den konto som er oppgitt fra lønn.
ENDRE BELØP
Det kan komme mail fra lønnsavdelingen der de ber oss endre beløp. Du må da først stoppe opprinnelig beløp, så sende nytt beløp i nettbedrift og inntektsføre differansen.
RETUR LØNN
To dager etter lønnsutbetaling sjekker Reidun om det er lønnsutbetaling som er kommet i retur. Retur lønn inntektsføres 21399001, det sendes mail til post.lønn med beskjed om hvilke beløp som er kommet i retur. Retur lønn kommer som innbetaling på konto og som cremul innbet.
Forespørsmål fra lønn om beløp som er kommet i retur skal sendes post.regnskap som videresender mail til Reidun eller Elin.
Ønser lønn å betale beløp til ny konto sender de nettbankbilag til post.regnskap.