Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at vi avdekker manglende eller for mye refusjon.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som jobber med fravær på Lønn
Ansvar for gjennomføring
Akutuelle saksbehandlere på Lønn
Beskrivelse
Refusjon: Rutiner
Det finnes tre måter å finne refusjon som vi mangler eller som vi har fått for mye.
- daglig – mens vi jobber med fravær
Etter hver kjøring sjekk refusjonsbilde at du har fått krav for riktig periode, at du ikke har fått dobbelt krav, om det ligger utestående krav fra før.
- månedlig – mens Irina og Milena jobber med mottak
De sender mailer til alle når de oppdager feil som de ikke har tid til å rette. I mailen for dere tips hva bør det gjøres og hva kan være årsak for differansen.
- månedlig – etter mottak skal hver kjøre sin rapport «Refusjon differanse»
Rapporten bør kjøres 3 måneder tilbake i tid. For eksempel i juni kjører vi januar-mars. I juli kjører vi januar-april, i august kjører vi januar-mai. Grunnen at vi kjører samme måneder flere ganger er at NAV noen ganger ikke retter feilen, så vi må ha ytterlig oppfølging. Rapporten kan kjøres til Excel. Si fra hvis du trenger hjelp med Excel tabellen.
NAV
Alltid finn ut først at feilen ikke ligger hos oss. For eksempel:
- var det sendt inntektsmelding, har Nav mottatt alle søknader om sykepenger (særlig den første søknaden)
- hvis Nav ikke har utbetalt hele perioden, sjekk om det var opplyst ferie på søknaden og at ferien er registrert på Fer bilde
- hvis NAV har utbetalt hele perioden, men ikke riktig krav, sjekk om vi har registrert riktig fraværsprosent og at systemet har beregnet riktig krav i forhold til fraværsprosent
- at vi ikke har dobbelt krav (husk huk på ferdige krav)
NAV – før du ringer NAV tenk to ganger om du har grunn til det. Her er viktig å sjekke når er dokumentasjon levert til NAV og har NAV hatt tid til å behandle refusjonskrav. Når du ringer NAV, skriv i tekstfeltet på kravlinja at du har purret NAV, dato og initialer.
