Hensikt med kompetansemodulen

Hensikten med kompetansemodulen er at arbeidsgiver (ledere) skal kunne se om ansatte har den påkrevde kompetansen de skal ha for å kunne gjøre de arbeidsoppgavene de er satt til. Kompetansemodulen gir leder en oversikt over hvilke ansatte som har, evt. mangler, eller nærmer seg utløp av tidsbegrensede kompetanser.

 

Gjelder for

Ledere, kompetanseansvarlige, og områdenens kompetanseadministratorer.

 

Ansvar for gjennomføring

Leder har ansvar for å kartlegge behov for bruk av kompetansemodul og eventuelt definere kompetanser innenfor egen enhet i samarbeid med områdenes kompetanseadministratorer og  kompetanseansvarlige. Inkludert definere hva som skal til for å få kompetansen godkjent. Leder har ansvar for å påse at ansatte vet hvordan man registrerer kompetanser i visningsdelen, og at de ansatte registrerer kompetanser.

I arbeidet med ansattes kompetanseplaner vil det også kunne være hensiktsmessig å involvere verneombud jamfør deres på-se rolle § 6.2.c.

Kompetanseansvarlig vil ofte være den som holder kurset eller har en form for fagansvar for den kompetansen det gjelder. Kompetanseansvarlig har rettighet til å godkjenne kompetanser for de brukerne som er tildelt kompetansen.

Ansatt som blir tildelt kompetanser har ansvar for å registrerere kompetansene med riktig tidsavgrensning (dersom det foreligger).

​Områdenes kompetanseadministratorer har ansvar for å kvalitetssikre kompetansedefinisjoner og legge inn kompetanser i områdets kompetansekategorier i kompetansemodulen. Kompetanseadministrator skal også følge opp og veilede ledere i bruk og oppfølging av kompetansemodulen, melde til fagsystemansvarlig ved behov for endring i kategorier, behov for endrings av prosedyren, samt gi innspill om ønsket videreutvikling av kompetansemodulen.

Fagsystemansvarlig for kompetansemodulen er ansvarlig for denne prosdyre (og tilhørende dokumentasjon), for opprettelsen av kompetansekategorier for områdene, gi opplæring til områdenes kompetanseadministratorer, samt melde inn eventulle forbedringsforslag av modulen til fagsystemansvarlig for Kvalitetssystemet (EQS).

Fagsystemansvarlig for Kvalitetssystemet (EQS) skal i det daglige følge opp systemeiers ansvar, og ivareta felles funksjonalitet som kompetansemodulen deler med resten av systemet. Det er et felles ansvar mellom fagsystemansvarlig for Kvalitetssystemet (EQS) og fagsystemanansvarlig for kompetansemodulen å følge opp grensesnittet mellom kompetansemodulen og de andre modulene i Kvalitetssystemet (EQS), og sørge for nødvendige avklaringer rundt bruk av disse.  

 

Hva skal registreres i kompetansemodulen?

De kompetansene som skal registreres i kompetansemodulen er:

• Lovpålagt kompetanse – offentlig myndigheters krav. Det kan være eksterne kurs og sertifikater som er lovpålagt å ha for å kunne utføre enkelte arbeidsoppgaver.
• Obligatorisk kompetanse – virksomhetsinterne krav. Det kan være ulike former for komptanser som er definert som obligatorisk i kommunen, for eksempel HMS kurs, og som leder trenger å ha en oversikt over.

Hovedregelen er at kompetansene som legges inn krever godkjenning av kompetanseansvarlig. Kompetansene som skal registreres må være av typen som gjør det mulig å verifisere at de som har registrert kompetansen faktisk innehar den. Dette kan for eksempelvis gjøres gjennom oppmøtebekreftelse av kursholder, tildelt kursbevis, eller et sertifikat fra en opplæring de har bestått.

Registrering av annen kompetanse enn de som er nevnt over må avklares med kompetansemodulansvarlig.

Følgende typer kompetanser skal ikke registreres i kompetansemodulen som kompetansedefinisjoner:

• Utdannelse (oppnådd grad)
• Gjennomgang og forståelse av dokumentinnhold
  • Her kan leder velge å bruke lest og forstått (implementeringsstøtte) som kan vises i kompetanseoversikten

 

Etablering og vedlikehold av kompetanser

For at kompetanseadministrator skal få oversikt over hvilke kompetanser som skal legges inn i modulen skal følgende steg gjennomføres:

1.Leder kartlegger hvilke kompetanser ansatte i enheten skal ha (lovpålagte og/eller obligatoriske) (gjerne i samarbeid med relevante rådgivere) gjennom å definere hver kompetanse i Kvalitetssystemet- Mal for å definere kompetanser til kompetansemodulen (Under utforming) (i Excel) hvor man fyller ut den informasjonen som skal inn i kompetansemodulen. Kompetansemodulen er ikke egnet for å utføre selve kartleggingen, da den ikke innholder veiledning om hva feltene skal inneholde før kompetansene tildeles ansatte.

2. Områdenes kompetanseadministrator kvalitetssiker at kompetansene er fullstendig fyllt ut jamfør excelmalen, før ansatte tildeles kompetanser. 

3. Kompetanseadministrator veileder kompetanseansvarlig i hvordan man skal godkjenne ansattes kompetanser, og hvordan man skal sette opp kompetansefilter for å få oversikt over ansattes kompetanser.

 

 

Skriveregler

Alle kompetanser er i utgangspunktet synlige for alle ansatte. Det er derfor nødvendig å lage titler som informerer godt om hva kompetansen inneholder. Kompetansekategorier opprettes av fagsystemansvarlig for kompetansemodulen i samråd med områdenes kompetanseadministratorer.

Kompetansene i kompetansemodulen betegnes som kompetansedefinisjoner og er synlige for alle ansatte. I visningsdelen der ansatte registrerer kompetansene vises ikke tilhørende kompetansekategori kompetansen tilhører. For eksempel hvis det opprettes to kompetansedefinisjoner med samme navn (f.eks. “Introduksjonskurs”) i to forskjellige kompetansekategorier, vil disse ikke være mulig å skille fra hverandre ut fra tittel i visningsdelen. Derfor er det utviklet et sett med prefiks for område på både kompetansekategori og kompetansedefinisjon som skal brukes. Da er det mulig å skille av ulike kompetansedefinisjoner i visningsdelen, samtidig som det gir økt oversikt over eierskap til respektive kategorier i arbeidsdelen.

Kompetansedefinisjonen skal bygges opp på følgende måte: Emne- Hvem kurset gjelder for (valgfritt) -Enhet- kommunalsjefområde- Prefiks for område

Eks:  Hjullaster L70 – ID2109 m/utstyr- Maskinførere- PROD-ING-BYS

• Prefiks; er definert av fagsystemansvarlig.
• Emne; er hva kurset handler om.
• Hvem kurset gjelderfor; om dette er for ledere, ansatte, maskinførere, sykepleiere, lærere o.l. (maks 5 ord)

 

Systemadministrasjon

Hvert område får muligheten til å ha 2 kompetanseadministratorer. Rettigheten som gir tilgang til å endre på oppbygningen i kompetansekategorier og -definisjoner (administrering av kompetansedefinisjoner) er global. Dvs. at man ikke kan begrense rettigheten til ett område – rettigheten gjelder hele kommunen. Derfor begrenset rettigheten til to personer pr. område som får rettigheten kompetanseadministrator. 

Vi har tydelige retningslinjer for utbygging og bruk av kompetansemodulen. Kategoristrukturen har ikke flere nivåer, og det er for eksempel ikke mulig å ha en toppkategori for området By- og stedsutvikling som inneholder underliggende kategorier for enhetene. Navngiving, struktur og god styring på opprettelse av kategorier er dermed særskilt viktig for å får frem ansvar og eierskap til kompetansene. Videre er det også ønskelig å begrense antall kategorier slik at løsningen er oversiktlig.

Kompetanseansvarlig har rettighet til å godkjenne kompetansen for brukerne som er tildelt kompetansen. Dette vil ofte være den som holder kurset eller har en form for fagansvar for den kompetansen det gjelder.

Alle ledere har rettighet til å gjøre endringer i sine ansattes kompetanser. Det innebærer å lese, redigere, slette, registere og godkjenne kompetanser. Denne gis til alle ledere gjennom rollen «leder».

Alle ansatte har tilgang til å registrere kompetanser for sin bruker.

Se systembeskrivelsen for mer informasjon om systemadministrasjon for kompetansemodulen.

 

 

 

 

 

Vedlegg og referanser

Kvalitetssystemet- Mal for å definere kompetanser til kompetansemodulen