Prosedyre: Dette dokumentet bruker vi for å beskrive oppgaver, aktiviteter eller en prosess som skal utføres i arbeidet. Dette gjelder både tjenester som leveres til innbyggerne, og oppgaver og aktiviteter som utføres internt i kommunen. Dokumentet beskriver også hvilken rekkefølge disse skal utføres i, krav til utførelse og hvem som har ansvaret for å utføre dem.

All tekst under overskriftene i denne malen er veiledende og skal fjernes før dokumentet ferdigstilles. Merk: Innholdet skal ikke skrives i kursiv. Når designmanual for ny kommune er klar kan dette få noe påvirkning på malen, men da bare på bruk av font.

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at bankavstemmingen blir ivaretatt.

 

Gjelder for

 

Dette dokumentet gjelder for de som foretar bankavstemmingen.

 

Ansvar for gjennomføring

De som har ansvaret for bankavstemmingen har ansvaret for gjennomføringen. Gjennomføringen skjer i perioden fra og med den 16 i påfølgende måned til den 15 i etterfølgende måned.

Beskrivelse

Før man begynner bankavstemmingen må man hente bankfiler fra nettbanken hos de ulike bankene for den perioden som skal avstemmes. I nettbanken velges da de kontoene som skal avstemmes. Dette må gjøres i Sr-Bank, 2 filer en under fanen Kristiansand kommune og en under Helse og Sosial, Sparebanken Sør og Søgne og Greipstad Sparebank.

Bankavstemmingensfilen til Sr- Bank opprettes under menyen: Bankavstemming-Ny manuell bankavstemming-Under Konti, velg alle, Velg fra-til dato,opprett bankavstemming. Filen legger seg da under Hent filer. Denne filen lagres under M:AccountMatch\Sr-Bank 1\Sr-Bank 2023

Bankavstemmingsfilen til Sparebanken Sør opprettes under menyen:Bankavstemming-

 

Disse filene leses så inn i AdraMatcher ( egen brukerveiledning i AdraMatcher for de som bruker systemet). I AdraMatcher leses dette inn under Import-Last opp filer-sjekke filen.Sjekker at saldoen som leses inn er lik med saldone pr.siste dato i måneden i banken. Hvis avvik må det sjekkes hvorfor. Bankkontoene kan også leses inn enkeltvis.

Ved nye bankkontoer må disse opprettes i Nettbedrift(Reidun gjør dette) og de må opprettes i Visma med unik art. Disse må også legges i AdraMatcher, det er egen beskrivelse fra leverandøren.Regnskapsfilen fra Visma lages under Rapporter-Hovedbok-velg selskap- periode (fra-til)- arten i regnskapet-kjør rapport- lagre saldoen pr. art. Kjør rapport, lagre saldoen på rapporten for å sjekke at det stemmer med saldoen som leses inn i AdraMatcher. Hvis avvik må det sjekkes nøyere, hvorfor. Det kan være at noen har ført bilag etter at forrige periode var stengt.

For å lese dette inn i AdraMatcher må det lages egne fil.

Hukk av for Lag fil for bankavstemming: Filnavn: M:\AccountMatch\Fra Visma\Regnskap,velg de 3 siste tallene fra artmnd.txt (feks.02010.txt,for art 21020020 og periode 10).

Ok, ikke hukke for forhåndsvisning da dette ikke kommer over til bankavstemmingssystemet.

Rapporten fra Visma leses inn på samme måte som Bankfilen.

Når bankavstemmingsfilen og rapporten fra Visma er importert inn i AdraMatcher, kan avstemmingen begynne. Når begge filene er lastet inn vil det skje en automatisk avstemming etter hva som er lagt inn i avstemmingsreglene. Det kan også avstemmes Manuelt. Dette gjøres under Automatsik avstemming-Kjør Avstemmingsregler-Hent rett art som skal avstemmes. Under Avvik vil de poster som ikke har blitt avstemt ligge under denne fanen,Åpne poster og de avstemte unde Avstemte poster. Banktransaksjonen blir gul i AdraMatcher med motsatt fortegn av hva som er reelt i banken og regnskapstransaksjonenen blir blå.

Til slutt taes det ut rapport over de poster som ikke har blitt postert og er Åpne, dvs. de som ikke har blitt avstem. Det gjøres under Rapporter-Ny rapport-Velg rett juridisk enhet(Kr.sand kommune eller Menigheter). Hukk av for hvilken bankkonto som skal avstemmes-Lag rapport.

De postene som ikke har noen mottpost må jobbes videre med. Rapporten lagres i Teams under Regnskap-Generelt-Filer-Bankavstemming-År-Måned.

 

 

 

 

 

Definisjoner

Dersom beskrivelsen inneholder er sentrale begreper som man kan forvente at leseren ikke kjenner til, skriver man en kort definisjon av dem her.

 

Vedlegg og referanser

Vedlegg vil være skjemaer eller annet innhold som direkte er knyttet til prosedyren.

Referanser kan være kilder som har blitt brukt til å skrive prosedyren, veiledere eller andre dokumenter som har relevans for dokumentet.