Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at det er lik behandling av cremul innbetalinger.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte som inntektsfører cremul innbetalinger.
Beskrivelse
Innbetalinger med match på kid og beløp vil automatisk utligne faktura. Innbetalinger med feil eller manglende kid-nummer, for høyt innbetalt beløp osv. blir også lest inn, men slike innbetalinger krever manuell behandling før bilag kan opprettes. For selskap 1 har vi valgt å ikke ha mailvarsling når det er behov for manuell behandling da det alltid vil være noen å behandle der. I de andre selskapene er det lagt inn mailvarsling, saksbehandler får da en mail når det er innbetalinger til behandling.
Innleste filer sees under menypunktet: Økonomi/innbetalingsrutiner/Behandle innbetalinger/avtaler.
Innbetalinger med match legger seg som "fullført".
Innbetalinger som må behandles ligger under fane for "Til behandling".
Innbetalinger "Til behandling" må saksbehandles fortløpende og føres på riktig sted.
1. Hvis innbetaling gjelder faktura bruk fanen "søk faktura", finn riktig faktura og velg.
2. Hvis innbetaling skal føres på kontostreng velg fanen "manuell kontering", skriv inn kontostreng og velg.
3. Hvis innbetaling skal splittes velg fane "manuell kontering". Skriv inn beløp og kontostreng og velg. Dette gjør du til hele beløpet er inntektsført. Gjelder innbetalingen, f.eks. vipps innbet. i menigheter og det skal føres et gebyr. begynn du med gebyret, sett det gebyr beløpet til minus, skriv kontostreng og velg. Ta så neste beløp.
4. Ventebilag - Når tilskuddsbrev mottas av økonomirådgiver kan de lage ventebilag, kun kreditpostering og legge tilskuddsbrev som vedlegg. Ved mottak av innbetaling, søk etter ventebilag på fane Ventebilag og velg, er det diff. på innbetaling og ventebilag kan kredit beløpet endres.
Innbetalinger skal som hovedregel alltid føres mot den fakturaen eller det kravet som kunden har ment å betale.
Av og til kommer det innbetalinger der vi ikke vet hva kunden har ment å betale. Inndekkingsrekkefølge i de tilfellene skal følge en bestemt rekkefølge. Sjekk med kommunal innkreving hvis tvil om inndekkingsrekkefølgen.
Først skal eldste faktura behandles (faktura/hovedstol med alle tilhørende gebyrer, renter mm). Rekkefølgen på inndekkingen er:
- Rettsgebyr
- Purregebyr
- Hovedstol
- Renter.
Deretter nest eldste faktura etter samme mønster.
Eventuelle vedlegg til innbetaling kan legges ved under "fullført".
Renter-procasso. Er faktura overført procasso og skyldner betaler høyere beløp enn ubetalt faktura kan det gjelde renter i procasso. Ta kontakt med kommunal innfordring for saksnummer. Før beløpet på kontostreng, henvis til saksnummer i tekstfeltet.
Avvik som ikke kan plasseres på faktura føres som
1. Fratrekk neste faktura
2. Overdekning
3. Tilbakebetaling/Tilgodefaktura (brukes vanligvis ikke)
Eksempler:
Fratrekk neste faktura:
Fratrekk på neste faktura brukes kun på de oppdragsgivere som fakturerer månedlig eller kvartalsvis. Unntak er husleie 240, som føres som overdekning.
Endre fra Tilfelding faktura til komm geb ved eiendomsavg
Her må gule felt fylles ut. Endre fra Tilfelding faktura til komm geb ved eiendomsavg. Dette vil legge seg i masseregistreringsbildet på varenummer 9997 overført fra annen faktura. For oppdragsgiver 500 og selskap 75 må du velge riktig eiendom. Ved "10 fakturering" , fakturering av kommunale avgifter og hovedfakturering til Avfall Sør tas varenummer 9997 med. Der det ikke er nye grunnlag eller fakturagrunnlag er mindre enn fradraget vil det blir generert en negativ faktura, beløpet blir utbetalt kunden.
Overdekning:
Tilbakebetaling/Tilgodefaktura-dette brukes vanligvis ikke
Her må gule felt fylles ut. I bilagstekst må det skrives hvilken dato og faktura som er dobbelt betalt, i melding til mottaker skrives dobbeltbetalt ....
Kommunal innfordring innfordrer selv om faktura er regnskapsmessig tapsført. Ved innbetaling av tapsført faktura samme år som tapsføring er foretatt tilbakeføres tapsføringen med bilagstype 53. Innbetaling føres da mot faktura. Henvise til dok/rutine fra Robert. Ved innbetaling av tapsført faktura et annet år enn tapsføring blir beløpet inntektsført på art 189002, ansvar og tjeneste som opprinnelig faktura, bilagstype 9 eller 58.
En såkalt 0,- transaksjon, dvs en leverandør som har betalt både en faktura og en kreditnota på samme beløp. Det vil komme som en innbetaling på kr 0,-. Denne må behandles. Vi må føres debet og kredit på opprinnelig faktura.
Når innbetalinger inkluderer kreditnotaer må disse sjekkes spesielt. Kontroller at både faktura og kreditnota er kommet inn i systemet. Finn tilhørende faktura til kreditnota og poster på opprinnelig faktura på reskontro. Poster alltid på den faktura og kreditnota som kunden har betalt.
Feil innbetalte beløp returneres så for som mulig til betaler. Beløpet blir inntektsført og sendt fra div. kreditorer, 23275010 + objekt. Merk betaling med betalt til feil bankkonto.
Definisjoner
Dersom beskrivelsen inneholder er sentrale begreper som man kan forvente at leseren ikke kjenner til, skriver man en kort definisjon av dem her.
Vedlegg og referanser
Vedlegg vil være skjemaer eller annet innhold som direkte er knyttet til prosedyren.
Referanser kan være kilder som har blitt brukt til å skrive prosedyren, veiledere eller andre dokumenter som har relevans for dokumentet.