Autopay og remittering - prosedyre v. 1.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre en rutine som beskriver prosedyren ved å remittere via Autopay.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ansatte i regnskapstjenesten som skal remittere via Autopay for alle selskap i Visma Enterprise.

Ansvar for gjennomføring

Ansatt i regnskap har ansvar for remittering, har ansvar for å sjekke at alle utbetalinger via Autopay går som de skal, godkjenne i Autopay og sjekke status etter endt kjøring.

Beskrivelse

Remittering omfatter utbetalinger til leverandører og kunder. Remitteringsforslag er satt opp til automatisk kjøring på programserver hver mandag og torsdag for leverandører. For kunder kjøres rutinen manuelt, normalt hver onsdag. Remitteringsforslag stopper i økonomi for kontroll og godkjenning etter angitt varslingsdetaljer. Forslag som ikke treffer varslingskriteriene overføres automatisk til Autopay. Varslingskriterier varierer og er tilpasset selskapets utbetalinger. Før videre overføring til bank må to personer godkjenne betalingene i Autopay.

Oppsett av Autopayjobber beskrives i prosedyre for programserverjobber.

Kontroller og oppgaver i forbindelse med remitteringen utføres i økonomi. Første selskap kjøres kl. 9 og siste selskap er ferdig ca. kl 11.

Ansatt som skal utføre oppgaver i forbindelse med remittering må ha brukertilgang til Autopay i økonomi og tilgang til godkjenninger i Visma.net Autopay. Fagansvarlig kan gi tilganger.

Automatisk kjørte forslag

For Autopayjobber som er satt opp til automatisk kjøring på programserver, gjelder følgende sjekkpunkter for kontroll og godkjenning:

Sjekk status kjøring
Sjekk remitteringsvarsel
Godkjenne forslag og overføre manuelt til Autopay
Godkjenne i Autopay for overføring til bank for utbetaling
Korrigere avviste betalinger
Avregningsretur - kontroll og avstemming
Feilmeldinger pga. brudd i kjøringer

Leverandører

Økonomi / Grunndata / Integrasjon Autopay

Detaljert Autopay-jobb er satt opp pr. selskap. Det er kun ved behov for endring i utvalg eller varsling at det er behov for å gjøre noe her.

Forfall – antall dager fra kjøredato: 2
Reskontrotype: L - LOFF
Valutakode: blank betyr at den tar med all valuta
Betalingstidspunkt: Alle på kjøredato

Økonomi / Utbetalingsrutiner / Remittering Autopay /Status kjøring

Forslag
- krever kontroll, korrigering, overføring til Autopay
Overføring fullført
- videre behandling for denne er godkjenning i Autopay
Annullert i Enterprise
- kjøringen inneholder ingen utbetalinger

Økonomi / Utbetalingsrutiner / Remittering Autopay / kjøring til godkjenning

Viser oversikt over over hvilke selskap som har kjøringer til godkjenning
Bruk detaljknappen nederst i bildet for å komme inn i aktuell kjøring i aktuelt selskap
Sjekk remitteringsvarsel
Knappen "vedlegg"
- Her ligger xml-fil, oversikt over utbetalinger og remitteringsvarsel

Økonomi / Utbetalingsrutiner / Remittering Autopay

Oversikt over alle kjøringer
Åpne nedtrekksmeny i feltet for kjørenummer
Velg kjøring
- Kjøringer med status "Forslag"
  - må kontrolleres før manuell overføring til Autopay
Remitteringsvarsel - bak knappen "Vedlegg"
sjekk følgende
- Sperrede faktura/kreditnotaer/leverandører
- Kreditnota større enn faktura
- Faktura større eller mindre enn varslingsgrense
Remitteringsvarsel sendes til egen mappe i post.regnskap

Overføre Autopay

Husk å opprette mappe for autopay: M:\Visma_Enterprise\Okonomi\Remittering\Remitteringsforslag

Når forslag som har stoppet for kontroll, er kontrollert og korrigert må de overføres til Autopay for utbetaling

Trykk på "Godkjenne for utbetaling"
Knappen "Overfør til Autopay" blir aktiv - trykk på denne for overføring

Kontroll

Før utbetalinger godkjennes for utbetaling i Autopay

Sjekk at alle selskap har fått status "Overføring fullført" eller "Annullert i Enterprise"
Status "Forslag" krever behandling kommer på ett eller flere av selskapene må man inn i hvert selskap for å godkjenne og overføre til Autopay.

Godkjenn for utbetaling

Sjekk at summen i Autopay stemmer med "Remittering Autopay - Status Kjøring"
Godkjenn
Ta bilde av alle selskap og beløp i Autopay, send til godkjenner 2, med informasjon om at remittering må godkjennes.
Når godkjenner 2 har godkjent lagres denne mailen i dagens remitteringsmappe

Det skal alltid være to godkjennere i Autopay. Alle som godkjenner må godkjenne med 2fa (to faktor applikasjon) bruk Google Authenticator appen.

Når remitteringsfilen er godkjent av begge sendes den automatisk til banken for utbetaling

Status for utbetaling kan spores i fanen "Oversikt"
- Vis betalingshendelser
Oversikt over avviste meldinger finnes i fanen "Meldinger"

Avviste

Dersom det er fakturaer som blir avvist vil det komme mail til post.regnskap@kristiansand.kommune i mappen «Avvist»

Årsaker til at fakturaer blir avvist

Feil KID, mangler KID, leverandøren kan ikke ta i mot innbetaling med KID
Feil på faktura (mangler bankkonto på reskontro, feil nasjonskode, feil knyttning mot reskontro)
Feil på faktura (fakturanummer, KID) eller reskontro
Feil på reskontro
Avviste utbetalinger på kunderemitterig skyldes som regel at kunden er registrert uten kontonummer

Alle avviste betalinger må korrigeres før neste remittering.

Legg inn notat på faktura med informasjon om hva som var feil og hvordan det er korrigert
- Last ev. opp meldingen fra banken som vedlegg på faktura

Feks endret kid/slettet kid el. Eposten med den avviste meldingen lagres i mappen for dagens kjøring på Autopay, ev. lagre mail som vedlegg på faktura.

Feilmeldinger ved brudd

Det hender at det oppstår brudd i en kjøring. Remitteringen i aktuelt selskap stopper da opp og gir en feilmelding i fanen for "Kjørelogg" i remitteringsforslaget. Oversikt over feilmeldingskoder

Avregningsretur

Det er satt opp en integrasjon som henter inn avregningsretur fra banken, "Retur fra Autopay". Automatisk jobb for å kjøre integrasjonen er satt opp på programserver. Denne jobben starter hver morgen kl. 05.01 og produserer et regnskapsbilag som legger seg i bilagskladden, klar for oppdatering i regnskapet. Rapport "Retur fra Autopay" sendes til mappe for "Remitteringsretur" i post.regnskap@kristiansand.kommune.

Ved brudd på nett i forbindelse med innhenting av avregningsretur kan det skje at returbilag på enkelte selskap ikke kommer inn som det skal. Neste gang den automatiske jobben starter vil den ta med seg selskap som ikke kom med, MEN, det selskapet det ble brudd i vil ikke komme med. Denne må hentes inn manuelt.

Manuell innhenting avregninsretur

Sjekk først at beløpet er utbetalt fra bank
Sjekk om det ligger upostert bilag i bilagskladden / feilmeldinger
Ta kontakt med fagansvarlig som kan hente inn retur manuelt

Oppfølging og kontroll

Når avregningsretur er oppdatert i regnskapet må status på remitteringen sjekkes. Status skal vise "Overføring fullført" eller "Annullert i Enterprise". Kolonnen for restbeløp skal vise 0 for alle selskap. Dersom kolonnen viser annet beløp, må årsak til avvik sjekkes og det må korrigeres.

Mulig årsaker til avvik:

Manglende dekning på bankkonto
Valutabeløp, det kan ta en dag ekstra før det kommer avregningsretur på denne
Brudd på linjen ved innlesning av avregningsretur
For kunder: det kan ha vært posteringer i kundereskontro som påvirker tidligere kjørt remittering

Motregne faktura

Kontroll på kreditnotaer

Motregner fakturaer mot kreditnotaer
Følger opp de sperrede fakturaene og kontakter leverandører om vi har store kreditnotaer som ikke er utbetalt til oss.

Manuelt remitteringsforslag

Denne brukes kun utenom ordinære kjøringer, dersom man skal remittere på en bestemt leverandør

Økonomi / Grunndata / Integrasjon Autopay / Remitteringsjobber AutPay -detalj

For selskap 1 er det satt opp en egen jobb for manuell kjøring

Jobbid 214
Gjør ev. endringer i fane for utvalg
Varsling er satt på alt slik at denne remitteringer stopper med remitterinsvarsel og må overføres Autopay manuelt.

For andre selskap

Velg riktig remitteringsjobb for det selskapet det gjelder
Gjør ev. endringer i fane for utvalg
Klikk deretter på "Kjør rapport"
Her er det viktig å huske å sette jobben tilbake til opprinnelig oppsett, ellers ødelegges de automatiske kjøringene (gjelder for selskapene der det ikke er satt opp egen jobb for manuelle kjøringer)

Remittering Skattetrekk

Må skrives når vi er i mål med avklaringer og oppsett for alle selskap, Lønn

Remittering på Kunder

Autopayjobb pr. oppdragsgiver er satt opp i grunndata
Ved utbetalinger kjøres jobben manuelt
Det remitteres i hovedsak på kunder en dag i uken
Ansvarlig for oppdragsgiveren ber om et remitteringsforslag på aktuelle oppdragsgivere
- Gir beskjed om antall dager til forfall

Fjerne KID

Kjør rapporten "Fjerne KID og endre betalingsform" i Økonomi
Velg aktuell oppdragsgiver
Sett betalingsform VAPXXX
Kjør med oppdatering

Kundens bankkonto

Kundens bankkonto blir automatisk oppdatert ved innbetalinger pr. oppdragsgiver. Dersom utbetaling skal skje til annen konto må bankkonto kontrolleres ved oppslag i KAR- reigster.

Ansvarlig for oppdragsgiver sørger for at kontonummer på kunden er registrert

Kontonummer skal registreres på Kxxx
Ved melding om endring av kontonummer lagres mailen som vedlegg på kundens reskontro

Økonomi / Grunndata-Integrasjon Autopay / Remitteringsjobber Autopay-detalj

Finn riktig jobb(riktig oppdragsgiver),
Legg inn antall dager frem på forfallsdato
Kjør rapport