Hensikt

• Medbestemmelsesgruppene skal bidra til godt arbeidsmiljø og være en arena for samhandling og medbestemmelse på arbeidsplassen.
• Hovedavtalen, Arbeidsmiljøloven og kommunens struktur for medbestemmelse gir føringer for arbeidet i medbestemmelsesgruppene.
• Årshjul og fast agenda følger disse føringene samtidig som gruppene gis rom for fleksibilitet og lokale variasjoner.   

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Rammer

• Struktur for medbestemmelse regulerer møtefrekvens og hvem som skal delta i medbestemmelsesgruppene.
• Alle deltakere i medbestemmelsesgruppen kan melde inn aktuelle saker. Ansatte kan melde inn saker via leder, verneombud eller tillitsvalgt.
• Leder har ansvar for saksliste og referat. Eventuelle taushetsbelagte opplysninger skal ikke tas med i referatet. Saksliste og referat skal gjøres kjent for alle ansatte på arbeidsplassen.  
• Medbestemmelsesgrupper skal aldri involveres i oppfølging av enkeltsaker. Dette ansvaret ligger hos nærmeste leder med personalansvar.
• Det er naturlig å ta opp det som angår arbeidsmiljøet i medbestemmelsesgruppen. Dersom dette tangerer enkeltsaker, er det svært viktig å være ryddig i måten det gjøres på. Hvis for eksempel en konflikt på arbeidsplassen påvirker arbeidsmiljøet negativt og utarter i omfang, kan det tas opp i medbestemmelsesgruppen uten å snakke om enkeltpersoner.
• Medbestemmelsesgrupper skal ikke brukes til drøftingssaker. Struktur for medbestemmelse presiserer at det skal holdes egne drøftingsmøter for saker som kommer inn under drøftingsplikten i Arbeidsmiljøloven (§ 8-1 og 2) og Hovedavtalen (HA del B, § 1-4-1, 3-1 og 3-2).

 

Fast agenda

Det anbefales å bruke følgende faste agenda for møter i medbestemmelsesgruppen:

Sak 1: Status arbeidsmiljø. Runde rundt bordet: Hva er positivt og negativt i arbeidsmiljøet?

Sak 2: Oppfølging av evt. avvik på arbeidsplassen (vurdere tiltak og behov for risikoanalyse eller å oppdatere tidligere risikoanalyse).

Sak 3: Gjennomgang av sykefraværsstatistikk

Sak 4: Aktuelle saker som angår arbeidsmiljøet (psykososialt arbeidsmiljø, status økonomi, AKAN, bemanning, brannøvelse etc.)

• Gruppen vurderer hvilke saker det er naturlig å bare ta opp i medbestemmelsesgruppen og hvilke saker det er ønskelig å ha som tema i personalgruppa.
• Gruppen lager et lokalt årshjul som viser når de ulike sakene tas opp i medbestemmelsesgruppen og i personalgruppa (se mal og eksempel under Felles årshjul nedenfor). 
• I tillegg til planlagte saker som legges inn i det lokale årshjulet, kan gruppens medlemmer melde inn aktuelle saker som dukker opp underveis i året.  

Sak 5: Saker fra felles årshjul for kommunens medbestemmelsesgrupper (se nedenfor).

Sak 6: Eventuelle oppdrag fra områdets arbeidsgruppe for heltidskultur.

Sak 7: Eventuelle oppdrag fra AMU i området.

Sak 8: Eventuelle høringer/oppdrag fra sentralt nivå i kommunen (ansvar: Organisasjon v/ stab)

 

Det må settes av tilstrekkelig tid til samtale og refleksjon rundt de ulike sakene. For å få til gode prosesser i gruppen og på arbeidsplassen, anbefales det ca. 2 timer pr. medbestemmelsesmøte. Gruppen vurderer fra gang til gang hvilke saker det er behov for å bruke mest tid på. Når det gjelder sak 6-8, må de ulike aktørene koordinere seg imellom slik at ikke medbestemmelsesgruppene får flere tidkrevende oppdrag samtidig.

Dersom det blir tid til overs på noen av møtene, kan gruppen gå gjennom andre tips til utvikling av arbeidsmiljøet og vurdere om noe av dette kan være aktuelt å jobbe med. 

 

Felles årshjul for kommunens medbestemmelsesgrupper

Felles årshjul regulerer hva som skal være tema under sak 5 (se Fast agenda ovenfor). Struktur for medbestemmelse fastslår at medbestemmelsesgruppene skal ha minimum 3 møter i halvåret. Årshjulet tar derfor utgangspunkt i 6 årlige møter.

Medbestemmelsesgruppene har en sentral rolle i gjennomføring og oppfølging av 10-faktorundersøkelsen. Undersøkelsen skal gjennomføres i alle enheter i løpet av partallsår. Årshjulmalene nedenfor tar utgangspunkt i februar, men områdene har besluttet hver sine tidspunkter for gjennomføring. De ulike punktene i malen som omhandler 10-faktor må derfor flyttes og tilpasses områdets behov.

Mal årshjul Excel

Mal årshjul Word

Eksempel på utfylt årshjul

 

Vedlegg og referanser

Innafor: Fast agenda og årshjul for medbestemmelsesgrupper

Struktur for medbestemmelse

Arbeidsgiverstrategi - fram mot 2030

Innafor: Sterkere sammen - arbeidsgiverstrategi fram mot 2030

10-faktor - forside