Blå Kors - prosedyre for oppfølging av kostnader ved hærverk v. 1.2

Hensikt

Hensikten med denne prosedyren er å sikre gode rutiner for håndtering av kostnadene ved skadeverk hos Blå Kors. 
 

Gjelder for

Forvaltning og koordinering
 

Beskrivelse

Kristiansand kommune har inngått avtale med Blå Kors om kjøp av bo- og tjenestetilbud. Det er Forvaltning og koordinering som tildeler disse tjenestene.
Det er også Forvaltning som fakturer husleie og mottar disse inntektene.

I avtalen mellom Kristiansand kommune og Blå Kors står det følgende:

Kunden har disposisjonsrett til boenhetene og leier disse ut til aktuelle brukere. Kunden inngår leieavtale med brukerne og tar seg av utleiemessige forhold.
Leverandør skal sørge for nødvendig utvendig vedlikehold av bygningsmassen. Kunden sørger for nødvendig vedlikehold av boenhetene ved skifte av leietaker, og når det i løpet av leieperioden utføres skadeverk som må utbedres omgående.


Prosedyren for dette er som følger:
 

OPPGAVE ANSVARLIG

Ved ødeleggelser/hærverk sender Blå Kors melding om dette til sin kontaktperson ved Forvaltning, og avklarer at reparasjoner kan igangsettes. 

 Blå Kors

Det leies inn håndverkere til å utbedre skaden eller kjøpes inn nødvendig inventar. Faktura sendes til Kristiansand kommune, referanse Forvaltning og koordinering.

Se Kristiansand kommunes nettside for hvordan leverandører sender faktura til kommunen. 

Faktura må merkes med Blå Kors, leilighetsnummer og skadeverk. 

 Blå Kors

Når Forvaltning og koordinering mottar faktura, sjekkes det med kontaktperson hos Forvaltning om dette er en kjent sak. Om saken ikke er kjent kontaktes Blå Kors for mer informasjon.

Rådgiver/ Kontaktperson 

Dersom faktura stemmer belastes kostnaden hos Forvaltning og koordinering, samtidig som det sendes beskjed til ansvarlig merkantil. 

 Rådgiver

Kontaktperson hos Forvaltning sender mail til ansvarlig merkantil med korrenspondansen med Blå Kors. Mailen må inneholde leilighetsnummer, id-nummer på bruker og informasjon om type skadevær, nedvass eller lignende.

 Kontaktperson 

Det sendes refusjonskrav til bruker som er ansvarlig for skaden ved Blå Kors.

Faktura sendes på ordinært vis og originalfaktura legges ved som vedlegg. 

 Ansvarlig merkantil

Ansvarlig merkantil dokumenterer i Profil at faktura er sendt og at skadeverket er bekreftet av Blå Kors. Mail og annen dokumentasjon skannes inn til brukers journal. 

 Ansvarlig merkantil