HsPro, registrere innscannede dokumenter v. 1.0

Hensikt

Sikre at innscannede dokumenter fra dokumentsenteret til felles "postkasse" i HsPro utforsker registreres i bruker/pasientens journal

 

Gjelder for

Alle faggrupper som benytter HsPro

 

Ansvar for gjennomføring

Dokumentsenteret mottar og scanner post til HsPro via HsPro utforsker

Merkantile på familiens hus går daglig igjennom innscannet post og fordeler posten til riktig familiens hus

 

Beskrivelse

Dokumentsenteret mottar og skanner inn all papirpost som skal til HsPro.

Dokumentsenteret skanner posten til en felles «postkasse» i HsPro utforsker; Post_fra_Dokumentsenteret.

Her kommer alle dokumenter som er scannet, både til Familiens hus Øst, Lund, sentrum, Vågsbygd og Vest. Hvert dokument åpnes, og man flytter egne dokumenter inn i egen mappe. Har man tid så flytter man de andres dokumenter over i riktige mapper også.

  • Gå til fagapplikasjoner (brua på skrivebordet) – åpne HsPro Utforsker
  • Gå inn i mappen Post_fra_Dokumentsenteret. – åpne dokumentene og flytt dem inn i riktig mappe. Eks. mappe Sentrum, Vest
  • Når dokumentene er fordelt, gå inn i egen mappe, åpne øverste dokument. Se hvilket barn det er snakk om, og hvilken type journal (for eksempel helsestasjon, skolehelse, fysio, svangerskap eller familiesenteret).
  • Åpne HsPro – søk opp aktuelt barn – opprett ny kontakt i fanen kontakt - Velg kontakttype Brev inn.  Skriv i kommentar-feltet hva dokumentet gjelder (Eks.referat, hørselsscreening m.m) og trykk lagre

  • Registret/ endre dato på kontakten – Endre Utføres av til aktuell ansvarlig i journalen -legg inn mottager via instanslisten (Eks. Familiens hus Vågsbygd) – legg inn avsender via instanslisten, personlisten, eller adresseregisteret (Eks.BV Krs.)  - trykk lagre

  • Gå til fanen Vedlegg – trykk på legg til

  • Trykk på knappen med tre prikker og velg riktig dokument fra listen. Skriv inn tittel (for eksempel referat, hørselsscreening osv
  • Trykk forhåndsvisning (for å sjekke at det er riktig dokument) - Lukk dokumentet - trykk lagre
  • Gå tilbake til fanen kontaktinfo – huk av for Utført – velg nei på spørsmål signering av kontakt

  • Gå til dokumentet i HsPro Utforsker, og slett dokumentet fra listen.

Den ansvarlige helsesykepleieren/jordmor m.m vil nå få dokumentet opp på sin liste over usignerte kontakter, og de er selv ansvarlige for å sjekke denne liste daglig. Dersom dokumentet har høy viktighet (Eks. Innhenting av opplysninger til BV) sender vi internmelding til den aktuelle ansatte med beskjed om at det ligger viktig post til dem.

Dersom det kommer hele journaler på nyinnflyttede barn, må man først opprette journal før dokumentet kan legges inn. Se Håndbok for superbrukere for prosedyre – opprette nytt barn/journal.

 

Definisjoner

 

Vedlegg og referanser